Die ERP-Einführung ist ein Projekt, das viele Unternehmen verunsichert. Einige befassen sich zum ersten Mal mit dem Thema und wissen nicht, was auf sie zukommt. Besonders eine Frage taucht immer wieder auf: „Können wir so ein ERP-System überhaupt aufsetzen?“

Machen wir uns nichts vor – ein ERP-Projekt ist ein umfangreiches Vorhaben, das neben vielen Vorteilen auch jede Menge Veränderungen mit sich bringt. Grundvoraussetzung sind die entsprechenden Prozesse und Ressourcen für das Projekt.

Damit Sie nicht im Dunkeln herumstochern, haben wir eine Checkliste für Sie erstellt. Wenn Sie diese 5 Punkte erfüllen, steht Ihrer ERP-Einführung erstmal nichts im Weg.

1. Wir haben eine strukturierte, zentrale Datenverwaltung.

Unternehmensdaten sind das Herzblut jedes ERP-Systems: Sie bilden die Basis jeder Analyse, jeder Automatisierung und jeder Dokumentation. Datenqualität ist damit der zentrale Faktor von ERP. Sind Ihre Daten lückenhaft oder veraltet, beeinträchtigt das auch den Output des Systems. „Trash in – Trash out“ sagen IT-Experten salopp dazu.

Bevor sie über eine ERP-Einführung nachdenken, sollten Sie daher Ihre Datenverwaltung überprüfen:

  • Sind Ihre Stammdaten vollständig und aktuell?
  • Haben Sie Vorgaben oder ein Regelwerk für die Dateneingabe?
  • Sind Ihre Eingabeprozesse sauber definiert?

2. Wir haben das nötige Personal, um das ERP-Projekt durchzuführen.

Viel zu oft wird die ERP-Einführung zum rein technischen Projekt deklariert. Die IT soll die Software einzuführen und dann läuft alles – so die Theorie. In der Realität handelt es sich aber um einen umfangreichen Change-Management-Prozess, der das gesamte Unternehmen betrifft.

Sie müssen also Personal bereitstellen – fähige Projektleiter und Key-User, die den Einführungsprozess betreuen. Stellen Sie also frühzeitig sicher, die notwendigen Ressourcen in Form der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter für das ERP-Projekt freizuhalten.

3. Unsere Geschäftsprozesse sind ausdefiniert und dokumentiert.

Jedes ERP-System basiert auf einer Prozesssicht, denn nur so kann es funktionieren. Die Software sammelt Prozessinformationen, verarbeitet sie und leitet das Ergebnis weiter. Das heißt im Umkehrschluss: keine Prozesse – keine Analyse.

Bevor ein ERP-System ordnungsgemäß arbeiten kann, müssen Sie Ihre aktuellen Prozesse formell ausformulieren (Beschreibung des Ist-Zustands). Andernfalls können Sie nicht alle Vorgänge vollständig im System abbilden. Um diese Herausforderung zu meistern, stehen Ihnen an dieser Stelle ERP-Berater zur Seite, die Sie bei der Prozessanalyse unterstützen – eine sinnvolle Option gerade für kleinere Unternehmen.

4. Wir tauschen Informationen im Unternehmen strukturiert aus.

In jedem Unternehmen, ungeachtet seiner Größe, findet ein Informationsaustausch statt. Daten wie Lieferzeiten, Lagerbestände oder Projektkalkulationen werden von einem Bereich an den nächsten weitergeleitet und dort verarbeitet.

Damit das ERP-System diesen Austausch unterstützen kann, muss er jedoch prozessual erfolgen. In großen Unternehmen ist das in der Regel bereits der Fall, aber kleinere Firmen arbeiten oft noch auf Zuruf.

Damit Ihr ERP-System perfekt funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass jeder Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen anhand von Prozessen dokumentiert und geregelt ist. Diese Art der Prozessmodellierung kann durchaus komplex werden. Im Zweifelsfall kann Ihnen ein ERP-Berater auch hier wertvolle Hilfestellung leisten.

5. Unsere Mitarbeiter dokumentieren alle Geschäftsprozesse lückenlos.

Auch wenn Sie perfekt ausgearbeitete Prozesse haben, die den Datenaustausch lückenlos regeln – das bringt Ihnen nichts, wenn Ihre Mitarbeiter nicht mitziehen. Wenn sich niemand die Mühe macht, Daten konsequent in das System einzupflegen, laufen all Ihre schönen Prozesse ins Leere.

Hier ist Prozessdisziplin gefragt. Es muss in Ihrem Unternehmen Selbstverständlich sein, jede Transaktion und jede Information ausnahmslos im System zu vermerken. Denn nur so bilden Sie Ihr Tagegeschäft lückenlos ab.

Alle 5 Punkte erfüllt? Sie sind bereit für die ERP-Einführung!

Konnten Sie alle 5 Punkte auf dieser Checkliste abhaken? Wenn ja, dann brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen. Sie sind bereit für die ERP-Einführung.

Auch fehlende Punkte können Sie kompensieren. Prozessmodellierung und –optimierung ist bereits ein Teil der ERP-Einführung. Die Punkte 3, 4 und 5 der Checkliste können Sie daher abdecken, indem Sie einfach mehr Zeit für das ERP-Projekt einplanen. An den ersten beiden Punkten sollten Sie aber auf jeden Fall noch vor dem Projekt arbeiten.

In jedem Fall sollten Sie Ihre ERP-Einführung gut vorbereiten. Stecken Sie lieber etwas mehr Zeit in die Planung, denn Fehler in der Konzeption können am Ende teuer werden. Falls Sie noch mehr über Chancen und Risiken von ERP-Projekten wissen möchten, sei Ihnen hiermit unser Whitepaper „ERP-Einführung: Wie Sie Risiken und Nebenwirkungen richtig einschätzen“ ans Herz gelegt.