Den richtigen Anbieter für die ERP-Einführung zu finden ist keine leichte Aufgabe. Es gibt buchstäblich hunderte verschiedene ERP-Anbieter, deren Systeme sich nicht grundlegend voneinander unterscheiden. Wie wählen Sie den richtigen davon aus? Schauen Sie nur auf den Preis? Das ist keine gute Idee.
Schließlich geht es nicht um ein simples Office-Programm, sondern um ein umfassendes System, das eng mit Ihren Geschäftsprozessen verzahnt ist. So eine Entscheidung treffen Sie nicht zwischen Tür und Angel. Hier sind Fingerspitzengefühl und gute Vorbereitung gefragt – denn ein ungezielter Schnellschuss kann teuer werden.
Dabei beginnt die Suche nach dem perfekten ERP-Partner noch ganz simpel. Eine einfache Web-Recherche fördert bereits eine grobe Liste potentiell geeigneter Anbieter zu Tage (die Longlist). Diese müssen Sie nur noch nach selbst gewählten Kriterien weiter filtern, bis Sie die Auswahl auf einige wenige ERP-Anbieter reduziert haben (die Shortlist).
Im letzten Schritt wählen Sie einen davon aus und die Implementierung kann losgehen. Gerade dieser letzte Schritt bereitet allerdings vielen Entscheidern Probleme. Welcher Anbieter ist denn nun der Richtige? Geeignet sind sie alle. Andernfalls wären sie nie auf Ihre Shortlist gekommen.
Die Lösung für dieses Dilemma sind ERP-Workshops – Meetings, in denen Sie die Anbieter auf Ihrer Shortlist gründlich unter die Lupe nehmen. Damit diese Workshops möglichst produktiv werden, sollten Sie Ihren potentiellen ERP-Partnern unbedingt die Gelegenheit geben, so viel wie möglich über Ihr Unternehmen, Ihre Ziele und Ihre Herausforderungen zu erfahren.
Dafür haben sich unserer Erfahrung nach vorlagerte Meetings bewährt, in denen Sie sich vorstellen und jeden einzelnen Anbieter auf den Workshop vorbereiten. Das hört sich zunächst nach überflüssigem Aufwand an, aber die Anbieter-Briefings haben auch für Sie als ERP-Entscheider drei entscheidende Vorteile:
1.) Die Qualität der ERP-Workshops steigt
Das Ziel eines Anbieter-Briefings ist in erster Linie, Ihren Gesprächspartnern Informationen über das Unternehmen, seine Ziele und seine Herausforderungen zu vermitteln. Die ERP-Anbieter können auf diese Weise die späteren Workshops individuell an die Situation des Kunden anpassen. Und Sie profitieren im Umkehrschluss von einer besseren Entscheidungsgrundlage für die ERP-Auswahl.
Beachten Sie allerdings, dass die Qualität von Anbieter-Briefing und ERP-Workshop eng miteinander zusammenhängen. Wenn Sie Ihren Gesprächspartnern nur allgemeine Broschüren und Standard-Marketing-Präsentationen vorsetzen, erhalten Sie im Gegenzug auch nur oberflächliche Workshops. Das ist nicht der Sinn eines Anbieter-Briefings.
Nehmen Sie sich die Zeit und sprechen Sie mit den Anbietern über Ihre momentane Situation, Stärken und Schwächen sowie Ihre Zukunftspläne. Geben Sie Ihren Gesprächspartnern Gelegenheit, Fragen über das Projekt, Ihre Anforderungen und Ihre Ziele zu stellen. Wenn es sich anbietet, schließen Sie einen Rundgang durch Ihre Räumlichkeiten mit ein. Das gibt den Anbietern ein Gefühl dafür, wie Sie tagtäglich arbeiten.
Denken Sie immer daran: Je mehr ein Anbieter über Sie weiß und je besser er Ihre Situation als Unternehmen einschätzen kann, desto passender wird auch der spätere Workshop ausfallen.
2.) Sie können die ERP-Anbieter fachlich besser einschätzen
Im Rahmen des Anbieter-Briefings können Sie die fachlichen und sozialen Kompetenzen des ERP-Lieferanten frühzeitig einschätzen. Betrachten Sie das Briefing als erste Arbeitsprobe Ihres potentiellen ERP-Partners. Dazu müssen Sie nicht einmal viel tun. Halten Sie einfach während des Meetings die Augen offen und achten Sie besonders auf kleine Details:
- Wie reagiert der Anbieter auf Ihre Einladung?
- Wen schickt er als Ansprechpartner?
- Geht er offen auf Ihre Fragen ein oder bleibt er vage?
- Sieht er die Veranstaltung als Beratung oder als Salespitch?
Das Verhalten des Anbieters im Laufe des Briefings sagt bereits viel über ihn aus. Sie erhalten sozusagen einen Einblick in die zukünftige Zusammenarbeit. Ein Anbieter, der Ihnen schon im Briefing nicht zeigen kann, dass er auf Ihre spezifischen Bedürfnisse eingeht und Sie als Unternehmen versteht, wird auch für den Rest des Projekts kaum eine gute Wahl sein. Suchen Sie sich lieber jemanden, der stets Ihre Ziele vor Augen hat und nicht nur die eigenen.
3.) Sie können die Mitarbeiter des ERP-Anbieters persönlich kennenlernen
Entgegen der häufigen Annahme sind Projekte im Geschäftsumfeld keine vollständig rationalen Vorgänge. Die persönliche Ebene spielt immer eine Rolle. Die Projektbeteiligten müssen sich „riechen“ können – sonst kommt es zu Konflikten. Das ist bei der ERP-Einführung nicht anders. Wenn Ihr Team – die Geschäftsführung, die ERP-Projektleiter und auch Ihre Key-User – mit den Mitarbeitern des ERP-Anbieters gut auskommt, kann das nur Vorteile für das Projekt haben. Eine gute Stimmung beugt Konflikten vor, reduziert Reibungsverluste und verbessert die Kommunikation.
Stimmt die Chemie dagegen nicht, sind Streitereien praktisch vorprogrammiert. Es kommt ständig zu Konflikten, Abstimmungen verzögern sich unnötig und die Motivation aller Projektbeteiligten sinkt. Die schlechte Stimmung wirkt sich dabei nicht nur auf die Streitenden aus – sie frustriert das gesamte Team.
Ein Anbieter-Briefing gibt Ihnen die Möglichkeit, die persönliche Ebene frühzeitig auszuloten. Sie können Ihre potentiellen Partner persönlich kennenlernen und mit Ihrem eigenen Team bekannt machen. Falls jetzt bereits Antipathien auftauchen, können Sie das frühzeitig ansprechen und gegensteuern. Unterschätzen Sie diesen Vorteil nicht. Ungelöste Konflikte können sich gravierend auf den Erfolg der ERP-Einführung auswirken.
Machen Sie sich die ERP-Auswahl leichter
Anbieter-Briefings sind sicherlich mit Aufwand verbunden. Sie müssen Einladungen verschicken, Räumlichkeiten vorbereiten, die optimale Agenda ausarbeiten und Ihr Projektteam für alle Meetings freistellen. Die Vorteile, die Anbieter-Briefings bieten, sind diese Mühe allerdings wert.
Sie steigern nicht nur deutlich die Qualität der ERP-Workshops, sondern bieten Ihnen auch noch die Gelegenheit, Ihren potentiellen ERP-Partner frühzeitig einzuschätzen – fachlich und persönlich. Und das wiederum hilft Ihnen dabei, den optimalen ERP-Anbieter auszuwählen. Daher raten wir allen ERP-Entscheidern dazu, Anbieter-Briefings zu einem festen Teil Ihres Vorgehensmodells zu machen.
