Anbieter-Briefings sind hervorragend dafür geeignet, die ERP-Auswahl zu unterstützen. Sie erlauben Ihnen, in Frage kommende ERP-Anbieter besser einzuschätzen und die Qualität der Auswahlworkshops zu erhöhen. Aber was bedeutet das konkret? Wie läuft so ein Anbieter-Briefing ab, was müssen Sie vorbereiten? Schauen wir uns die Agenda doch einmal genau an.

Das Ziel eines Anbieter-Briefings ist, möglichen ERP-Lieferanten Informationen zu liefern, anhand derer sie einen Workshop vorbereiten können. Das sollte natürlich auch die Agenda wiederspiegeln. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor und erklären Sie Ihre Prozesse. Dazu bietet sich an, das Briefing in drei Punkte zu unterteilen:

  1. Unternehmenspräsentation
  2. Firmenrundgang
  3. Prozessbeschreibung

Unternehmenspräsentation: Stellen Sie alle Beteiligten vor

Zu Beginn stellen Sie Ihr Unternehmen und alle relevanten Personen vor, die an dem ERP-Projekt beteiligt sein werden. Eine Standard-Unternehmenspräsentation ist eine gute Basis, aber sie reicht nicht aus. Denken Sie daran: Sie spezifizieren hier ein System, das eng mit Ihren Geschäftsprozessen verzahnt ist.

Gehen Sie deshalb also in die Vollen – legen Sie Kennzahlen offen, stellen Sie Ihre Kernprodukte und zentralen Services vor und beschreiben Sie Ihre Organisationsstrukturen im Detail. Welche Abteilungen gibt es? Wie interagieren diese miteinander? Haben Sie Funktionen an externe Dienstleister ausgelagert? Unterhalten Sie mehrere Standorte? Wie läuft die Kommunikation zwischen diesen ab?

Auch Ihre Pläne für die nächsten Jahre sollten Sie nicht verschweigen. Planen Sie zu expandieren? Wollen Sie Niederlassungen im Ausland aufbauen? Möchten Sie in neue Märkte eintreten oder Ihr Partnernetzwerk erweitern? All diese Informationen gehören in das Anbieter-Briefing.

Firmenrundgang: Ein erster Eindruck

Nach der Vorstellung sollten Sie sich die Zeit für einen Rundgang nehmen. Führen Sie Ihre Gäste durch Ihre Räumlichkeiten und zeigen Sie ihnen die wichtigsten Bereiche und Anlagen. Die Führung sollte am besten der Projektleiter, die Projektleiterin oder ein Mitglied der Geschäftsführung durchführen. So haben Ihre Gäste dann auch gleich einen geeigneten Ansprechpartner für Fragen.

Dabei handelt es sich nicht einfach um eine simple Höflichkeitsgeste. Der Rundgang erlaubt den ERP-Anbietern, Ihre Strukturen und Prozesse mit konkreten Eindrücken in Einklang zu bringen. Dadurch können sie die abstrakten Informationen aus dem Briefing viel leichter verstehen und verarbeiten. Und das kommt insbesondere dem dritten Teil der Agenda zugute: dem Prozessabschnitt.

Prozessbeschreibung: Was muss das System abbilden?

Im dritten Punkt der Tagesordnung thematisieren Sie die wichtigsten Prozesse, die das ERP-System abbilden muss. Um welche Prozesse es sich dabei handelt, hängt von Ihnen und Ihrer Branche ab. Sind Sie im Anlagenbau tätig, haben Sie beispielsweise andere Prozessanforderungen als ein Großserienfertiger.

Wichtig ist vor allem, dass Sie den Prozessablauf so konkret wie möglich beschreiben. Halten Sie sich nah an der Realität und arbeiten Sie mit Beispielen. Versuchen Sie, die Besonderheiten Ihrer Prozesse klar herauszuarbeiten. Gerade Sonderfälle sind wichtige Informationen für die ERP-Anbieter, denn sie beeinflussen Ihre Anforderungen an das System.

So klappt die ERP-Auswahl

Mit einem guten Anbieter-Briefing können Sie die ERP-Auswahl deutlich vereinfachen. Die richtige Agenda ist ein erster Schritt dorthin, aber natürlich gehört noch mehr dazu. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, was es bei Anbieter-Briefings zu beachten gilt, ist unser Whitepaper „Anbieter-Briefing – Holen Sie das Maximum aus Ihren ERP-Workshops!“ das Richtige für Sie!