Wer nach einer neuen Software-Lösung sucht, egal ob privat oder im Business-Kontext, geht normalerweise nach einem simplen, dreistufigen Schema vor:
- Grundrecherche: Welche Applikationen kommen generell in Frage?
- Vergleich: Welcher Anbieter erfüllt meine Anforderungen am besten?
- Entscheidung: Ich kaufe die Software meiner Wahl.
Das Vorgehen an sich ist auch für die ERP-Auswahl durchaus geeignet. Es gibt allerdings deutliche Unterschiede in der praktischen Umsetzung.
Bei einer aufgabenspezifischen Standardsoftware, wie einem CRM- oder Dokumentenmanagement-System, analysieren Entscheider in erster Linie per Netzrecherche. Sie lesen Feature-Beschreibungen auf der Website des Anbieters, laden sich Guides herunter, nehmen an Webinaren teil oder fordern einen Demo-Account an. Kontakt mit dem Software-Anbieter kommt erst dann zustande, wenn der Kauf ansteht.
Im Kontext der ERP-Einführung funktioniert dieser Ansatz jedoch nur bedingt. Die Grundrecherche ist zwar noch netzbasiert durchführbar (zumindest auf einer groben Ebene). Aber spätestens beim Anbietervergleich gerät dieses Vorgehen an seine Grenzen. Bei einem ERP-System handelt es sich um eine komplexe Business-Software, die eng mit allen wichtigen Geschäftsprozessen verknüpft ist. Daher ist die ERP-Auswahl immer hoch individuell.
Entscheidend ist, ob die ERP-Lösung in der Lage ist, alle spezifischen Abläufe des Unternehmens zu unterstützen. Und diese Frage lässt sich unmöglich anhand einer Webrecherche beantworten. Das Projektteam muss sich dazu mit dem jeweiligen ERP-Anbieter zusammensetzen und alle Anforderungen im direkten Gespräch durchgehen.
Das wiederum geschieht im Rahmen eines sogenannten ERP-Workshops.
Eine individuelle Präsentation der ERP-Lösung
Ein ERP-Workshop ist eine ein- bis zweitägige Informationsveranstaltung, die einem ERP-Anbieter die Möglichkeit gibt, seine Software vorzustellen. Dabei handelt es sich allerdings nicht um simple Vertriebsveranstaltungen. ERP-Workshops sind individuelle Präsentationen, exakt auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten. Der Anbieter erklärt ausführlich, wie er die Herausforderungen des Kunden mit seiner ERP-Software angehen will. Es handelt sich dabei um ein lösungsorientiertes, fachliches Gespräch zwischen Kunde und ERP-Partner. Daher gibt es im Rahmen der ERP-Auswahl immer mehrere Workshops – einen für jeden Anbieter.
Bei ERP-Workshops geht es nicht nur um harte Fakten. Die kommunikative Ebene spielt ebenfalls eine große Rolle.
Aus Kundensicht erfüllt ein ERP-Workshop zwei Funktionen. Zum einen liefert er wertvolle Informationen über das vorgestellte ERP-System. Kunde und Anbieter können im Rahmen eines Workshops beispielsweise darüber sprechen, wie sich ein spezifischer Prozess im Detail umsetzen lässt:
- Welche Schritte sind dazu nötig?
- Welche Funktionen des ERP-Systems kommen zum Einsatz?
- Muss der Prozess angepasst werden?
- Kann die Spezialsoftware der Abteilung integriert werden?
Diese Informationen würde eine simple Webrecherche nie ergeben. Und auch eine schriftliche Anfrage birgt Risiken. Vielleicht interpretiert der Anbieter die Frage anders als gemeint. Solche Missverständnisse können durchaus vorkommen und haben teils teure Konsequenzen. Ein direktes Gespräch ist in solchen Fällen immer besser geeignet, denn es bietet die Gelegenheit für Rückfragen.
ERP-Workshops sind entscheidend für die ERP-Auswahl.
Zum anderen bildet die kommunikative Ebene des ERP-Workshops ein wichtiges Auswahlkriterium. In den ein bis zwei Workshop-Tagen lernen Sie Ihre Ansprechpartner besser kennen und können deren Verhalten beobachten. Weicht der Anbieter manchen Themen aus? Geht er ausreichend auf Ihre Rückfragen ein? Stehen Ihre Herausforderungen im Vordergrund oder geht es nur um die Stärken der ERP-Software? All diese weichen Faktoren sind wertvolle Informationen für die ERP-Auswahl.
ERP-Workshops sind der letzte Schritt vor der Systemauswahl. Die finale Entscheidung erfolgt in der Regel kurz nach ihrem Abschluss. Achten Sie also darauf, so viele Informationen wie möglich aus den ERP-Workshops herauszuziehen. Die richtige Vorbereitung spielt an dieser Stelle eine große Rolle. Wenn Sie mehr über dieses Thema wissen möchten, ist unser Whitepaper „Holen Sie das Maximum aus Ihren ERP-Workshops!“ genau das Richtige für Sie.
