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Customizing, aber richtig – Damit die Kosten im ERP-Projekt nicht aus dem Ruder laufen


  • 19.06.2017
  • 6 min

Moderne ERP-Systeme bringen von Haus aus eine Menge Standardfunktionen mit. Aber machen wir uns nichts vor: keine ERP-Software der Welt kann Ihre Prozesse out-of-the-box vollständig abdecken. Das ist auch gar nicht Sinn der Sache. Schließlich haben Sie sich im Laufe der Jahre individuelle Wettbewerbsvorteile erarbeitet, die eine ERP-Lösung gezielt unterstützen soll. Das können Standardfunktionen einfach nicht leisten.

Sie müssen also (gemeinsam mit dem ERP-Anbieter) Ihr ERP-System anpassen, damit es Ihre individuellen Unternehmensprozesse vollständig abdeckt. Dafür stehen Ihnen grundsätzlich zwei Ansätze zur Verfügung:

  • Anpassung im Rahmen der Möglichkeiten, die das System mitbringt (Customizing)
  • Modifikation des Systems auf Code-Ebene (Anpassungsprogrammierung)

Beide Optionen haben ihre Daseinsberechtigung. Trotzdem scheuen viele Unternehmen Anpassungsprogrammierungen wie der Teufel das Weihwasser – eine teure Sache, die man möglichst vermeiden sollte. Aber spiegelt diese Ansicht das ganze Bild wider?

ERP-Anpassung per Customizing ist die einfache Methode

Jede ERP-Software bringt von Haus aus eine Reihe von Anpassungsmöglichkeiten mit. Allerdings unterscheiden sich Umfang und Komplexität der Optionen deutlich von Software zu Software. Manche ERP-Systeme sind eher schlank aufgebaut und bieten überschaubare Anpassungsoptionen. Andere enthalten Tausende Schalter und Häkchen, mit denen Sie jedes Detail individuell festlegen können.

Oberflächlich betrachtet ist die detaillierte Konfiguration optimal – schließlich können zusätzliche Optionen nicht schaden. Aber Vorsicht: Diese Einstellmöglichkeiten existieren nicht in einem Vakuum. Sie haben es mit einer Vielzahl von Abhängigkeiten zu tun. Wenn Sie ein Häkchen setzen, kann sich das auf ein Dutzend weiterer Funktionen auswirken. Ein ERP-System individuell zu konfigurieren kann durchaus ein Projekt für sich sein. Nicht umsonst lassen sich ERP-Berater gut für diese Aufgabe entlohnen.

Customizing ist – egal wie detailliert Sie die Konfiguration treiben – im Vergleich zu Anpassungsprogrammierung meist kostengünstiger, leichter zu warten und mit weniger Aufwand verbunden. Allerdings sind ihre Möglichkeiten auf die Einstellungen begrenzt, die der ERP-Anbieter vorgibt.

Anpassungsprogrammierung bietet zahlreiche Möglichkeiten

Alternativ können Sie die Software auf Code-Basis modifizieren. Mit Hilfe zusätzlicher Programmierarbeiten können Sie zum Beispiel neue Features hinzufügen, bestehende Funktionen modifizieren oder Schnittstellen zu anderen Programmen erstellen.

Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Sie umgehen alle Restriktionen, die beim Customizing auftreten können. Es spielt keine Rolle mehr, ob eine Option existiert oder nicht. Sie erschaffen sie einfach. Es gibt keine Schnittstelle zu Ihrem speziellen CAD-Programm? Fügen Sie einfach eine hinzu. Sie können Ihr ERP-System beliebig erweitern.

Modifikationen per Programmierung sind aber auch kostenintensiv

Allerdings ist auch der Nachteil offensichtlich: Anpassungen programmieren kann teuer werden. Zum einen ist damit der initiale Programmieraufwand gemeint. ERP-Entwickler mit der Modifikation des Systems zu beauftragen, kostet schließlich Geld. Und natürlich steigt mit neu erstellten Programmteilen auch der Testaufwand. Je umfangreicher Sie Ihr ERP-System modifizieren, desto mehr steigt der Preis.

Zum anderen kommen mit jedem Update der ERP-Lösung zusätzliche Kosten auf Sie zu. Denn mit jeder neuen Version müssen Sie auch Ihre Modifikationen nachziehen – und sicherstellen, dass alles nach wie vor funktioniert. Bei umfangreichen Anpassungen kommen mit jedem Update neue Kosten auf Sie zu. Manche ERP-Systeme reduzieren diesen Aufwand mit Hilfe von Versionskontrollsystemen, die Änderungen des Quellcodes erkennen und automatisch in die nächste Version übernehmen. Aber auch diese Funktion gerät bei stark modifizierten Kundensystemen an ihre Grenzen.

Im schlimmsten Fall führt der steigende Aufwand zu einer Art Lock-In-Effekt: Aus Angst vor zusätzlichen Programmierarbeiten verzichten manche Unternehmen jahrelang oder sogar ganz auf Updates. Zu groß das Risiko, dass neue Funktionen mit den Modifikationen inkompatibel sind und teures Nachbessern nötig machen. Also wird lieber der Status Quo gewahrt – und das ERP-System veraltet langsam.

Völliger Verzicht auf Anpassungsprogrammierung kann zu Problemen führen

Das ist der Grund, weshalb Anpassungsprogrammierung in Unternehmen einen schlechten Ruf hat. Sie gilt als zu teuer und zu riskant. Jeder Entscheider kennt ein oder zwei Horrorgeschichten von IT-Projekten, deren Kosten durch Anpassungen explodierten. Customizing ist – so die herrschende Ansicht – immer das Mittel der Wahl.

Diese Einstellung basiert jedoch auf der Annahme, dass die vorhandenen Anpassungsmöglichkeiten einer ERP-Lösung ausreichen, um alle Unternehmensprozesse abzudecken – und das ist in der Regel falsch.

Es gibt kein ERP-System, das out-of-the-box alle Wünsche des Kunden erfüllt. ERP-Systeme sind auch gar nicht dafür gemacht, alle nur denkbaren Anwendungsfälle abzudecken. Um das zu erreichen müssten sie zu riesigen, überkomplexen Monstern werden, die jede nur denkbare Funktion enthalten. Stattdessen beschränken sie sich auf Funktionen, die tatsächlich jedes Unternehmen benötigt.

Anpassungsprogrammierung ist also oft notwendig, um komplette Prozessabdeckung zu erreichen.

Konzentrieren Sie sich auf Wettbewerbsvorteile

Der Trick liegt darin, technische Anpassungen nicht als Allzweckwaffe zu verwenden. Beschränken Sie sich stattdessen auf Funktionen, die einen strategischen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Vor Jahren traf ich beispielsweise einen Unternehmer, der bestimmten Kunden gegenüber seine komplette Kalkulation in einem sehr branchenspezifischen Format offen legte. Damit erreichte er Transparenz und Offenheit, die seine Mitbewerber nicht bieten konnten. Ein ERP-System in der Standardausführung kann solche umfassenden Dokumente nicht generieren. Um auch weiterhin den eigenen Wettbewerbsvorteil zu nutzen, wäre in diesem Fall also Anpassungsprogrammierung empfehlenswert.

Ein anderes Beispiel sind Maschinen, die nur Sie einsetzen. Haben Sie vielleicht einen modifizierten Laserplotter im Einsatz? Oder besitzen Sie eine individuell konstruierte Säge, mit der Sie Spezialaufträge erfüllen können? Diese Geräte können Sie nicht ohne weiteres an Ihr ERP-System anbinden. Auch hier sind technische Anpassungen sinnvoll und notwendig.

Natürlich sind die hier beschriebenen technischen Modifikationen mit Kosten und zusätzlichem Aufwand verbunden. Allerdings lohnt sich die Mühe in diesem Fall, denn Sie stärken Ihre individuellen Wettbewerbsvorteile. Nichts zu tun wäre viel schädlicher.

Programmieren ist ein Skalpell und kein Vorschlaghammer

Wie Sie sehen, haben sowohl Customizing als auch Anpassungsprogrammierung ihre Daseinsberechtigung. Customizing ist stets das Mittel der Wahl, wenn es um geringfügige oder kosmetische Änderungen geht. Wenn Sie etwas mit Systemmitteln durchführen können, dann sollten Sie das auch tun.

Allerdings gerät Customizing mitunter an seine Grenzen – und dann müssen Sie entscheiden, ob Sie eine Funktion hinzuprogrammieren oder ganz auf das Feature verzichten.

Dabei geht es nicht unbedingt um Einzelanpassungen. Geringe Modifikationen machen in der Regel kaum Ärger. Manche Unternehmen übertreiben es aber und verwandeln ihr ERP-System in einen Hybrid aus Standardsystem und Individualprogrammierung – und damit laden sie sich deutlich höhere Wartungskosten auf.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie es mit einem strategischen Wettbewerbsvorteil zu tun haben, sollten Sie den Aufwand auf jeden Fall auf sich nehmen. Zurückhaltung wäre viel schädlicher. Handelt es sich dagegen um geringfügige Änderungen, lassen Sie das Feature lieber fallen – denn auch kleine Anpassungen summieren sich mit der Zeit.

Sehen Sie Anpassungsprogrammierung nicht als Vorschlaghammer, sondern als Skalpell. Dann läuft Ihr ERP-Projekt auch garantiert nicht aus dem Ruder.

Sie können aufwändige Anpassungen schon im Vorfeld reduzieren, indem Sie Ihre Anforderungen so präzise wie möglich im Lastenheft niederschreiben. Bei dieser Aufgabe kann Ihnen unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“weiterhelfen. Es erklärt Ihnen alles, was Sie über Lastenhefte wissen müssen.

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