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Wenn das ERP-System in die Jahre kommt – wann lohnt sich der Wechsel?


  • 16.01.2017
  • 3 min

Jedes Produkt - egal ob physisch oder digital - hat seine eigene Lebensdauer. Das gilt auch für ERP-Systeme: Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem eine ERP-Lösung nicht länger die Anforderungen des Tagesgeschäfts erfüllt. Aber wie erkennen Sie diesen Zeitpunkt? Ab wann ist es Zeit für ein neues ERP-System? Hier ein paar klare Signale, dass es soweit sein könnte.

Die ERP-Software spiegelt nicht länger Ihr Tagesgeschäft wieder

Unzureichende Prozessabdeckung ist ein deutliches Warnsignal für ein veraltetes ERP-System. Gerade im Informationszeitalter verändern sich Business-Prozesse und Geschäftsmodelle rasant. Eine ERP-Lösung mag bei ihrer Einführung alle Abläufe optimal unterstützen, aber dieser Status ist nicht in Stein gemeißelt: Mit der Zeit entwickeln sich Ihr Unternehmen weiter – und damit auch Ihre Ansprüche und Erfordernisse bezüglich Ihres ERP-Systems.

Dieser Alterungsprozess verzögert nach und nach Ihre Betriebsabläufe. Notwendige Schritte sind nicht vom ERP-System abgedeckt, dafür aber obsolete Prozesse, die unnötig Zeit kosten. Es kommt zu einer teuren Lücke zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Vorgehen.

Nachträgliche Anpassungen und Konfigurationen können diese Lücke zwar verringern, aber das verursacht zusätzliche Kosten. Stehen größere Nachbesserungen an, sind Sie mit einem neuen ERP-System oft besser beraten.

Das ERP-System ist Teil eines Flickenteppichs

Aktuelle ERP-Lösungen sind darauf ausgelegt, als zentrales Cockpit für den Anwender zu agieren. Sie bündeln alle relevanten Informationen in Dashboards und integrieren eine breite Auswahl an Themenfeldern in einer einheitlichen Benutzeroberfläche.

Ist Ihr ERP-System dagegen nur ein Teil eines IT-Flickenteppichs, ist das ein weiteres Warnsignal. Dieses Phänomen kann viele verschiedene Formen annehmen. Vielleicht übertragen Ihre Mitarbeiter Kundendaten per Excel-Sheet aus der ERP-Lösung in Ihr CRM-System? Oder vielleicht verwendet jede Abteilung zusätzliche Software-Tools mit einer eigenen Datenbasis? Das ERP-System sollte die zentrale Schaltstelle Ihrer Prozessorganisation sein. Erfüllt es diese Aufgabe nicht mehr, sollten Sie sich nach einer neuen Lösung umsehen.

Veraltete Technologien statt webbasierter ERP-Lösungen

Die klassische Client/Server-Architektur ist im ERP-Bereich am Aussterben. Modern sind heute browserbasierte ERP-Lösungen (egal ob sie nun inhouse oder in der Cloudbetrieben werden) und mobile Anwendungen, die sowohl Unternehmen als auch den Endnutzern dank moderner Webtechnologien die maximale Flexibilität bieten. Gerade KMUs setzen diese Funktionen oft als Standard voraus.

Das heißt natürlich nicht, dass jedes Unternehmen ein Cloud-ERP-System mit Mobilapplikation braucht. Aber gerade im Hinblick auf die Digitalisierung kann sich ein Upgrade an dieser Stelle lohnen. Auch für Unternehmen, die einen ausgeprägten Anteil an Service und Dienstleistungen anbieten: So haben alle Mitarbeiter vor Ort beim Kunden und unterwegs Zugriff auf relevante Daten und können Datensätze sofort mit aktuellen Informationen anreichern.

Ein neues ERP-System kann sich lohnen

Wenn Sie erkennen, dass Ihr ERP-System in die Jahre gekommen ist, heißt das nicht zwangsläufig, dass Sie umsteigen müssen. Einige Alterserscheinungen können Sie mit Updates oder nachträglichen Anpassungen beheben. Leidet Ihr System jedoch unter Funktionslücken, fehlenden Schnittstellen und einer angestaubten Technologiebasis, könnte das der richtige Zeitpunkt sein, über eine neue, moderne ERP-Lösung nachzudenken.

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