Die perfekte Person für die Rolle der ERP-Projektleitung zu finden, kann sich als knifflig erweisen. Passende Kandidatinnen und Kandidaten müssen schließlich viele verschiedene Eigenschaften mitbringen: Führungskompetenz, Fachkenntnisse, ein Blick fürs große Ganze und noch einiges mehr. Viele Entscheider fühlen sich bereits an dieser Stelle der ERP-Einführung überfordert – gerade, wenn sie noch keine Erfahrungen mit ERP-Projekten haben.

Um Ihnen bei der Auswahl der Projektleitung unter die Arme zu greifen, haben wir einmal 5 Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt. Bei dieser Liste stehen aber nicht die Kandidaten im Fokus (wie Sie die richtige Person für die ERP-Projektleitung finden haben wir bereits in einem anderen Beitrag vorgestellt). Nein, diese Hinweise richten sich speziell an die Geschäftsleitung. Wir sagen Ihnen genau, was Sie als Chef tun können, um Ihr ERP-Projekt von Anfang an auf den richtigen Kurs zu bringen.

1. Lagern Sie die Projektleitung an einen Ihrer Mitarbeiter aus

Auf den ersten Blick mag es wie eine gute Idee wirken, die ERP-Projektleitung einfach zur Chefsache zu erklären. Als erfahrene Führungskraft verfügen Sie schließlich über all die Eigenschaften, die gute Projektverantwortliche ausmachen. Außerdem kommt es auf diese Weise nicht zu Konflikten zwischen Geschäfts- und Projektleitung. Wieso übernehmen Sie also nicht selbst das Steuer?

In der Realität ist diese Konstellation leider nur in Kleinunternehmen durchführbar. Im Mittelstand oder in Großunternehmen ist dieses Vorgehen aufgrund der schieren Größe eines ERP-Projekts allerdings nicht mehr machbar. Dort ist die Geschäftsführung mit zu vielen anderen Pflichten betraut, um selbst die Aufgaben der Projektleitung zu bewältigen. Die kombinierte Aufgabenlast ist einfach zu viel für eine einzelne Person. Wenn Sie es dennoch versuchen, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit beide Verantwortungsbereiche darunter leiden. Suchen Sie sich lieber eine geeignete Person, die das ERP-Projekt für Sie managt.

ERP-Projektleitung: Chefs sollten Machtworte über den Köpfen des Projektteams hinweg unbedingt vermeiden.

2. Stärken Sie der Projektleitung den Rücken

Egal, welchen Kandidaten Sie am Ende auch auswählen – Sie sollten in jedem Fall zu Ihrer Entscheidung stehen. ERP-Projektleiter und Geschäftsleitung müssen eng zusammenarbeiten. Teilen Sie dem ganzen Unternehmen mit, dass Projektleiter und Key-User in Ihrem Auftrag handeln und Ihr volles Vertrauen genießen. Wenn doch einmal Ihre Aufmerksamkeit gefordert ist, sollten Sie sich in jedem Fall mit der Projektleitung abstimmen und gemeinsam eine Lösung finden. Machtworte über den Kopf des Projektteams hinweg sollten Sie möglichst vermeiden.

Dahinter steckt kein bloßes Harmoniebedürfnis. ERP-Projekte erzeugen manchmal Ängste in der Belegschaft. Das neue ERP-System kann ein Gefühl der Bedrohung auslösen und Ihre Mitarbeiter fürchten sich davor, ersetzbar zu werden. Aus solchen Ängsten kann wiederum sehr schnell Widerstand entstehen. Einzelne Mitarbeiter versuchen eventuell, das Projekt zu blockieren oder zu verzögern, indem sie Projekt- und Geschäftsleitung gegeneinander ausspielen. Daher sollten Sie sich immer gut absprechen. Machen Sie von Anfang an klar, dass Sie und Ihr Projektteam an einem Strang ziehen. So verhindern Sie am besten, dass Konflikte überhaupt erst entstehen.

3. Wählen Sie eine starke Persönlichkeit für die Rolle aus

Für die Position der Projektleitung suchen Sie jemanden, der das ERP-Projekt auch ohne Ihre ständige Aufmerksamkeit zum Erfolg führt – eine Person, die Entscheidungen trifft, Konflikte löst und das Projektteam koordiniert. Dazu braucht es Durchsetzungskraft und Einfühlungsvermögen. Wählen Sie also am besten eine Person aus, die diese beiden Eigenschaften bereits mitbringt: eine starke Persönlichkeit, die das ERP-Projekt eigenständig auf Kurs halten kann.

Entgegen der Befürchtung vieler Entscheider sind solche Mitarbeiter meistens nicht schwer zu finden. Wenn Sie einen Moment lang in sich gehen, fallen Ihnen bestimmt ein paar Kolleginnen oder Kollegen ein, die ihren Bereich fest im Griff haben. Suchen Sie Personen, die besonderen Respekt bei

der Belegschaft genießen, vielleicht sogar eine Mentor-Figur für jüngere Kollegen darstellen. In den meisten Fällen finden sich solche Kandidaten relativ schnell – sie strahlen quasi Autorität und Zuverlässigkeit aus.

4. Statten Sie die Projektleitung mit genügend Freiräumen aus

Dieser Hinweis knüpft unmittelbar an den vorhergehenden an. Wenn Ihnen die Projektleitung möglichst viele Aufgaben abnehmen soll, genügt es nicht, eine starke Persönlichkeit auszuwählen. Sie müssen dieser Person auch die nötigen Freiräume gewähren. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Ein eigenes Budget
  • Mitspracherecht bei der Auswahl der Key-User
  • Die Möglichkeit, interne Abläufe vorübergehend zu ändern

All diese Befugnisse sind für den Ablauf einer ERP-Einführung unverzichtbar. Und wenn die Projektleitung in diesen Angelegenheiten nicht entscheiden darf, sind eben Sie als Chef gefragt. Machen Sie sich in dem Fall darauf gefasst, dass ständig jemand in Ihr Büro marschiert und eine Entscheidung fordert. Das bedeutet zum einen zusätzliche Arbeitsbelastung und Stress für die Geschäftsleitung. Zum anderen kommt es immer wieder zu Verzögerungen, wenn Sie mal nicht verfügbar sind. Eine weitestgehend autonome ERP-Projektleitung kann Ihnen diesen Ärger ersparen.

5. Übergeben sie die Projektleitung nicht an die IT

Als fünften Tipp haben wir noch einen Erfahrungswert für Sie: Die ERP-Einführung ist mehr als nur ein IT-Projekt. IT-Leiter und -Leiterinnen sind in der Regel keine gute Wahl für die ERP-Projektleitung. Das liegt nicht an ihren Kompetenzen oder ihrer Persönlichkeit. Es ist eher eine Frage der Perspektive. Die IT übernimmt in den meisten Unternehmen eine unterstützende Rolle: Sie stellt die technische Infrastruktur für ihre Kollegen bereit. Allerdings findet diese Zusammenarbeit nur selten auf fachlicher Ebene statt. Die IT erfährt nicht, was die anderen Bereiche im Detail tun. Genau dieser Blick über den Tellerrand ist jedoch eine wichtige Eigenschaft der perfekten Projektleitung.

Das heißt natürlich nicht, dass die IT im ERP-Projekt nur eine Nebenrolle spielt. Im Gegenteil: Ohne ihre Expertise und tatkräftige Unterstützung kann auch die beste Projektleitung nicht erfolgreich sein. Und es gibt mit Sicherheit auch das eine oder Unternehmen, dessen IT-Mitarbeiter genügend bereichsübergreifendes Wissen besitzen, um auch die ERP-Projektleitung zu übernehmen. In den meisten Fällen sind Sie jedoch mit einer anderen Person besser beraten.

Legen Sie die perfekte Basis für Ihr ERP-Projekt

Als Mitglied der Geschäftsführung sind Sie vielleicht nicht an der operativen Einführung eines ERP-Systems beteiligt. Aber die strategischen Entscheidungen, die Sie treffen – besonders was die Auswahl des Projektteams angeht – sind nichtsdestotrotz von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg. Mit der richtigen Projektleitung an der Spitze, einer starken Persönlichkeit, die über die nötige Autonomie verfügt, ist Ihr ERP-Projekt schon mal auf dem richtigen Kurs. Den Rest können Sie getrost Ihrer Mannschaft überlassen.