Gerade in Zeiten der Globalisierung beschränken sich nur wenige Unternehmen alleine auf ihr Heimatland. Wenn auch im Ausland Nachfrage nach den eigenen Produkten und Services besteht, macht es Sinn, Vertriebsstrukturen auszubauen oder sogar weitere Standorte zu eröffnen. Das betrifft längst nicht mehr nur große Unternehmen. Auch Mittelständler drängen immer stärker in internationale Märkte vor.
Das Thema Internationalisierung bringt jedoch seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich. Das betrifft nicht nur die Unternehmensstrategie – auch die Technik kann Probleme bereiten. Sie mögen Ihre technische Infrastruktur optimal an deutsche Gegebenheiten angepasst haben. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie auch für den Rest der Welt gerüstet sind.
Gerade Ihr ERP-System kann Ihnen ungeahnte Schwierigkeiten bereiten, wenn Sie nicht aufpassen. Wenn Sie also im Ausland aktiv sind (oder es in absehbarer Zukunft sein wollen), sollten Sie bei der ERP-Auswahl besser darauf achten, dass Ihr neues System Sie optimal bei der Internationalisierung unterstützt. Folgende vier Auswahlkriterien helfen Ihnen dabei:
- Mehrsprachigkeit
- Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben
- Unterstützung Ihrer Intercompany-Kommunikation
- Ansprechpartner des ERP-Anbieters vor Ort
1. UI und generierte Dokumente sollten mehrsprachig verfügbar sein
Die offensichtlichste Herausforderung der Internationalisierung betrifft die Sprache. Kurz gesagt: Ein gutes ERP-System bietet Anwendern die Möglichkeit, das User Interface auf eine Sprache ihrer Wahl umzustellen. Mitarbeiter aus Spanien sehen beispielsweise alle Menüs auf Spanisch – egal ob sie in Deutschland, Italien oder Frankreich arbeiten. Der darunterliegende Datensatz bleibt dabei unberührt. Nur die Darstellung passt sich an.
Das ERP-System immer in der eigenen Muttersprache bedienen zu können, verbessert deutlich die Usability. Aber das ist nicht der einzige Vorteil, den eine mehrsprachige ERP-Lösung mit sich bringt. Behalten Sie auch den Output der Software im Blick. Kann das System Listen, Dokumente und Rechnungen automatisch in verschiedenen Sprachen generieren? Denken Sie auch an Länder, die nicht ausschließlich lateinische Buchstaben verwenden (z. B. China, Russland oder Thailand). Wenn Ihre Datenbank keinen Unicode unterstützt, sind Dokumente in diesen Sprachen unlesbar.
Darüber hinaus hat jedes Land seine eigenen Gesetze und Vorgaben, was die Inhalte von Geschäftsdokumenten angeht (z. B. Chinas Golden-Tax-System). Wenn Ihre ERP-Lösung diese Vorgaben automatisch in allen erzeugten Dokumenten berücksichtigt, ersparen Sie Ihrer Buchhaltung eine Menge Arbeit.
2. Die ERP-Software sollte rechtliche Anforderungen und Vorgaben abdecken
Das Rechnungswesen ist mit Sicherheit ein wichtiger Bereich, wenn es um gesetzliche Vorgaben geht. Aber vergessen Sie nicht, dass auch alle anderen Unternehmensbereiche rechtlichen Anforderungen unterliegen – und die unterscheiden sich von Land zu Land.
Wussten Sie zum Beispiel, dass italienische Arbeitnehmer ihren Urlaub stundenweise nehmen dürfen und nicht nur in ganzen Tagen? Kann Ihr ERP-System diesen Umstand abdecken? Wenn nicht, kommen Sie in die Bredouille, sobald der erste italienische Kollege 3 Stunden Urlaub haben möchte.
Auch hier steckt der Teufel im Detail. Schon simple Vorgaben, wie etwa der Aufbau einer Adresse, können Sachbearbeitern im Umgang mit der ERP-Software Kopfzerbrechen bereiten. Beispielsweise sind in manchen Ländern Kürzel für den jeweiligen Bundesstaat Teil einer Adresse. Enthält Ihr ERP-System Felder für diese Kürzel? Wenn nicht, wird die automatische Bearbeitung und Filterung von Adressen problematisch.
Stellen Sie also im Vorfeld sicher, dass Ihre ERP-Lösung all die organisatorischen Details der Länder abdeckt, in denen Sie agieren wollen.
3. Das ERP-System sollte Ihre Intercompany-Kommunikation unterstützen
Eine der wichtigsten Funktionen einer ERP-Lösung ist die Koordination verschiedener Arbeitsabläufe. Das System soll alle relevanten Informationen zusammenführen, damit keine unnötigen Reibungsverluste zwischen einzelnen Arbeitsschritten auftreten. Diese Funktion wird natürlich ungleich komplizierter, wenn es darum geht, internationale Standorte oder Tochterunternehmen zu koordinieren.
Betrachten wir hierzu ein Beispiel: Ein Kunde aus Großbritannien bestellt ein Produkt in einem deutschen Online-Shop. Das Produkt selbst wird in Tschechien hergestellt und von einem britischen Lager aus versendet. Die Rechnungsstellung erfolgt wiederum aus Deutschland.
Wie geht Ihre Intercompany-Organisation mit so einem Prozess um? Wenn Ihre Niederlassungen eng miteinander verknüpft sind, kann Ihnen beispielsweise ein Multisite-System mit zentraler Datenhaltung einen Großteil der Arbeit abnehmen. Die einzelnen Standorte erhalten ihre Arbeitsaufträge in diesem Fall vollautomatisch.
Haben Sie dagegen separate internationale Niederlassungen, die zwar zentral verwaltet werden aber nur lose miteinander interagieren, brauchen Sie eine ERP-Infrastruktur, die das abbilden kann. Das kann zum Beispiel ein ERP-System sein, das jedes Tochterunternehmen als Mandanten abbildet. Oder Sie setzen auf separate ERP-Installationen und tauschen Daten mit Hilfe von Exporten aus.
Eine Universallösung gibt es an dieser Stelle leider nicht. Passen Sie Ihre Infrastruktur an Ihre individuelle Situation an und wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen ERP-Berater.
4. Wählen Sie einen ERP-Anbieter, der Sie vor Ort unterstützen kann
Viel zu oft beschränkt sich die Zusammenarbeit zwischen System-Anbieter, Implementierungspartner und Unternehmen auf den zentralen Standort. Die weltweiten Niederlassungen werden lediglich technisch angehängt. Dieses Vorgehen vernachlässigt aber einen Faktor der für jede ERP-Einführung essenziell ist: den Menschen.
Nichts provoziert größeren Widerstand gegen ein ERP-System als eine „Entscheidung von oben“ – noch dazu getroffen von Entscheidern aus dem Ausland, die sich nicht mit den lokalen Gegebenheiten auskennen. Hängen Sie Ihre internationalen Standorte einfach nur an Ihre ERP-Lösung an, ist Ärger praktisch vorprogrammiert.
Achten Sie lieber darauf, einen ERP-Anbieter zu wählen, der auch die Kollegen in den einzelnen Niederlassungen vor Ort in lokaler Sprache betreuen kann. Bieten Sie einen Ansprechpartner für Fragen – einen Informationslieferanten direkt am Standort. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter im Ausland nicht einfach außen vor.
Das betrifft nicht nur die Implementierungsphase, sondern auch den laufenden Support nach der Inbetriebnahme. Wir haben alle schon einmal mit Supportmitarbeitern zu tun gehabt, die in einer anderen Zeitzone sitzen und nur Englisch sprechen. Würden Sie nicht auch einen Ansprechpartner bevorzugen, der Ihnen sofort in Ihrer Landessprache antwortet? Das ist natürlich nicht immer möglich. Aber achten sie zumindest darauf, den Zeitunterschied zu minimieren. Niemand möchte acht Stunden auf eine Antwort des Supports warten.
Ein gutes ERP-System unterstützt Sie bei der Internationalisierung
Egal ob Sie bereits international tätig sind oder erst ins Ausland vordringen wollen – Ihr ERP-System spielt bei der Internationalisierung immer eine wichtige Rolle. Mit der passenden Konfiguration kann es Sie bei der Koordination der verschiedenen Standorte unterstützen und das Reporting vereinfachen.
Das falsche ERP-System kann jedoch Ihren Koordinationsaufwand erhöhen und aufwändige Workarounds nötig machen. Beziehen Sie Ihre Pläne für das internationale Geschäft daher schon bei der ERP-Auswahl mit ein. So setzen Sie schon früh die richtigen Weichen.
Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie Sie Widerstände der Belegschaft bei der ERP-Einführung vermeiden, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Geschäftsleitung, Key-User und Mitarbeiter: Gewinnen Sie alle Beteiligten für das ERP-Projekt“ werfen. Es erklärt Ihnen genau, wie Sie das ganze Unternehmen an Bord holen.
