Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihre Shortlist zusammengestellt und vier mögliche Anbieter für Ihr neues ERP-System identifiziert. Im nächsten Schritt wollen Sie mit jedem der vier Kandidaten einen ERP-Workshop vereinbaren. Diese Workshops bilden dann die Basis für Ihre endgültige Entscheidung. Damit die Workshops die optimalen Ergebnisse für Sie bringen, lohnt es sich alle Anbieter zuvor zu einem persönlichen Briefing einzuladen. Auf dieser Basis können die Lösungslieferanten dann ihre Präsentation vorbereiten.
Wie bereiten Sie die Workshops nun vor? Sie könnten natürlich ein umfangreiches Informationspaket zusammenstellen: Eine aktuelle Unternehmenspräsentation, detaillierte Prozessbeschreibungen, Organigramme, ein paar Stammdaten, etc. Dieses Vorgehen ist für Sie als Auftraggeber mit relativ wenig Aufwand verbunden – der Großteil dieser Daten ist schließlich sowieso in Ihrem IT-System vorhanden. Für den ERP-Anbieter bringt solch ein Informationspaket aber Herausforderungen mit sich.
Vorgefertigte Informationspakete sind zu unflexibel
Zum einen neigt jedes Unternehmen dazu, sich selbst möglichst positiv darzustellen – auch im Umgang mit externen Partnern und Dienstleistern. Der ERP-Anbieter erhält also meistens eine unvollständige Darstellung des Interessenten. Schwächen, Probleme und Pain Points werden oft relativiert oder abgeschwächt dargestellt. Dabei sind gerade das die interessanten Faktoren, denn ihre Beseitigung ist ein wichtiges Ziel für das neue ERP-System.
Zum anderen bietet ein schriftliches Informationspaket nur wenig Raum für Rückfragen. Der ERP-Anbieter muss sich darauf verlassen, dass Sie ihm alle notwendigen Daten übergeben haben. Es ist zwar möglich, dass Sie eine Liste mit Fragen per E-Mail erhalten, aber auch dieser Ansatz ist langsam und umständlich.
Wenn Sie auf hochqualitative, individuell vorbereitete ERP-Workshops aus sind, sollten Sie lieber auf ein anderes Instrument zurückgreifen: das Anbieter-Briefing.
Anbieter-Briefings bieten viele Vorteile für ERP-Workshops
Bei einem Anbieter-Briefing laden Sie die ERP-Anbieter auf Ihrer Shortlist zu einem persönlichen Vorbereitungsgespräch ein. Im Rahmen dieses Gesprächs übergeben Sie Ihren potentiellen Partnern alle Informationen, die Sie sonst schriftlich versendet hätten.
Auf den ersten Blick mögen sich Anbieter-Briefings kaum von einem klassischen Informationspaket unterscheiden – schließlich wählen Sie nur ein anderes Kommunikationsmedium. Aber das persönliche Gespräch bietet eine Reihe von Vorteilen, auf die Sie nicht verzichten wollen.
Im Rahmen eines Anbieter-Briefings erhalten Sie zum Beispiel einen ersten Eindruck von den Kandidaten auf Ihrer Shortlist – sowohl auf der fachlichen als auch der persönlichen Ebene. Sehen Sie das Briefing als erste Arbeitsprobe des Anbieters: Geht er auf Ihre Fragen und Kommentare ein? Führen Sie einen Dialog oder erhalten Sie lediglich einen Sales Pitch? Und was ist mit der persönlichen Ebene? Kommt Ihr Projektteam mit den Mitarbeitern des Anbieters klar?
Seien Sie kritisch. Ein ERP-Dienstleister, der schon hier nicht auf Ihre Bedürfnisse eingeht, wird auch für den Rest des Projekts keine gute Wahl sein.
Und vergessen wir auch nicht, dass ein persönliches Vorbereitungsgespräch die Nachteile eines schriftlichen Informationspakets umgeht. Im Dialog erhält der ERP-Anbieter die Möglichkeit, Fragen zu stellen und tiefer auf einzelne Punkte einzugehen. So kommen Details ans Licht, die Sie in einem Dokument vielleicht übersehen hätten.
Wie sieht die Agenda eines Anbieter-Briefings aus?
Anbieter-Briefings sind also ein hervorragendes Instrument, um die Qualität eines ERP-Workshops zu erhöhen. Aber wie setzt man sie in der Praxis um? Schauen wir uns doch die Agenda einmal genauer an.
Der genaue Ablauf eines Anbieter-Briefings variiert je nach Unternehmen und Zeitplan. Folgende drei Punkte sollten jedoch auf keiner Agenda fehlen:
- Unternehmenspräsentation
- Firmenrundgang
- Prozessbeschreibung
Zu Beginn des Briefings stellen Sie sich selbst im Rahmen einer Unternehmenspräsentation vor. Das betrifft sowohl die Organisation als auch die Personen, die das Projektteam bilden werden: ERP-Projektleiter, Key User, etc. Geizen Sie nicht mit Details. Es geht hier nicht um eine Marketingpräsentation, sondern um die Grundlage für Ihr ERP-System.
Wichtig ist auch, dass Sie sich nicht nur auf die Gegenwart konzentrieren. Auch Ihre Pläne für die nächsten Jahre spielen eine große Rolle. Wollen Sie zum Beispiel in den nächsten drei Jahren ins Ausland expandieren? Dann muss Ihr neues ERP-System auch eine multinationale Unternehmensorganisation abdecken können.
Als nächstes folgt ein Rundgang durch Ihre Räumlichkeiten. Das gibt Ihren Besuchern die Chance, die bisher abstrakten Informationen mit konkreten Eindrücken in Verbindung zu bringen. Wenn Sie können, lassen Sie Ihr Projektteam an der Tour teilnehmen. Sie sind optimale Ansprechpartner für Fragen.
Zum Schluss folgt die Prozessbeschreibung. Hier beschreiben Sie die wichtigsten Kernprozessen, die das ERP-System abbilden soll. Die Art der Prozesse hängt vom Unternehmen ab. Achten Sie nur darauf, echte Daten zu verwenden (wenn rechtlich möglich) und stellen Sie auch Sonderfälle vor. Das hilft dem ERP-Anbieter, möglichst detailliert auf Ihre individuellen Bedürfnisse einzugehen.
Übertreiben Sie es nicht mit der Prozessbeschreibung
Bei den ersten beiden Agendapunkten treten nur selten Probleme auf. Aber mit der Prozessbeschreibung tun sich viele Unternehmen schwer.
Besonders Umfang und Detailgrad führen regelmäßig zu Missverständnissen. Dabei kommt es gar nicht auf die Menge der Beispieldaten an. Wichtig ist nur, dass sie die Prozesse komplett abdecken. Dazu reicht oft bereits eine kleine Datenmenge aus – solange es die richtigen Daten sind. Schicken Sie Ihrem ERP-Partner keine 5000 Datensätze, wenn auch 20 ausgewählte genügen.
Zeigen Sie auch Mut zur Lücke. Konzentrieren Sie sich auf Informationen, die für Ihre Beispielprozesse relevant sind – und lassen Sie den Rest weg. Sie wären erstaunt, mit wie wenig Daten man einen Prozess komplett und präzise abdecken kann.
Wichtig ist vor allem, dass Sie Beispieldaten nicht einfach unkommentiert verschicken. Der ERP-Anbieter braucht klar formulierte Erwartungen für jeden Prozess: Was ist das Ziel? Auf welche Sonderfälle muss man achten? Gibt es Schnittstellen zu anderen Prozessen? Wie durchläuft ein Datensatz den Prozess? Fehlen diese Informationen, kann Ihnen ein ERP-Dienstleister nur schwer optimale Lösungen anbieten.
Anbieter-Briefings führen zu besseren ERP-Workshops
Anbieter-Briefings bedeuten mit Sicherheit mehr Aufwand als eine simple ZIP-Datei zusammenzustellen und an alle Anbieter zu verschicken. Diese Veranstaltungen kosten Zeit – Zeit, in der Sie und die Mitglieder Ihres Projektteams nicht verfügbar sind. Planen Sie einen halben Tag pro eingeladenem ERP-Anbieter ein.
Aber die Zeit lohnt sich mit Sicherheit. Anbieter-Briefings garantieren, dass alle ERP-Dienstleister auf Ihrer Shortlist optimal auf die anschließenden Workshops vorbereitet sind. Und das führt dazu, dass Sie die perfekte Informationsbasis für die Auswahl des richtigen ERP-Anbieters haben.
Das war nur ein kurzer Überblick über Anbieter-Briefings als Instrument für die ERP-Auswahl. Wenn Sie noch tiefer in die Materie eintauchen wollen, können wir Ihnen unser Whitepaper „Anbieter-Briefing – Holen Sie das Maximum aus Ihren ERP-Workshops!“ empfehlen. Es vertieft noch einmal alle Punkte, die wir hier besprochen haben.
