Keine Frage: Wer im Rahmen der ERP-Einführung zu einem der Key-User ernannt wurde, darf ruhig ein wenig stolz sein. Immerhin trauen Geschäftsführung und Projektleiter ihren Key-Usern einiges zu. Auf der einen Seite natürlich die fachliche Expertise, die es für diese Position dringend braucht. Auf der anderen Seite glauben sie auch an deren – sogenannte – Soft Skills, die während der Implementierung des neuen Systems immer wieder zum Tragen kommen. Gerade in diesem Bereich gibt es für die Key-User einiges zu beachten.
Key-User sind Wissensvermittler
Als Key-User erfüllen Sie während der Einführung eines ERP-Systems zwei wichtige Funktionen:
- Zum einen dienen Sie als Sprachrohr Ihres eigenen Fachbereichs. Welche Anforderungen die Kollegen aus Ihrem Bereich an die neue Software stellen, geben Sie an die Projektleitung weiter.
- Zum anderen sind Sie als Key-User aber auch Vermittler. Umgekehrt teilen Sie nämlich Ihren Kollegen mit, welche Veränderungen sich aus welchem Grund durch die neue Software für Ihre Abteilung ergeben.
Für den Informationsfluss bei der Implementierung des neuen Systems sind Sie also von entscheidender Bedeutung – und damit auch für den Gesamterfolg des Projektes.
Was die fachliche Expertise betrifft, sollten Sie im Zuge Ihrer Tätigkeit kaum Probleme bekommen. Schließlich sind Sie nicht ohne Grund Key-User. Dass die Geschäftsleitung sich in Ihrem fachlichen Können geirrt hat, ist erfahrungsgemäß eher die Ausnahme.
Bei den Soft Skills sieht die Sache schon anders aus. Sie werden im Zuge des ERP-Projekts häufig unterschätzt. Das gilt für die Geschäftsleitung, die den Fokus eher auf das Knowhow legt und die Sozialkompetenz bei den Kandidaten in vielen Fällen voraussetzt. Das gleiche gilt allerdings auch für so manchen Key-User. Dabei vergessen beide Seiten, worauf es bei der ERP-Einführung eigentlich ankommt: Auf die Menschen in Ihrem Unternehmen.
Umstrukturierung durch ERP-Einführung: Key-User steigern die Akzeptanz des ERP-Projektes
Viele Ihrer Kollegen werden das ERP-Projekt mit einer Portion Skepsis betrachten. Das ist ganz natürlich bei einem solch tiefgreifenden Veränderungsprozess. Abgebaut werden müssen diese Vorbehalte aber natürlich trotzdem. Das ist nicht alleine die Aufgabe der Projektleitung, sondern auch die der Key-User.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern nicht einfach nur eine Liste von Anforderungen an das System zusammentragen. Viel wichtiger ist es, Ihren Kollegen die Vorteile aufzuzeigen, die sich für sie durch das neue ERP-System ergeben. Erklären Sie ihnen, dass es sich hierbei nicht um irgendeine IT-Sache handelt, mit deren Hilfe die Mitarbeiter überwacht werden. Es geht stattdessen darum, Prozessstrukturen zu schaffen, die Wachstum fördern und Arbeitsplätze sichern.
Neben ihrer Funktion als Fachexperte, der die Umstrukturierung aus nächster Nähe begleitet und vorantreibt, sind Sie als Key-User also auch für die Akzeptanz des Projektes in Ihrer Abteilung mitverantwortlich. Empfehlenswert ist es vor diesem Hintergrund, Ihre Kollegen nicht erst während der Schulungen über den Sinn und den Zweck des ERP-Projektes aufzuklären. Halten Sie Ihre Kollegen stattdessen lieber regelmäßig über den aktuellen Stand des Projektes auf dem Laufenden. Erklären Sie ihnen, welche Entscheidungen aus welchen Gründen getroffen werden und inwiefern ihre Arbeit auf diesem Wege erleichtert wird.
Als Rahmen für diese Erklärungen reicht ein kurzes wöchentliches Meeting mit Ihren Kollegen aus dem Team. In diesem berichten Sie ihnen, in welchem Stadium sich der Einführungsprozess momentan befindet. Zehn oder zwanzig Minuten, mehr braucht es dafür in den meisten Fällen nicht. Dadurch können Sie Ihre Kollegen von Beginn an noch mehr in das ERP-Projekt einbinden, ohne deren Arbeit am Tagesgeschäft zu sehr einzuschränken.
Umstrukturierung & Change Management – Holen Sie sich den nötigen Rückhalt
Für Akzeptanz zu sorgen und Ihre Kollegen in den Veränderungsprozess einzubinden, dient nicht alleine dem Erfolg des ERP-Projektes. Im Idealfall entlastet Sie dieses Vorgehen selbst während der Implementierung. Machen wir uns nichts vor, Ihre Rolle als Key-User mag reizvoll und herausfordernd sein. Am Ende des Tages sorgt sie allerdings auch dafür, dass Sie für mindestens zwölf Monate erhebliche Mehrarbeit leisten müssen.
Neben Ihrer Arbeit am Tagesgeschäft müssen Sie immer wieder in Meetings und Schulungen, die Sie zeitweise zwei bis drei Tage in der Woche beschäftigen. Im schlimmsten Fall hat das für Sie eine ganze Menge Überstunden zur Folge, die Ihre eigene Motivation für das Projekt gefährden kann.
Wünschenswerter ist es, wenn Ihre Kollegen Sie für die Dauer des Projekts entlasten. Das bedeutet für Ihre Abteilung naturgemäß mehr Arbeit und damit auch mehr Stress. Wenn Ihre Kollegen den Sinn der ERP-Einführung in Frage stellen, kann diese Situation Gift für das Klima in Ihrem Team sein. Wenn Ihre Kollegen verstehen, dass es sich um eine temporäre Mehrbelastung handelt, die ihnen langfristig eine Menge Vorteile bringt, werden sie dieses Plus an Arbeit sicherlich bereitwilliger auf sich nehmen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Kollegen von Anfang vermitteln, wie wichtig das Projekt ist.
Der Spagat zwischen Einfühlen und Autorität
Insgesamt kann man also sagen, dass Sie als Key-User eine Reihe von Managementaufgaben übernehmen. Hierbei kommt es zum einen auf Ihre Fähigkeit an, Wissen beziehungsweise Informationen vermitteln zu können. Zum anderen wird in vielen Fällen Ihr Einfühlungsvermögen gefragt sein. Vor allem am Anfang, wenn Sie mitunter Vorbehalte und Ängste Ihrer Kollegen beseitigen müssen. Hierfür braucht es so manches Mal ein wenig Fingerspitzengefühl.
Zugleich wird allerdings gelegentlich Ihr Durchsetzungsvermögen auf den Prüfstein gelegt. Denn auch wenn Sie Ihre Kollegen transparent am Veränderungsprozess beteiligen: Am Ende entscheidet nicht Ihr Team, sondern die Projektleitung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie – falls es die Situation erfordert – auch hart durchgreifen können.
Dem Team zu viele Freiräume zu gewähren, führt nämlich häufig dazu, dass Diskussionen über Änderungswünsche am ERP-System aus dem Ruder laufen: Ihre Kollegen kommen immer wieder mit neuen Ideen für die Software um die Ecke und verzögern damit erheblich den Einführungsprozess. Solche Diskussionen müssen Sie in manchen Fällen frühzeitig mit einem Machtwort beenden. Das mag hart erscheinen, ist aber manchmal notwendig.
Als guter Key-User müssen Sie also beides mitbringen: Einfühlungsvermögen für Ihre Kollegen, aber auch Durchsetzungsstärke, wenn es darauf ankommt. Das ist kein einfacher Spagat, also bereiten Sie sich frühzeitig darauf vor.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Key-User gehört es also, die Akzeptanz des ERP-Projektes in ihrem Einflussbereich zu stärken. Mehr darüber, auf welchen Wegen Sie Ihre Kollegen bei der ERP-Einführung mit ins Boot bekommen, finden Sie ins unserem Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter. Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“.
