Als Leser eines ERP-Blogs ist Ihnen sicher bewusst, welche Vorteile ein ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen hat. Aber vermutlich teilen nicht alle Kollegen Ihren Enthusiasmus. Eine ERP-Lösung gilt oft als notwendiges Übel, dessen Ersatz so lange wie möglich hinausgezögert wird. Schließlich funktioniert das bisherige Vorgehen doch einwandfrei!

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Jetzt stehen Sie natürlich vor einem Problem: Wie überzeugen Sie das Top-Management von den Chancen, die ein ERP-System bietet? Wie ziehen Sie die Zweifler und Bremser auf Ihre Seite? Wie überzeugen Sie Ihren direkten Vorgesetzten? Keine leichte Aufgabe, denn über die Jahre hinweg hat sich jeder sein eigenes Set an Vorurteilen über ERP-Systeme gebildet. Diesen vorgefertigten Meinungen können Sie nur mit klaren Argumenten begegnen. Listen Sie konkrete Vorteile auf, die ein ERP-System mit sich bringt.

Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, habe wir eine Liste mit den wichtigsten Gründen für ein ERP-System erstellt. Hier sind drei Argumente, mit denen Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin überzeugen.

1. Ihre Prozesse werden effizienter

Sie würden sich wundern, wie viele Unternehmen in ihren internen Prozessen noch auf Word und Excel setzen. Die beiden Microsoft-Tools sind erstaunlich oft noch immer die erste Wahl – und das nicht nur in kleinen Unternehmen. Auch größere Organisationen schwören oft noch auf die gute, alte Excel-Tabelle. Die Gründe für dieses Vorgehen sind in der Regel rein pragmatisch: „Excel-Sheets haben bisher funktioniert, die habe ich selbst im Griff, wieso sollten wir sie auswechseln?“ Auf den ersten Blick stimmt das natürlich. Manuelle Organisation ist funktional. Wenn wir jedoch genauer hinschauen, zeigen sich einige Schwächen.

Zum einen ist dieses Vorgehen nicht skalierbar. Ihre sorgfältig erstellte Excel-Tabelle mag für eine Abteilung mit fünf Mitarbeitern oder eine beschränkte Anzahl an Aufträgen oder Produkten ausreichen – aber was passiert, wenn Sie wachsen? Bleiben wir bei der Größe des Teams: Kann Ihre Tabelle 10 oder 20 Mitarbeiter verkraften? Und was geschieht, wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten koordinieren müssen? Irgendwann kann die Excel-Tabelle einfach nicht mehr mithalten. Ihre Prozesse werden langsam, schwerfällig und ineffizient. Ein ERP-System ist dagegen wesentlich flexibler in Bezug auf Unternehmensgröße und -struktur. Die oben beschriebenen Beispiele sind mit einer modernen ERP-Lösung kein Problem.

Zum anderen schaden Sie mit dem Excel/Word-Ansatz auch dem innerbetrieblichen Wissenstransfer. Das Wissen über Ihre Unternehmensprozesse liegt bei Ihren Mitarbeitern, nicht im System. Die Excel-Datei unterstützt den Anwender lediglich bei einem Prozess, den er oder sie selbst ausführt. Das mag zunächst irrelevant klingen, aber diese simple Tatsache läuft einem wichtigen Zukunftstrend zuwider: Automatisierung. Was Sie eigentlich wollen ist eine Software, die Routineaufgaben selbstständig abwickelt und Ihre Mitarbeiter entlastet. Die Maschine soll Ihnen die Datenaufbereitung abnehmen, damit der Mensch sich auf das Denken und Entscheiden konzentrieren kann. Das können manuelle Methoden aber nicht leisten. Dazu benötigen Sie Software-Unterstützung.

Wenn Sie also Ihr Archiv aus Excel- und Word-Dateien gegen ein modernes ERP-System eintauschen, werden Sie feststellen, dass Ihre Prozesse schneller, schlanker und effizienter werden. Das System entlastet Ihre Mitarbeiter und fördert eine Kultur der Kreativität und Innovation.

2. Ihre Datenqualität steigt

Statt einer ERP-Lösung nutzen Unternehmen oft ein Netzwerk verteilter Software-Systeme, die jeweils über eine eigene Datenhaltung verfügen. Der Vertrieb hat ein CRM-System, die Distributionsabteilungen ein separates Warenwirtschaftssystem, die Produktion ein APS-System, etc. Hinzu kommt, dass jede Niederlassung wiederum eine eigene IT-Infrastruktur im Einsatz hat. Aus der Perspektive der einzelnen Abteilung mag zwar alles in Ordnung sein – aber wenn wir übergreifende Prozesse mit einbeziehen, offenbart sich das Chaos. Hier nur ein paar Beispiele:

  • Der Support erfährt nicht, dass die Kollegen aus der Montage die Maschine eines Kunden. nachträglich angepasst haben
  • Die Konstruktion plant Komponenten ein, die der Einkauf gar nicht mehr beschaffen kann.
  • Der Vertrieb benutzt veraltete Listen, die im Marketing längst als Rückläufer bekannt sind.

Solche Fehler können Sie nur vermeiden, indem Sie Ihre Insellösungen durch eine zentrale abteilungs- und standortübergreifende Datenbank ersetzen, auf die jeder im Unternehmen zugreift – zum Beispiel in Form eines ERP-Systems. Dopplungen, Redundanz und Kommunikationsfehler werden dadurch verhindert und Ihre Datenqualität steigt.

Doch Vorsicht: Dieser Effekt tritt nicht automatisch ein. Ein ERP-System bietet Ihnen die nötige Infrastruktur, um Ihre Datenqualität zu erhöhen. Wenn Sie jedoch nicht parallel dazu ihre internen Prozesse auf Vordermann bringen, läuft diese Unterstützung ins Leere. Keine Software der Welt kann Ihre Daten sauber halten, wenn Ihre Mitarbeiter nicht mitmachen.

3. Ihre Prozesse werden nachvollziehbar

Unserer Erfahrung nach herrscht in den meisten KMUs eine Art kontrollierter Prozesswildwuchs. Zwar gibt es mit der Geschäftsleitung eine zentrale Stelle, die die wichtigsten Prozesse überwacht und koordiniert – aber auch sie kennt nicht jeden einzelnen Ablauf im Detail. Das ist die Folge einer schleichenden Inselbildung im Unternehmen. Die Abteilungen genießen einen bestimmten Grad an Autonomie, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen und um die Führungsebene zu entlasten. Solange es keine direkten Auswirkungen auf die Gesamtorganisation gibt, kann sich jede Abteilung selbst verwalten.

Das mag einfach sein und sich nicht negativ auf das Tagesgeschäft auswirken – aber wenn Sie Prozessoptimierung betreiben wollen, stoßen Sie schnell auf Hindernisse. Sie können zwar die Prozesse der eigenen Abteilung auf Vordermann bringen. Aber sobald Schnittstellen zu anderen Bereichen ins Spiel kommen, geraten Sie an Ihre Grenzen. Oft tauschen sich Unternehmensbereiche nur dann aus, wenn es unbedingt notwendig ist. Alle schotten sich ab und niemand hat den vollen Überblick.

Wenn Sie dagegen ein ERP-System einführen, gewinnen Sie plötzlich ein hohes Maß an Transparenz. Da die ERP-Software alle wichtigen Geschäftsprozesse abbilden muss, finden sich auch alle Vorgänge und Daten im System wieder. Plötzlich wird klar, welche Auswirkungen die eigene Arbeit auf das Gesamtunternehmen hat und wo genau Optimierungspotential besteht.

Ein weiterer Vorteil dieser neu geschaffenen Transparenz: Sie machen Ihre Prozesse gegenüber Dritten nachvollziehbar. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie streben eine ISO-Zertifizierung an. In dem Fall müssen Sie einer Prüfstelle gegenüber nachweisen, dass Ihre Prozesse bestimmten Qualitätsstandards entsprechen. Ein weiteres Beispiel betrifft die Finanzierung: Wenn Sie einen großen Kredit aufnehmen wollen, müssen Sie den Investoren gegenüber stabile Prozesse nachweisen. In beiden Fällen wird Ihnen der Nachweis ohne strukturierte Prozessdokumentation enorm schwerfallen. Ein ERP-System macht Ihnen die Sache da schon leichter.

Ein ERP-System schafft also Transparenz, die sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern (Kunden, Investoren, Auditoren, etc.) auswirkt. Doch Vorsicht: Transparenz kann auf Ihre Mitarbeiter auch bedrohlich wirken. Einige haben Angst davor, dass ihre Aufgaben standardisiert und damit leicht übertragbar werden. Kümmern Sie sich rechtzeitig um ein gutes Change Management, sonst provozieren Sie Konflikte.

Jeder Chef will anders überzeugt werden

Es gibt keine Argumentationskette, mit der Sie jeden davon überzeugen können, dass sich ein ERP-System lohnt – denn die Gegenargumente sind immer individuell. Vielleicht sehen Ihre Kollegen die Vorteile einer ERP-Lösung nicht, oder sie sträuben sich grundsätzlich gegen Neuerungen. Und natürlich gibt es auch Unternehmen, für die die Investition in ein ERP-System tatsächlich nicht angesagt ist – zum Beispiel solche, die gerade in finanziellen Engpässen stecken. Finden Sie erst heraus, was Ihren Chef oder Ihre Chefin zurückhält, bevor Sie sich ans Überzeugen wagen. Wenn Sie jedoch davon überzeugt sind, dass ein ERP-System genau das Richtige für Ihr Unternehmen ist, sind die drei vorgestellten Argumente ein guter Anfang für Ihr Vorhaben.

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