Gerade für kleine Unternehmen hat die Anschaffung eines ERP-Systems keine hohe Priorität. Ihnen fehlen sowohl die finanziellen Ressourcen als auch die Personalkapazitäten für Wartung und Pflege. Stattdessen setzen diese Unternehmen oft auf bereichsspezifische Business-Software, um einzelne Abteilungen zu unterstützen. Mit der Zeit entsteht so eine Software-Landschaft aus isolierten Insellösungen.
Eine Zeit lang funktioniert dieser Ansatz noch recht gut. Aber früher oder später kommt jedes wachsende Unternehmen an den Punkt, an dem die Planung und Steuerung der geschäftlichen Aktivitäten zu komplex wird. Der Flickenteppich aus Insellösungen, der jahrelang gute Dienste geleistet hat, gerät an seine Grenzen. Die Effizienz sinkt und der gesamte Betrieb gerät ins Stottern.
Wie erkennt man diesen Punkt so zeitig wie möglich? Ab wann wird der Verzicht auf ein ERP-System zu einem unternehmerischen Risiko?
Statische Kennzahlen sind kein Indikator
Wenn Sie nach einer konkreten Mitarbeiterzahl suchen, ab der sich ERP-Software lohnt, muss ich Sie leider enttäuschen. Denn grundsätzlich gilt: Die Organisationsgröße alleine ist kein hinreichender Indikator für den Nutzen eines ERP-Systems.
Gerade in der Produktionsbranche kann jedes Unternehmen von den Vorteilen einer ERP-Lösung profitieren, egal ob Start-Up oder Großkonzern. Denn essenzielle Prozesse, wie Lagerverwaltung, Produktionsplanung oder Rechnungserstellung, müssen immer vorhanden sein, selbst bei kleinen Organisationen.
Sobald Sie irgendetwas produzieren und verkaufen, brauchen Sie bestimmte Abläufe im Hintergrund. Sonst ist Ihr Geschäft nicht wirtschaftlich. Daher macht es schnell Sinn, diese Prozesse durch ein ERP-System abzudecken und zu unterstützen.
Würden Sie ein neues Produktionsunternehmen systematisch aufbauen, mit dem Wissen, dass Sie sehr schnell wachsen, wäre das auch die perfekte Vorgehensweise: Schaffen Sie sich früh ein ERP-System an, damit Ihre Geschäftsprozesse von Anfang an so effizient wie möglich aussehen.
In der Dienstleistungsbranche sieht die Sache etwas anders aus. Unternehmen aus dem Bereich Professional Services sind seltener auf ein ERP-System angewiesen, denn ihre Prozesse sind weniger standardisiert. Sie profitieren zwar ebenfalls von grundlegenden ERP-Funktionen, wie Personalwirtschaft, Finanzrechnung oder Controlling. Aber ihre primären wertschöpfenden Prozesse spiegeln sich meist nicht in den ERP-Funktionen wieder. Daher erreichen Service-Dienstleister den kritischen Punkt später als Produktionsunternehmen.
Vergessen Sie also statische KPIs wie die Mitarbeiterzahl oder den jährlichen Umsatz. Ab wann Sie ein ERP-System brauchen, hängt in erster Linie von Ihrer individuellen Unternehmenssituation und der weiteren Entwicklung ab.
Software-Flickenteppiche werden mit der Zeit ineffizient
Als Faustregel gilt: Unternehmen brauchen ein ERP-System, sobald ihre Prozessstrukturen der steigenden Komplexität des Geschäftsumfelds nicht länger gewachsen sind.
Unternehmen brauchen ein ERP-System, sobald ihre Prozessstrukturen der steigenden Komplexität des Geschäftsumfelds nicht länger gewachsen sind
Jede Organisation entwickelt sich Schritt für Schritt weiter. Wann immer ein Problem auftritt, finden die Verantwortlichen eine Lösung, die daraufhin Teil der Prozess- bzw. Tool-Landschaft wird.
Wenn der Vertrieb beispielsweise zu viele Kontakte verwalten muss, erhält er eine professionelle CRM-Lösung. Auf die gleiche Weise kommen auch andere Tools hinzu, wie ein Warenwirtschaftssystem für den Einkauf oder eine CAD-Software für die Konstruktion.
Das alles passiert nach und nach. Daher sehen Entscheider meist keinen Anlass, die IT-Infrastruktur grundlegend zu überarbeiten und die verschiedenen Systeme systematisch miteinander zu verknüpfen. Stattdessen gibt es immer mehr Workarounds. Falls die isolierten Anwendungen doch mal miteinander kommunizieren müssen, findet das meist manuell über Excel-Exporte und -Importe statt.
Das Problem liegt auf der Hand: Je mehr Insellösungen hinzukommen, desto komplexer wird der Datenabgleich. Mit jeder neuen Software werden die internen Prozesse langsamer, komplizierter und fehleranfälliger.
Die Organisation an sich wird ineffizient und schwerfällig. Das hat drei Konsequenzen:
- Gesetzliche Vorgaben verursachen hohen bürokratischen Aufwand.
- Geringe Effizienz behindert das Unternehmenswachstum.
- Kundenanforderungen können nicht mehr effizient bedient werden.
Alle drei Punkte wirken sich negativ auf den Unternehmenserfolg aus. Und alle drei können Anlass sein, eine ERP-Lösung einzuführen.
1. Rechtliche Vorgaben verursachen bürokratischen Aufwand
Dieser Punkt klingt zunächst verwunderlich. Schließlich gibt es kein Gesetz, das Unternehmen den Einsatz eines ERP-Systems vorschreibt. Es gibt allerdings einige Regelungen, deren bürokratische Anforderungen Unternehmen nur mit ERP-Unterstützung effizient erfüllen können.
Betrachten wir zum Beispiel Intrastat. In Deutschland sind Unternehmen ab einem Exportvolumen von 500.000 Euro dazu verpflichtet, ihre Transaktionen in elektronischer Form monatlich an das statistische Bundesamt zu melden.
Ein ERP-System erledigt diese Aufgabe unkompliziert per Knopfdruck. Ohne ERP-Lösung müssen Sie hingegen Personalressourcen darauf verwenden, jeden Monat einen entsprechenden Bericht zusammenzustellen und fristgerecht an die Behörden zu übermitteln. Gerade in kleineren Unternehmen kann dieser bürokratische Aufwand bereits ein ERP-System rechtfertigen.
2. Unternehmenswachstum stagniert
Sobald die internen Kapazitäten zu 100 Prozent ausgelastet sind, gibt es keinen weiteren Raum mehr, um zu wachsen. Unternehmen, die diesen Punkt erreichen, haben zwei Optionen: Entweder sie erhöhen ihre Kapazitäten oder sie steigern ihre Effizienz.
Das ist jedoch nur eine oberflächliche Betrachtung. In Wahrheit ist Effizienz hier der maßgebliche Faktor. Wenn Ihre Prozesse nicht wirtschaftlich genug sind, schafft eine Kapazitätserhöhung nur geringen Mehrwert, denn die zusätzlichen Ressourcen landen an der falschen Stelle.
Das heißt: Sobald der oben beschriebene Effekt komplexer Software-Landschaften und schwerfälliger Prozesse eintritt, fällt es dem Unternehmen schwer, weiter zu wachsen. Egal, wie weit die Organisation ihre Kapazitäten auch erhöht – der Output steigt nur marginal. Ineffiziente Abläufe verhindern jede Art von Hebelwirkung. Weiteres Wachstum ist erst möglich, wenn die Effizienz steigt.
3. Kundenwünsche können nicht länger bedient werden
In den letzten Jahren sind die Anforderungen, die Kunden an Produkte und Dienstleister stellen, deutlich gestiegen. Gerade in Zeiten des Online-Handels erwarten Kunden individuell konfigurierbare Produkte, schnelle Lieferzeiten und professionellen Service – und das alles natürlich zu günstigen Preisen.
Ohne streng durchstrukturierte, effiziente Prozesse im Hintergrund können Anbieter diese Anforderungen natürlich nicht erfüllen. Allerdings macht sich das erst ab einer gewissen Größe bzw. einem gewissen Bekanntheitsgrad richtig bemerkbar.
Bei kleineren Anbietern sind Kunden oft willens, ihre Erwartungen zu senken und beispielsweise längere Lieferzeiten oder höhere Preise in Kauf zu nehmen. Aber sobald ein Anbieter in eine höhere Liga aufsteigt, sieht er sich plötzlich mit steigenden Kundenanforderungen konfrontiert. Und ohne ERP-Unterstützung kann er diesen Anforderungen kaum nachkommen.
Nimmt die Administration Überhand, wird es Zeit für ein ERP-System
Generell gilt: Sobald der interne Aufwand beginnt, das Tagesgeschäft zu blockieren, wird es Zeit für ein ERP-System. Wann das genau passiert, hängt wiederum von der Organisation ab. Manche Unternehmen gelangen schnell an ihre Grenzen und brauchen recht früh eine ERP-Lösung. Andere kommen länger mit dedizierten Bereichslösungen zurecht. Irgendwann kommt aber für alle Unternehmen der Punkt, an dem es nicht mehr ohne ERP-Software geht.
Sobald Sie merken, dass die Effizienz Ihrer Abläufe sinkt, die Koordination immer mehr Zeit verbraucht und Fehler zunehmen, wird es Zeit zu handeln. Verlagern Sie so viele Routineaufgaben wie möglich in ein ERP-System und stellen Sie Ihre Kernkompetenzen wieder in den Vordergrund.
Die Erkenntnis, dass Sie ein ERP-System brauchen, ist allerdings nur der erste Schritt. Ab hier beginnt die ERP-Einführung. Wenn Sie wissen möchten, was von da an alles passiert, sollten Sie einen Blick in unser Whitepaper „Die ERP-Einführung von A bis Z.“ werfen. Es erklärt Ihnen alles, was auf Sie zukommt.
