Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen kommt in allen Unternehmen eine überragende Bedeutung bei. Schließlich fließen an dieser Stelle alle geschäftlichen Prozesse zusammen und werden gesteuert. An dieser elementaren Kernfunktion hat sich seit Jahren nichts geändert. Jedoch an der Art, wie Nutzer*innen auf diese zugreifen.

Inzwischen ist es mittels Smartphone oder Tablet möglich, auf moderne ERP-Systeme zuzugreifen. Dies bietet eine Reihe von Vorteilen. Externe Servicekräfte oder der vertriebliche Außendienst profitieren beispielsweise stark von mobilen Anwendungen. Aber auch für interne Prozesse im Bereich des Lagers und der Produktion bietet eine ortsunabhängige und spezifisch angepasste mobile Bedienung enorme Vorteile.

Bei der Auswahl einer ERP-Lösung spielen daher die Zugriffsmöglichkeiten und die Benutzerfreundlichkeit eine große Rolle. Erfahren Sie im Folgenden, welche Chancen ein mobiler ERP-Zugriff für die Verwaltung Ihrer Prozesse bietet.

Lernen Sie, warum Sie bei Ihrer Entscheidung die Anwenderfreundlichkeit des ERP-Systems beachten sollten.

Mobiler ERP-Zugriff – technische Voraussetzungen für das Prozessmanagement von unterwegs

Ein mobiler Zugriff setzt neben einem modernen ERP-System als „Dreh und Angelpunkt“ ein gängiges mobiles Endgerät voraus. Dieses kann je nach Situation und Verfügbarkeit eines mobilen Datennetzwerkes sowohl Online- als auch Offlinefunktionalitäten in Verbindung mit dem ERP-System bieten.

In der Regel unterscheidet man zwischen zwei grundsätzlichen Bedienmöglichkeiten:

  1. Über ein Webportal im Browser der Endgeräte
  2. Über eine mobile native App

Beide Varianten haben spezifische Vor- und Nachteile. Eine native App bietet beispielsweise die Möglichkeit umfangreicher Offline-Funktionalitäten. Bei einer browserbasierten Lösung ist dies nur bedingt möglich. Zudem erleichtern native Apps den Zugang auf gerätespezifische Funktionen wie beispielsweise integrierte Kameras, Barcode-Scanner oder auch GPS-orientierte Dienste.

Beim Zugriff über den Browser ist keinerlei Installation einer Software bzw. App notwendig und es kann auf beliebigen Endgeräten umgehend verwendet werden. Zudem kann in diesem Fall vollständig auf zentrale Sicherheitskonzepte gesetzt werden.

Welche Variante besser ist, entscheidet sich je nach individuellem Fall.

Mobiler ERP-Zugriff: Vorteile für das Management der Prozesse

Es gibt verschiedene User, für die ein mobiler ERP-Zugriff in Frage kommt:

  1. Gelegentliche Nutzer*innen z.B. im Projektmanagement: Mobiler ERP-Zugriff auf Geschäftsreisen oder in Pausen zwischen Meetings
  2. Professionelle Anwender*innen z.B. im Service: Prozessabwicklung und ERP-Zugriff erfolgt generell mobil
  3. Transaktionale Benutzer*innen z.B. im Vertrieb: Zugriff auf alle geschäftlichen Prozesse immer und überall

Die Vorteile können sich je nach Usertyp im Detail unterscheiden − bzw. eine andere Gewichtung haben. Dies zeigt die folgende Aufschlüsselung der Vorzüge:

  • Flexibilität im Arbeitsalltag
  • Zeit- und ortsunabhängig Verwaltung von Prozessen
  • Geführte und iterative Bedienung ortsspezifischer Prozesse
  • Mehr Freiheiten bei der Arbeitseinteilung
  • Effizienzgewinn durch mobilen ERP-Zugriff

Flexibilität im Arbeitsalltag

Wer mittels mobiler ERP-Anwendungen arbeiten kann, ist flexibel. Als Beispiel: Wer zu Kunden fährt, muss nicht erst ins Büro, um bestimmte Informationen abzurufen. Es ist auch nach dem Termin nicht notwendig, zum Betrieb zu fahren, um die Vereinbarungen in die ERP-Lösung zu übertragen. Die Außendienstmitarbeiter können zudem vor Ort besser auf Fragen antworten, da stets alle zentralen Daten zur Hand sind.

Zeit- und ortsunabhängig Prozesse verwalten

„Benutzer*innen sind durch mobile ERP-Systeme nicht mehr an Zeit und Ort gebunden.“

Klicken und mit Ihren Kollegen teilen:

Informationen können beispielsweise auch außerhalb der typischen Bürozeiten abgerufen werden. Beispielsweise können Mitarbeitende, die auf Geschäftsreise in einer anderen Zeitzone sind, weiterhin Prozesse verwalten.

Geführte und iterative Bedienung ortsspezifischer Prozesse

Benutzer*innen können über eine intelligente iterative Führung einer App durch spezifische Prozesse geführt werden. Als Beispiel: Servicekräfte im Außendienst erhalten durch eine App eine klar definierte Vorgehensweise. Sie können gezielter durch die einzelnen notwendigen Prozesse parallel zu dem Einsatz vor Ort geführt werden.

Dies erhöht nicht nur die Akzeptanz der Servicekräfte, sondern vor allem die Sicherheit des Prozesses und die Qualität und Aktualität der Daten.

Mehr Freiheiten bei der Arbeitseinteilung

Dieser Punkt hängt eng mit dem vorherigen zusammen. Ein mobiler ERP-Zugriff gestattet es, sich die Arbeit freier einzuteilen. Dies kann für die Work-Life-Balance vorteilhaft sein. Beispielsweise können Mitarbeiter*innen ihre Kinder von der Schule abholen und anschließend von zuhause weiterarbeiten. Sie müssen nicht bis zum nächsten Morgen warten, um im Büro auf das ERP zugreifen zu können. Die mobile Lösung bedeutet somit für viele User mehr Freiheit und Produktivität.

Effizienzgewinn durch mobilen ERP-Zugriff

Die bisherigen Vorteile von mobilen ERP-Lösungen laufen in diesem Punkt zusammen: Die Freiheit und die Flexibilität sorgen für mehr Effizienz. Als Beispiel: Der betriebliche Außendienst kann die Zeitersparnisse für mehr Kundenbesuche nutzen. Da immer und überall auf das ERP zugegriffen werden kann, bleiben wichtige Aufgaben nicht liegen. Wichtige Daten können viel einfacher aktuell gehalten werden. Damit kann frühzeitig auf Probleme reagiert werden.

Herausforderungen des mobilen Managements von geschäftlichen Prozessen

Mobiler ERP-Zugriff
Mobile ERP-Lösungen bieten viele Vorteile in Bezug auf die Work-Life Balance und ergänzen Desktop-Lösungen

Ein mobiler ERP-Zugriff birgt allerdings auch Herausforderungen. Aus Sicherheitsgründen wird häufig der mobile Zugriff auf besonders sensible Daten eingeschränkt. Dadurch stehen in der App oder im Browser nicht alle Funktionen zur Verfügung. Außerdem ist die Arbeit mit Smartphone oder Tablet bei der Textarbeit unterlegen. Eine Eingabe über Tastatur und Maus sind dem Touchscreen in diesem Bereich überlegen. Die Nutzerfreundlichkeit ist bei der Eingabe von langen Texten deutlich geringer. Daher macht das mobile ERP die Desktop-Lösung nicht überflüssig, sondern ergänzt sie.

Mobiler Zugriff unterstützt die nutzerfreundliche, produktive Arbeit mit dem ERP

Ein mobiler ERP-Zugriff bietet zahlreiche Vorteile, die es erlauben, effizienter und komfortabler zu arbeiten. Daten können mühelos aktuell gehalten und die Prozesssicherheit verbessert werden. Allerdings gilt dies nicht notgedrungen für jeden. Je nach Nutzertyp und Arbeitseinsatz machen spezifische mobile Lösungen mehr Sinn als andere. Das mobile ERP ist somit eine wertvolle Ergänzung zur Desktop-Anwendung.

Sie möchten sich diesem Thema noch einmal vertieft widmen? Dann laden Sie sich jetzt unser kostenloses Whitepaper zur User Experience herunter!