Brauchen Sie wirklich ein neues ERP-System? Kein IT-Projekt ist so aufwendig und folgenreich wie eine ERP-Einführung. Deshalb brauchen Sie triftige Gründe dafür. Sie müssen einschätzen können, ob und wie schnell sich die Investition für Sie lohnt.
Oft wird für solche Entscheidungen der geplante Return on Invest (ROI) berechnet. Ist das tatsächlich der richtige Weg? In diesem Artikel zeigen wir, welche Überlegungen für einen Umstieg sprechen – und dass schon wenige, einfache Fragen für eine Entscheidung ausreichen.
Die ROI-Kalkulation ergibt meist kein realistisches Ergebnis.
Argumente statt ROI-Prognose
Man setzt Kosten, Nutzen und Zeit ins Verhältnis und erhält den ROI als Kennzahl: soweit die Theorie. Das ist nicht falsch. Jedoch sollten Sie Ihre Entscheidung nicht darauf stützen. Aus zwei Gründen:
Erstens: Die ROI-Kalkulation ergibt meist kein realistisches Ergebnis. Die Kosten für ein ERP-System („Total Cost of Ownership“) lassen sich noch ziemlich genau ausrechnen. Der Nutzen jedoch ist unmöglich zu prognostizieren.
Wie wollen Sie seriös für die kommenden Jahre vorhersagen, welche Umsätze sie allein wegen des ERP-Umstiegs erzielen werden? Wie viel Sie durch effizientere oder automatisierte Prozesse im gesamten Unternehmen einsparen werden?
Zweitens: Niemand beginnt ohne Not ein so großes Projekt wie einen ERP-Umstieg. Wenn Sie also darüber nachdenken, stehen Sie wahrscheinlich vor großen Herausforderungen. Wahrscheinlich geht es um die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Manchmal machen auch Banken oder Investoren Druck, die IT zu modernisieren.
Statt einer Kennzahl brauchen Sie vielmehr triftige, strategische Argumente für Ihre Entscheidung. Welche der folgenden treffen auf Ihre Situation zu?
Argument 1: Das alte ERP erhält keinen Support mehr
Viele ERP-Lösungen wurden Ende der 90er-Jahre angeschafft. (Fun Fact: Die Vorgängersysteme hätten oftmals die Umstellung auf 2000er-Jahreszahlen nicht mitgemacht.) Seitdem hat sich der Softwaremarkt stark konsolidiert: Heute, 25 Jahre später, gibt es viele Anbieter nicht mehr. Oder der Support für die alten Systeme wurde eingestellt.
Viele IT-Mitarbeitende, die den Launch damals betreut haben, sind mittlerweile nicht mehr im Unternehmen. Resultat: Das ERP-System wird seit Jahren nicht mehr sauber gewartet und weiterentwickelt.
Argument 2: Dem alten ERP fehlen wichtige Fähigkeiten
Haben Sie Pläne, die ihr aktuelles ERP nicht unterstützt? Vor 10 oder 20 Jahren hatten Sie die Anforderungen von heute bei der ERP-Auswahl noch nicht im Sinn. Nun fehlen wichtige Fähigkeiten und Funktionen. Das kann Ihre Unternehmensentwicklung be- und verhindern. Zum Beispiel:
- Internationalisierung, wie den Sprung in die USA oder nach China
- Diversifizierung Ihres Angebots und Erschließung neuer Märkte, wie die Transformation zur E-Mobilität
- Einführung neuer Geschäftsmodelle, wie die nutzungsabhängige Abrechnung (As-a-Service-Modelle)
Auch neuere Technologien lassen sich in ältere Systeme meist nicht integrieren. Ein aktuelles Beispiel dafür sind KI-gestützte Prognosen und Optimierungen. Solche Technologien sind kritisch für Unternehmen, um in den kommenden Jahren wettbewerbsfähig bleiben zu können.
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Argument 3: Das alte ERP ist unflexibel
Bis vor 10-20 Jahren haben sich die Märkte überwiegend gemächlich entwickelt; in konservativen Branchen wie dem Maschinenbau allemal. Die IT-Systeme aus dieser Zeit spiegeln dies wider. Konfigurationen und Prozesse werden einmal angelegt und können so leicht nicht mehr geändert werden. Daten können nur innerhalb der Lösung verwendet werden.
Heute entwickeln sich Technologien und Märkte rasant weiter. Gefühlt jedes Jahr gibt es eine neue Krise. Nur Unternehmen, die schnell reagieren und sich anpassen, werden überleben. Das ERP-System muss dafür flexibel genug sein und unter anderem erlauben, Prozesse unkompliziert zu verändern. Es muss sich in die restliche IT-Landschaft integrieren lassen und mit anderen Systemen Daten austauschen können.
Argument 4: Das alte ERP ist kompliziert und schulungsintensiv
Mehrere Menüs oben und links, Reihen voller Mini-Buttons, Datenwüsten in Zeilen und Spalten, Texte in Schriftgröße 10 … Den Ursprung in den 90er-Jahren sieht man manch einer ERP-Software auch optisch an.
Das ist nicht nur unansehnlich, sondern behindert die Arbeit. Mitarbeitende müssen nach Daten suchen. Wichtige Informationen gehen unter. Häufig genutzte Funktionen sind umständlich zu erreichen. Für die Außendienstler wird die Datenpflege über Mobilgeräte zur Geduldsprobe.
Neue Mitarbeitende müssen intensiv eingearbeitet werden; sie brauchen Monate, um mit dem System warmzuwerden. Überhaupt ist schwer, jüngere Menschen für die Arbeit mit Systemen aus dem letzten Jahrtausende zu begeistern.
Argument 5: Das alte ERP unterstützt keine Automatisierung
In der Produktion ist Automatisierung schon seit Jahrzehnten selbstverständlich. Immer wiederkehrende Handgriffe werden von Maschinen erledigt. Und in der Verwaltung? Sachbearbeiter*innen müssen zigmal täglich bei Standardbestellungen auf „Freigeben“ klicken, Buchungen anlegen und vieles mehr. Das Problem: Das veraltete ERP unterstützt keine automatisierten Prozesse.
Damit wird viel Zeit für unnötige Routinearbeiten verschwendet. Mitarbeitende könnten viel sinnvoller mit anderen Aufgaben beschäftigt werden. Diesen „Luxus“ kann sich angesichts des Fachkräftemangels eigentlich niemand mehr erlauben.
Wann lohnt sich der Umstieg auf ein neues ERP?
Sie überlegen, ob Sie auf ein neues ERP-System umsteigen oder ob es das alte „noch tut“? Unsere Empfehlung: Prognostizieren Sie keinen ROI mit fiktiven Zahlen. Das bringt sie nicht weiter. Stellen Sie sich stattdessen folgende Fragen zu ihrer aktuellen Lösung:
- Unterstützt unser ERP-System das Unternehmenswachstum und unsere strategischen Pläne?
- Können wir damit alles machen, was nötig ist, um nachhaltig erfolgreich zu sein?
- Hilft uns die Lösung, uns auf die kommenden Herausforderungen der nächsten Jahre vorzubereiten?
Wenn Sie eine der Fragen mit Nein beantworten oder sich unsicher sind, dann ist ein neues ERP-System wahrscheinlich eine sinnvolle Investition. Sie wird sich vermutlich relativ schnell auszahlen. Das lässt sich zwar nicht seriös im Detail berechnen. Doch wir beobachten eine erfreuliche Entwicklung. Lange ging man bei ERP-Projekten von rund 5-7 Jahren bis zum ROI aus. Durch die gestiegenen Fähigkeiten moderner ERPs hat sich diese Zeit mittlerweile deutlich verkürzt. Bei unseren Kunden amortisiert sich der ERP-Umstieg meist innerhalb von 2-3 Jahren ab der Inbetriebnahme.
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