Der ERP-Funktionsumfang (oder auch „Scope“) ist einer der wichtigsten Faktoren, wenn es um die Auswahl eines ERP-Systems geht. Dabei ist die Frage nach dem Scope schwieriger zu beantworten, als es den Anschein hat. Oft schätzen Unternehmen ihren Funktionsbedarf falsch ein und stellen damit den Projekterfolg in Frage.

Projektverantwortliche können bei der Bestimmung des Scopes in zwei Fallen tappen – zwei Extreme, die sich negativ auf das Projekt auswirken: zu hoher und zu niedriger Funktionsumfang.

Ein zu großer ERP-Funktions-
umfang bläht das Projekt auf

Manche Entscheider machen es sich zu leicht. Wenn sie gefragt werden, welche Funktionen das ERP-System enthalten soll, antworten sie: „Alle!“ Auf den ersten Blick macht dieses Vorgehen durchaus Sinn. Je breiter der Funktionsumfang des Systems ist, desto geringer die Chance, dass am Ende ein Feature fehlt. Schließlich will man auf alle Eventualitäten vorbereitet sein.

Der Nachteil dieses Ansatzes ergibt sich aus dem magischen Dreieck des Projektmanagements. Erhöht man den Funktionsumfang, steigen damit auch Kosten und Umsetzungsdauer. Schätzt ein Unternehmen den Funktionsbedarf zu hoch ein, muss es also mehr Ressourcen für das Projekt aufwenden – ohne wesentlichen Mehrwert. Im schlimmsten Fall führt diese Fehleinschätzung zum Abbruch des Projekts.

Hinzu kommen Auswirkungen auf die Auswahl des passenden Systems – ein Faktor, den viele Entscheider übersehen. Schätzen Sie den Funktionsbedarf zu hoch ein, kreieren Sie auch falsche Auswahlkriterien. Sie streichen somit ERP-Anbieter von Ihrer Shortlist, die Ihre wahren Anforderungen zwar erfüllen, aber Ihre zusätzlichen nicht – und damit entscheiden Sie sich vielleicht für den falschen Anbieter.

Zu wenige Funktionen schaffen keinen wirklichen Mehrwert

Nicht nur ein aufgeblähtes Lastenheft kann Probleme bereiten. Auch der umgekehrte Fall – ein zu geringer Funktionsumfang – beeinträchtigt den Projekterfolg.

Manche Unternehmen wollen sich nicht gleich kopfüber in ein ERP-Projekt stürzen. Sie möchten erst einmal klein anfangen. Die Projektverantwortlichen entscheiden sich in diesem Fall für ein eingeschränktes System, das zunächst nur einzelne Prozesse abbildet und nicht den kompletten Wertschöpfungsprozess.

Solch ein ERP-System kann natürlich nicht sein wahres Potential entfalten. Es dient lediglich als strukturierter Datenspeicher oder eingeschränkte Organisationshilfe – oder sogar nur als bessere Schreibmaschine. Kosten und Umsetzungsdauer mögen geringer sein als bei einem aufgeblähten ERP-Projekt, aber das System schafft keine wirkliche Effizienz.

Der optimale ERP-Funktions-
umfang liegt in der Mitte

Wie bestimmt man nun den optimalen Funktionsumfang eines ERP-Systems? Mit Hilfe von Planung und Analyse. Denken Sie genau darüber nach, in welche Richtung Sie sich in absehbarer Zeit weiterentwickeln wollen und wie Ihnen das ERP-System dabei hilft. Machen Sie sich klar, welche Funktionen die Software dafür mitbringen muss und welche nur optional sind. Wenn Sie Hilfe bei dieser Analyse brauchen, wenden Sie sich am besten an einen ERP-Berater.

Eine detaillierte Analyse mag zwar mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber diese Zeit ist gut investiert. Wenn Sie den ERP-Funktionsumfang falsch einschätzen, realisieren Sie am Ende nicht das volle Potential Ihres ERP-Systems. Nehmen Sie sich also die Zeit!

Neben einem falschen Scope gibt es noch viele weitere Fehler, die im Laufe eines ERP-Projekts passieren können. In unserem Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“ haben wie die gravierendsten einmal näher vorgestellt. Riskieren Sie doch mal einen Blick.