20 bis 30 Stunden pro Woche verbringen die Deutschen durchschnittlich mit dem Smartphone, und sie schauen pro Tag 50- bis 80-mal aufs Display. Was liegt also näher, als wichtige ERP-Geschäftsprozesse auch mobil zu nutzen?
Oft verbindet man ERP-Systeme mit umfangreichen Bedienoberflächen, welche hauptsächlich für Desktop-Computer ausgelegt sind. Lohnt es sich für Unternehmen, eine Software zu kaufen, welche eine mobile Funktionalität anbietet? In diesem Artikel erfahren Sie, warum sich die Investition in ein „Mobile ERP“ für Sie auszahlt.
Was ist Mobile ERP?
Mit Mobile ERP ist der mobile Zugriff auf ein ERP-System gemeint. Dabei kann über mobile Endgeräte wie beispielsweise Smartphones und Tablets auf ERP-Prozesse, Funktionen und Daten der Software zugegriffen werden. Das Mobile ERP kann dabei entweder über ein optimiertes Web-Portal oder über eine native App genutzt werden.
Web-Portal oder native App
Beide Möglichkeiten – Web-Portal oder native App – haben ihre Vorteile und sind nicht grundsätzlich besser oder schlechter. Ein Web-Portal punktet vor allem durch Flexibilität und Kompatibilität. Es kann mit jedem möglichen Endgerät (PC, Tablet, Smartphone …) jederzeit aufgerufen werden. Es funktioniert mit allen Geräten und setzt lediglich einen Browser voraus. Eine Software-Installation ist auf den jeweiligen Endgeräten nicht nötig.
Der größte Vorteil einer nativen App ist dagegen die tiefere Integration auf den jeweiligen Endgeräten. Das bedeutet eine meist bessere an das jeweilige Betriebssystem (iOS und Android) angepasste Bedienung. Außerdem lassen sich mit einer App gerätespezifische Funktionen besser nutzen, wie beispielsweise GPS- oder Kamerafunktionen. Eine native App kann bei Bedarf in einen Offllinebetrieb wechseln. Damit können mobile ERP-Prozesse ohne eine konstante Datenanbindung genutzt werden.
Wer nutzt den mobilen Zugriff?
Bürokräfte arbeiten vorwiegend im Büro und am Desktop-Computer. Gerade in Zeiten des Homeoffice spielt aber auch für diese Nutzergruppe ein mobiles Arbeiten eine immer wichtigere Rolle.
Im Außendienst sind mobile Prozesse oft unverzichtbar: in Vertrieb oder Kundendienst kann ein sehr hoher Mehrwert durch eine mobile Unterstützung direkt vor Ort geschaffen werden. So können beispielsweise aktuelle Kundendaten sehr smart vor Ort eingesehen und gepflegt werden. Der gesamte Serviceeinsatz kann zum Beispiel umgehend gebucht, direkt quittiert und sofort in Rechnung gestellt werden.
Im Bereich Lager und Logistik spielt eine mobile Lösung oft eine zentrale Rolle. Dabei können ERP-Prozesse auf die Funktionalität heruntergebrochen werden, die vor Ort und direkt an der Ware benötigt wird.
Mobiler ERP-Zugang ist mehr als ein nettes Feature.
Die Vorteile von Mobile ERP
Wie profitiert Ihr Unternehmen konkret, wenn Ihr ERP-System mobil nutzbar ist?
Bessere Qualität in Vertrieb und Kundenservice
Im vertrieblichen Außendienst kann gezielt auf wichtige und aktuelle Daten zugegriffen werden: etwa um Fragen zu beantworten, Produktkataloge mitzuführen, Verträge anzusehen oder Aufträge direkt an Ort und Stelle zu erfassen. Sie können schnell entscheiden, und damit zum Beispiel Preisverhandlungen aktiv unterstützen.
Oft definiert die Erstellung einer mobilen Applikation auch eine klare Vorgehensweise (wie ein digitaler Assistent). So kann beispielsweise im Kundendienst oder auch im Lager mobil schrittweise durch den Prozess geführt werden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Servicekräfte nichts vergessen und Prozesse im Lager wie vorgesehen durchgeführt werden.
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Weniger Schulungsbedarf
Gerade durch definierte und iterativ geführte mobile Prozesse benötigen neue Arbeitskräfte deutlich weniger Einarbeitungszeit und können weitaus schneller in Ihre ERP-Prozesse eingebunden werden.
Mehr Freiheit
Arbeiten während Wartezeiten oder der Zugfahrt? Mit Mobile ERP kein Thema: Sie können sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Sie müssen nicht extra ins Büro fahren oder jederzeit einen schweren Laptop mit sich führen, um Daten zu pflegen, Prozesse im Blick zu haben oder wichtige Vorfälle zu bearbeiten. Ein Mobile ERP unterstützt Sie also dabei, flexible Arbeitsmodelle anzubieten und kann dabei auch für mehr Motivation und Spaß bei der Arbeit sorgen.
Nachhaltig und ressourcenschonend
Durch den mobilen Zugriff werden unnötige Fahrten reduziert, ebenso der Verbrauch an Papier, Druckerfarbe und so weiter. Sie sparen Ressourcen, Geld und verkleinern ihren ökologischen Fußabdruck.
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Aktuellere, vollständige Daten
Datenpflege kostet Zeit und ist eine lästige Aufgabe, die oft aufgeschoben wird. Mit mobilem Zugang kann Ihr Außendienst die Daten direkt an Ort und Stelle eintragen. Die Vorfälle bleiben nicht liegen oder werden gar vergessen. Dadurch sind in Ihrem ERP-System die Daten immer aktuell und vollständig.
Digitalisierte Prozesse
Papierbasierte Pick-Listen im Lager oder Laufkarten in der Produktion? Lösen Sie Ihre „Zettelwirtschaft“ durch zeitgemäße digitale Abläufe ab. Dadurch sind die Daten auch bei kurzfristiger Änderung immer aktuell und Buchungen umgehend im System.
Offline arbeiten
Leider ist die Abdeckung mit mobilem Internet in Deutschland noch lückenhaft: auf dem Land oder unterwegs klaffen Funklöcher. Nicht bei jedem Kunden oder in jeder Umgebung ist eine Datenanbindung gewährleistet. In diesem Fall können bestimmte mobile Funktionen auch offline genutzt werden, sofern die App das ermöglicht.
Anforderungen eines Mobile ERP
Was müssen Sie beachten, wenn Sie ein Mobile ERP betreiben?
Technik
Ihre IT-Infrastruktur muss für die mobile Nutzung vorbereitet sein. Selbst betriebene ERP-Lösungen (On-premise) liegen hinter einer Firewall. Der Zugriff von unterwegs kann oft nur über einen VPN-Tunnel ermöglicht werden. Das funktioniert am Laptop im Homeoffice, aber für die „echte” mobile Nutzung ist das nicht praktikabel. Eine mögliche Lösung ist die Synchronisation bestimmter Daten über eine Cloud oder auch eine in der DMZ eingerichtete Proxylösung inkl. Verschlüsselung, welche eine sichere und direkte Kommunikation gewährleistet. Hier wird ein Gesamtkonzept entsprechend der Anforderungen benötigt.
Usability
An Mobilgeräten arbeitet es sich unter Umständen nicht so komfortabel wie am Desktop. Lange Texte zu schreiben oder große Datenmengen zu analysieren, ist vor allem auf den oft kleineren Bildschirmen lästig. Deshalb benötigt mobile Lösungen eine durchdachte Struktur und ein angepasstes Bedienkonzept. Mobile ERP-Funktionen sollten dabei auf die sinnvollen Funktionen reduziert werden, um eine angenehme und schnelle Bedienung zu gewährleisten.
Sicherheit
Die mobile Nutzung bietet potenzielle Angriffsflächen. Diese müssen im Sicherheitskonzept berücksichtigt werden. Verschlüsselte Datenübermittlung und Zwei-Faktor-Authentifizierung sind unter anderem wichtige Maßnahmen. Kritische Daten sollten nicht lokal auf Mobilgeräten gespeichert werden. Neben der Technik kommt es auch auf das korrekte Verhalten der Nutzenden an: etwa dass sie ihr Gerät sperren und es nicht unbeaufsichtigt liegen lassen, wenn sie es nicht benutzen.
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Fazit
Mobiler ERP-Zugang ist mehr als ein nettes Feature. Er steigert Ihre Produktivität, verbessert Ihre Abläufe und unterstützt Sie im Kundenservice. Mobile ERP ermöglicht zudem modernes und flexibles Arbeiten, wie es sich Ihre Mitarbeitenden wünschen.
