ERP-Systeme sind heute nicht mehr das, was sie noch vor einigen Jahren waren. Aus Softwarelösungen, die interne Prozessketten unterstützten oder einzig der Materialwirtschaft dienten, sind topmoderne IT-Systeme geworden, die sämtliche Betriebsabläufe verknüpfen und optimieren.
Ein modernes ERP-System sorgt für transparente Betriebsabläufe, kurze Abwicklungszeiten und aussagekräftige Kennzahlen. Erfolgreiche Unternehmen betrachten ihre IT daher als wichtigen Produktivitätsfaktor.
Aber wie viel davon ist der technologischen Entwicklung zuzuschreiben? Reicht eine ältere ERP-Software nicht aus? Betrachten wir doch einmal, was moderne Systeme ihren Vorgängern voraushaben und welche Anforderungen heutige ERP-Systeme erfüllen müssen.
Ein modernes ERP muss drei Dinge können
Die Anforderungen an ein ERP-System haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Heute sind umfassende IT-Infrastrukturen gefragt, die jeden Prozessablauf in der Organisation koordinieren. Dabei lassen sich vor allem folgende Trends beobachten:
- User-zentriertes ERP
- volle Prozessabdeckung
- zukunftsorientierte Technologie-Plattformen
1. User-zentriertes ERP: Der Nutzer steht im Mittelpunkt
Klassischerweise kamen in Unternehmen nur eine Handvoll Abteilungen bzw. Sachbearbeiter mit dem ERP-System in Kontakt – im Einkauf, dem Lager oder in der Verwaltung. Diese Nutzer waren sozusagen „Power-User“, die sich eingehend mit den Funktionen ihres Systems vertraut gemacht haben.
Ältere ERP-Systeme nutzen daher einfache Masken und Abfragemechanismen, die dem Benutzer den Zugriff auf eine Vielzahl von Informationen erlauben. Dieses manuelle Zusammentragen von Daten führt jedoch zu Effizienzproblemen – schließlich kostet das Suchen unnötig Zeit.
Zudem ist diese Art der Abfragen nicht wirklich nutzerfreundlich – und dieser Aspekt wird immer relevanter: Denn inzwischen verwenden Mitarbeiter aus vielen verschiedenen Unternehmensbereichen das System – beispielsweise im Service, im Vertrieb oder im Controlling.
ERP geht heute auf den Menschen ein
Modernes ERP geht auf diese unterschiedlichen Informationsbedürfnisse mit Hilfe von Informationsportalen ein. Auf Dashboards fasst das System für den Nutzer relevante Daten aus vielen verschiedenen Quellen zusammen. Der Anwender hat Zugriff auf alle wichtigen Infos, ohne viel herumsuchen zu müssen.
All diese Zusammenstellungen von Informationen sind individualisierbar. Mitarbeiter können sich ihr eigenes Dashboard zusammenstellen und so relevante Daten zentral sichtbar machen. Das System passt sich damit dem Menschen an und nicht umgekehrt.
Zusätzlich können Benutzer Daten bearbeiten und an nachgelagerte Abläufe übergeben, ohne das System zu verlassen. So entstehen Workflows, die Arbeitsgänge abteilungsübergreifend verknüpfen. Diese Workflows verschaffen wiederum den beteiligten Mitarbeitern Überblick über den Gesamtprozess.
2. Eine Plattform deckt alle Geschäftsprozesse ab
Gerade kleinere Unternehmen erwarten von ihrem ERP-Lieferanten heute ein wesentlich breiteres Lösungsangebot als noch vor wenigen Jahren. Denn wie eben bereits beschrieben ist das ERP-System heutzutage keine „Nischenlösung“ mehr, die nur einzelne Unternehmensbereiche unterstützt. Heute ist es fest in die IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebettet und muss sich dementsprechend leicht in die bestehende Landschaft integrieren.
Neben Ressourcenplanung sehen KMUs mittlerweile auch E-Business, CRM, Dokumentenmanagement und Mobility als unverzichtbare Bestandteile ihres IT-Konzepts. Von einem ERP-Anbieter erwarten sie, dass er alle diese Themenfelder homogen in seinem System integriert – mit einer durchgängigen Benutzeroberfläche und auf Basis einer einheitlichen Systemplattform.
ERP-Systeme sind zunehmend vernetzt
Auch Schnittstellen zu weiteren Systemen wie PLM oder CAD werden für viele Unternehmen ein immer zentraleres Thema. Denn wann das System derart umfassend genutzt werden soll, entsteht gleichzeitig der Anspruch, dass alle Daten auch durchgängig verfügbar sein sollen: CAD-Entwürfe gehen direkt in die Fertigung, zur gleichen Zeit generiert das System eine Material- und Stückliste, die Produktion kann sofort anlaufen.
Das führt dazu, dass moderne ERP-Systeme einen viel breiteren Funktionsumfang haben, als dies noch vor ein paar Jahren der Fall war. Das erlaubt es Unternehmen, alle wichtigen Funktionen über eine einzige Plattform abzudecken.
3. Zukunftssichere Webtechnologien
Auch auf der technischen Seite hat sich einiges getan. Das Internet hat die Basistechnologie für zeitgemäße Anwendungslösungen komplett neu definiert. XML, Web Services, browser-orientierte Benutzeroberflächen und flexibel skalierbare Laufzeitsysteme haben in den vergangenen Jahren klassische Client/Server-Systeme immer stärker abgelöst. Cloud-Systeme sind auf dem Vormarsch.
Das führt dazu, dass webbasierte IT-Systeme heute stärker standardisiert sind als noch vor einigen Jahren. Dadurch sind auch Interaktionen zwischen einzelnen Systemen leichter möglich, ohne aufwändige, eigene Schnittstellen zu entwickeln.
Unternehmen können so ERP-Prozesse, internetgestützte Geschäftsabläufe und betriebliche Wissensorganisation mit einheitlichen Standards zusammenführen. Mit älteren ERP-Systemen war das deutlich schwieriger.
Ein modernes ERP-System ist eine Investition in die Zukunft
Moderne ERP-Systeme haben also eine Reihe von Vorteilen gegenüber ihren Vorgängern. Sie passen sich individuell an den Benutzer an, bringen eine Vielzahl neuer Funktionen mit und sind, dank aktueller Webtechnologien, besser auf die Digitalisierung vorbereitet. Zudem decken sie heutzutage viel breiter als vorher die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmen ab – gerade auch in einer Zeit, in der sich langjährige Geschäftsmodelle von Grund auf ändern.
Das heißt selbstverständlich nicht, dass Sie Ihr aktuelles System sofort austauschen müssen. Eine ERP-Einführung ist schließlich nichts, was man nebenbei macht. Aber wenn Sie über Investitionen nachdenken, mit denen Sie langfristig in einer dynamischen Geschäftswelt bestehen, ist ein modernes ERP-System sicherlich keine schlechte Wahl.
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