Das Potenzial eines leistungsstarken ERP-Systems lässt sich durch verschiedene Lösungen weitestgehend ausschöpfen. Die Robotic Process Automation bietet ein hohes Optimierungspotenzial und zählt somit zu den wichtigsten Anwendungen im ERP-Umfeld. Mit ihr lassen sich vielfältige Bereiche des ERP-Systems effizienter gestalten. Denn der Mensch kann sich auf die Kernaufgaben konzentrieren. Erfahren Sie im Folgenden, welche Vorteile die Robotic Process Automation (RPA) für das ERP-System bringt.
Was versteht man unter Robotic Process Automation?
Die Robotic Process Automation ist eine Technologie, welche aus der Prozessautomatisierung hervorgegangen ist. Dabei handelt sich um digitale Roboter – also Programme – welche nach Anweisungen handeln und in deren Rahmen Prozesse selbstständig abwickeln können. Sie können andere Systeme, wie beispielsweise das ERP, eigenständig bedienen und mit diesem interagieren. Das Leistungsspektrum der Robotic Process Automation ist äußerst vielfältig und kommt beispielsweise im Social-Media-Marketing zum Einsatz.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Nutzung von RPA im ERP-System?
Die Robotic Process Automation bietet erhebliche Vorteile in der täglichen Nutzung. Zum einen schöpft diese Lösung das volle Potenzial des ERP-Systems aus und ist kontinuierlich für Sie im Einsatz. Auf der anderen Seite entlastet das System Ihre Mitarbeiter nachhaltig. Denn diese können sich auf die produktiven Kernaufgaben konzentrieren.
Somit spart ein ERP-System mit Robotic Process Automation nicht nur bares Geld, sondern auch Zeit. Das bedeutet unter anderem, dass der Output des Unternehmens in den meisten Belangen deutlich ansteigen wird. Die Effizienz der Prozesse und deren zügige Bearbeitung schlagen sich nicht nur in der täglichen Arbeit, sondern auch in den Kennzahlen nieder.
Vollautomatisierte und teilautomatisierte Robotic Process Automation
Ressourceneffizienz und Prozessoptimierung sind somit wesentliche Vorteile, welche sich durch die Verbindung von ERP-System und Robotic Process Automation ergeben. Hierbei ist zu beachten, dass es deutliche Unterschiede bei der RPA geben kann. So differenziert man zwischen der vollautomatisierten und der teilautomatisierten Lösung. Diese Unterscheidung mag auf den ersten Blick verwirrend erscheinen. Schließlich sollte die selbstständige Abarbeitung von Prozessen doch eigentlich der Kern der RPA sein. Im Folgenden betrachten wir die zwei Arten der Prozessautomatisierung daher detaillierter.
Die vollautomatisierte Lösung für Unternehmen
„Beim Einsatz vollautomatisierter Lösungen arbeitet der Roboter die Prozesse vollkommen selbständig ab.“
Das bedeutet, dass keinerlei menschliche Interaktion und Kontrolle der Abläufe notwendig sind. Somit steht diese Lösung rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr zur Verfügung. Die vollautomatisierte RPA wird vor allem eingesetzt, wenn Aktivitäten und Prozesse in großer Menge bearbeitet werden müssen.
Dabei arbeiten solche Systeme häufig mit Triggern, welche die Arbeit der Robotic Process Automation auslösen. Ein einfaches Beispiel im Kontext des ERP-Systems ist die Datenextraktion aus Mailings. Hierbei wird die RPA getriggert, sobald eine E-Mail mit Anhang im Posteingang landet. Diese liest die E-Mail, extrahiert die Anhänge und überführt die darin enthaltenen Daten in das ERP-System. Kommt es dabei nicht zu Konflikten, wird der gesamte Bearbeitungsprozess automatisiert abgeschlossen. Kommt es zu Konflikten oder Problemen, wird die Aufgabe an einen zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Die teilautomatisierte Lösung – digitale Mitarbeiter
Die vollautomatischen Lösungen sind insbesondere bei der Sammlung, Sortierung und Analyse großer Datenmengen hilfreich. Es gibt jedoch auch Geschäftsbereiche, in denen die RPA nicht vollkommen selbstständig agieren kann. Bei der teilautomatisierten Lösung dienen die Systeme der RPA eher als digitale Assistenten und digitale Mitarbeiter. Sie übernehmen unter anderem standardisierte Aufgaben und können durch bestimmte Befehle oder auch Trigger ausgelöst werden.
Dabei kann das Aufgabenspektrum deutlich variieren. Von der einfachen Datenbankabfrage bis zur Zusammenfassung der extrahierten Daten und deren Aufbereitung sind viele Möglichkeiten offen. Dies reduziert die Arbeit der eigentlichen Mitarbeiter deutlich, da sie sich nun primär auf die analytischen Aufgaben und Problemlösungen konzentrieren können. Der Einsatz von Robotic Process Automation in einem ERP-System führt schließlich zur nachhaltigen Workflow-Optimierung und erheblichen Steigerung der Produktivität.
Fazit: ERP-System und RPA sorgen für höchste Effizienz
Innerhalb eines ERP-Systems gibt es zahlreiche Aufgaben, welche vor allem repetitiv sind und einen hohen Zeitaufwand bedeuten. Ein konkretes Beispiel ist der Abgleich der Bankkonten oder die Dateneingabe im Einkauf. Hier übernimmt die Robotic Process Automation im ERP-System die Arbeit effektiv und erledigt diese schnell. Kostspielige und vor allem unbemerkte Fehler im Finanzwesen des Unternehmens können durch diese Automation zusätzlich verhindert werden. Im Rahmen der Robotic Process Automation werden solche Fehlerquellen schneller und einfacher identifiziert.
Folglich kann der Einsatz von Robotic Process Automation im ERP-Sytem eine deutliche Effizienzsteigerung für das Unternehmen bedeuten. Wer die Umstellung auf ein ERP-System bereits durchgeführt hat, kennt die zahlreichen Vorteile, die es mit sich bringt. Durch die Integration von Robotic Process Automation werden die positiven Effekte nochmals intensiviert.
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