Die Performance Ihres Unternehmens ist maßgeblich von Ihren Mitarbeitenden und deren Einsatz abhängig. Umso wichtiger ist es, in der Personalverwaltung stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Die zentrale Verwaltung birgt dabei viele Chancen: So können Prozesse vereinfacht, Flexibilität geschaffen und Zeit eingespart werden. Um die Aufwände Ihres Personals optimal zu koordinieren und gleichzeitig für Entlastung im Personalwesen zu sorgen, ist eine moderne Software-Lösung deswegen besonders hilfreich.

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Wichtige ERP-Funktionen im Personalwesen – ein Überblick

Was sind die wichtigsten Funktionsbereiche eines ERP-Systems im Personalwesen? Wir besprechen fünf zentrale Aspekte, die von Optimierungen und Automatisierungsprozessen profitieren.

Effizientere Personalplanung

Der manuelle Abgleich von Tabellen und Listen im Sinne einer optimalen Personalplanung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein modernes ERP-System kann hier Abhilfe schaffen:  Um Personalplanung und -einsatz möglichst effizient zu gestalten, werden viele Daten benötigt. Besonders wichtig sind an dieser Stelle Urlaubspläne, Betriebskalender, Dienstpläne, Arbeitszeitmodelle und Pausenregelungen. Auf Basis dieser Daten können Routineaufgaben wie die Zeitplanerstellung durch die Software-Lösung übernommen werden. Außerdem lässt sich anschließend vereinfacht prüfen, ob gesetzliche Vorschriften in Bezug auf Erholungspausen eingehalten wurden.

Mit einem ERP-System können Sie Ihr Personalmanagement effizient gestalten und planen.
Mit einem ERP-System können Sie Ihr Personalmanagement effizient gestalten und planen.

Dies spart Zeit, finanzielle Mittel und ist weniger anfällig für Fehler als das händische Verfahren. Durch den Einsatz von Algorithmen zur komplexen „Problemlösung“ kann stets eine optimale Personalplanung erzielt werden.

Vereinfachte Personalverwaltung

Neben der Planung ist auch die Verwaltung ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Die administrativen Aufgabenbereiche umfassen die Personalzeiterfassung, die Führung von Akten, Entgeltabrechnungen sowie das Erfassen von Ein- und Austritten. Durch Automatisierung können Routineaufgaben ohne Zeitaufwand ausgelöst werden.

„Darüber hinaus sorgt das Zusammenführen von Daten im ERP-System für eine schnelle, hervorragende Übersicht über die aktuellen Abläufe.“

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Außerdem ermöglichen Funktionen wie Self-Service-Portale Ihren Mitarbeitenden, die eigenen Daten in einem gewissen Rahmen selbst zu bearbeiten. Beispielsweise können sie eigenständig eine neue Heimatadresse anlegen oder Einsicht in die eigene Urlaubsplanung und Zeitkonten erlangen. Weiterführend ist es möglich, über die Software-Lösung Urlaube, Änderungen oder auch Nachbuchungen der Zeitmeldungen zu beantragen. Dies sorgt für Entlastung in der Personalabteilung und fördert die Eigenverantwortung.

Zentrale und digitale Datenverwaltung

Eine moderne ERP-Software ermöglicht Ihnen gebündelt die Darstellung, Verwaltung und den Zugriff auf Datenansammlungen. Diese Daten können aus verschiedenen Softwaremodulen oder angebundenen Softwarepaketen stammen. So können Sie personalspezifische Daten durch jene aus anderen Bereichen ergänzen. Relevant können beispielsweise Informationen aus Rechnungswesen, Vertrieb und Projektverwaltung sein.

Das gilt insbesondere im Bereich der Lohn-Buchhaltung. Ein effektives ERP-System vereinfacht das Abrechnungsverfahren: Einerseits werden durch Prozessautomatisierungen Aufwände minimiert, andererseits der Zugriff auf aktuelle Daten gewährleistet. Dazu gehören Auskünfte über Namen, Beschäftigung, Fehlzeiten, Schichten oder Urlaubstage. Aber auch Informationen zu Steuer, Sozialversicherung oder Gesetzeslage werden erfasst.

Die zentrale Gewinnung detaillierter Daten ist besonders wichtig für die Lohnabrechnung, da so Regelungen für Überstunden, Wochenenden oder Schichtarbeit vereinfacht eingehalten werden können.

Recruiting von neuen Mitarbeitenden

Besonders im Bewerbungsmanagement muss viel Zeit investiert werden, um optimale Kandidat*innen zu selektieren und kontaktieren. An dieser Stelle ist eine Vielzahl an Automatisierungen möglich, welche den Aufwand verringern. Die verschiedenen Aufgaben des Bewerbungsprozesses ─ also Einladungen, Terminierungen oder Vertragsunterzeichnungen ─ können im System organisiert und strukturiert werden. In einer Bewerberdatenbank können Sie außerdem spezifische Angaben wie Name, Ausbildungsgrad, Qualifikationen oder Anschrift systematisch erfassen.

Personalweiterbildung

Fortbildungen oder Coachings sind essenziell, um das Personal up to date zu halten und mit besonderen Kompetenzen auszustatten. Erfassen Sie in Ihrer Software-Lösung diesbezügliche Daten wie Qualifikationen, Zertifikate und deren Gültigkeit, sind sie optimal vorbereitet. Denn so können Sie passende Teilnehmer*innen ausmachen, die von speziellen Weiterbildungen profitieren könnten. Zusätzlich haben Sie eine aktuelle Übersicht über die Fähigkeiten Ihrer Angestellten. Damit können Sie nicht nur deren Arbeitsqualität steigern. Sie werden auch langfristig effizienter als Team agieren und personelle Ressourcen bestmöglich nutzen können.

Verringern Sie Komplexität durch Automatisierung

Es lässt sich festhalten, dass das Personalwesen in vielen Aspekten von einem modernen ERP-System profitiert. Weniger Routine, mehr Leistung – mittels Automatisierung führt eine Software-Lösung zu mehr Freiräumen. Diese ermöglichen Ihnen, Ihre Kompetenzen im Personalwesen auszubauen.

Gerne liefern wir Ihnen umfassende Informationen zum Themenspektrum ERP-System. Lesen Sie dafür unser kostenloses Whitepaper „Der Gesamtprozess verständlich erklärt: Die ERP-Einführung von A-Z“.