Geht es um die Auswahl der ERP-Projektleitung, kommen manche Unternehmen auf die Idee, die Rolle einfach an eine externe Person zu vergeben. Auf diese Weise wollen sie den Auswahlprozess verkürzen und interne Ressourcen einsparen. ERP-Beraterinnen und -Berater kommen dabei besonders häufig ins Gespräch. Und warum auch nicht? Schließlich können ERP-Entscheider auf diese Weise sicherstellen, dass die Projektleitung in den Händen eines erfahrenen ERP-Veteranen liegt, der nicht nur jede Menge Hintergrundwissen mitbringt, sondern auch noch gegen firmeninterne Streitigkeiten immun ist.
Unserer Erfahrung nach geht solch eine Konstellation allerdings nur selten gut aus. Die Projektleitung auszulagern, bringt eine Menge ungeahnter Probleme mit sich. Denn dieser Aufgabenbereich ist stark unternehmensspezifisch. Die Projektleitung sollte daher immer in den Händen der Organisation bleiben.
Externe Berater werden von Mitarbeitern oft nicht akzeptiert
Eins vorweg: Die eingangs erwähnten Vorteile externer ERP-Berater existieren tatsächlich. Aufgrund ihres beruflichen Hintergrunds haben sie viel Erfahrung mit ERP-Projekten. Darüber hinaus sind ERP-Berater nicht Teil der sozialen Strukturen innerhalb des Kundenunternehmens und daher auch nicht an internen Machtkämpfen beteiligt. Es gibt allerdings zwei gravierende Nachteile, die schwerer wiegen als diese Vorteile.
Zum einen kann gerade die Position von ERP-Beratern als „soziale Außenseiter“ im Unternehmen zum Problem werden. Sie haben es oft schwer, die Akzeptanz der Belegschaft zu gewinnen. Bei der Geschäftsleitung sind ERP-Berater zwar hoch angesehen, aber der Rest der Mitarbeiter nimmt sie als Außenseiter wahr. Vergessen Sie eins nicht: in vielen Unternehmen entstehen bereits Widerstände gegen die ERP-Einführung. Wenn Sie zusätzlich auch noch die Projektleitung an eine Person übertragen, die keine Beziehung zu Ihren Mitarbeitern hat, verschlimmern Sie diese Situation. In den Köpfen Ihrer Angestellten entsteht womöglich das Bild kalter, herzloser Unternehmensberater, die einzig und allein dem Gewinn des Unternehmens verpflichtet sind und das ERP-Projekt ohne Rücksicht auf Verluste umsetzen. In dem Fall können Sie sich bereits jetzt auf Konflikte einstellen.
ERP-Berater als Projektleiter sind für die Angestellten oftmals herzlose Unternehmensberater.
Ohne einen persönlichen Draht zu Ihrem Team kann die externe Projektleitung diesen Ängsten und Vorurteilen nur schwer entgegenwirken. Das zwanglose Gespräch am Kaffeeautomaten bleibt ihnen höchstwahrscheinlich verwehrt. Der Austausch mit den Fachabteilungen und betroffenen Mitarbeitern erfolgt dann üblicherweise nur auf bürokratischem Wege. Das verstärkt wiederum den Konflikt zwischen der Projektleitung und Ihren Angestellten. In solch einem Teufelskreis können schnell Konflikte entstehen, die ein ERP-Projekt zu Fall bringen.
ERP-Kompetenz wird nicht vollständig im Unternehmen verankert
Ein weiterer Nachteil der ausgelagerten Projektleitung betrifft das Knowledge Management. Wenn Sie einen ERP-Anbieter mit der Systemeinführung beauftragen, erhalten Sie nicht nur die Software selbst, sondern auch die Kompetenz, damit umzugehen und die ERP-Lösung mit Ihren Prozessen zu verbinden. Man könnte sogar sagen, dass der Wissenstransfer vom ERP-Anbieter zum Kunden einer der zentralen Bestandteile der ERP-Einführung ist – denn die Software alleine hilft Ihnen noch nicht weiter.
Natürlich lernen Ihre Mitarbeiter auch weiterhin, mit der ERP-Lösung umzugehen. Anwenderschulungen sind ein fester Bestandteil jeder ERP-Einführung. Das ändert sich auch nicht, nur weil Sie die Projektleitung einer unternehmensfremden Person übergeben haben. Allerdings findet Wissenstransfer innerhalb eines ERP-Projekts nicht ausschließlich auf der Anwenderebene statt. Auch das Projektteam selbst erhält Schulungen und Trainings. Damit verankern Sie auch konzeptionelles Wissen über das ERP-System langfristig im Unternehmen. In unserem Outsourcing-Szenario geschieht das jedoch nur zum Teil. Nach erfolgreicher Einführung verlieren Sie Zugriff auf all die Kompetenzen, die sich die Projektleitung angeeignet hat. Im Zweifelsfall gibt es dann niemanden mehr im Unternehmen, der das ERP-System als Ganzes überblickt.
ERP-Berater sind für andere Aufgaben besser geeignet
Mit diesem Beitrag wollen wir Sie natürlich nicht davon abbringen, die Leistung einer ERP-Beratung in Anspruch zu nehmen. Die Kolleginnen und Kollegen leisten hervorragende Arbeit auf ihrem Gebiet. Wir möchten Sie nur darauf hinweisen, dass Sie für jede Projektrolle die richtige Person auswählen sollten – und externe Berater eignen sich unserer Meinung nach überhaupt nicht für die Rolle der Projektleitung.
Wenn Sie wirklich von der Erfahrung und den Kompetenzen eines ERP-Consultants profitieren möchten, müssen Sie an den richtigen Stellen ansetzen – und das sind in erster Linie zwei:
Evaluation – Externe Berater wissen in der Regel viel über ERP-Anbieter und ihre Lösungen. Sie sind daher prädestiniert dafür, einen fundierten Abgleich zwischen den Anforderungen eines Unternehmens und den Möglichkeiten der verschiedenen ERP-Angebote am Markt zu leisten. Außerdem wissen sie, was faire Preise sind. Somit können sie Ihnen dabei helfen, den passenden ERP-Anbieter auszuwählen.
Prozessoptimierung – In der Regel bringen ERP-Berater Organisationserfahrung aus zahlreichen ERP-Projekten mit. Sie wissen genau, wie eine ERP-Einführung – und ganz besonders die Prozessoptimierung – funktioniert. Das macht sie zu wertvollen Prozessexperten, denn sie bieten eine frische Perspektive, die ein Unternehmen aus den eigenen Reihen nicht erhält. Eine ERP-Beratung kann mit weniger Aufwand ineffiziente, verstaubte Prozesse identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten vorschlagen. Dieses Wissen macht sie zu kompetenten Prozessoptimierern.
Das richtige Werkzeug für den passenden Anwendungsfall
Mit ihrer Erfahrung und ihren Kompetenzen sind ERP-Berater perfekt dafür geeignet, Unternehmen bei der Auswahl und Einführung des passenden ERP-Systems zu unterstützen. Aber sie sind keine Allzweck-Werkzeuge, die Sie auf jede beliebige Position setzen können. Richtig in Ihr Projektteam integriert, als Auswahl-Experten oder Prozessoptimierer, können ERP-Consultants deutlichen Mehrwert liefern. Für die Projektleitung eignen sie sich jedoch überhaupt nicht. Diese Aufgabe sollte auf jeden Fall in den Händen des Unternehmens bleiben.
Wenn Sie sich jetzt fragen, welche anderen Fehler Sie bei der ERP-Einführung noch vermeiden sollten, legen wir Ihnen unser Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“ ans Herz. Darin weisen wir auf acht Stolpersteine hin, denen Sie lieber aus dem Weg gehen sollten.
