Una vez adquirido, trabajarás con tu sistema ERP durante los próximos 10 ó 20 años. Elegir al proveedor adecuado es, por tanto, uno de los momentos críticos del proceso de implantación de un ERP. Por eso es importante proceder sistemáticamente y no saltarse ningún paso importante.
Sin embargo, a menudo se subestima una herramienta del proceso de selección: la reunión informativa con el proveedor. En este artículo descubrirás por qué es tan importante y cómo debe ser la agenda de una reunión informativa ideal.
¿Qué es una sesión informativa para proveedores (en el proceso de selección de ERP)?
Una sesión informativa para proveedores es una reunión preparatoria personal entre tú (como empresa cliente) y los proveedores que están en la lista de preseleccionados para la introducción de tu nuevo sistema ERP. Normalmente se trata de entre 3 y 6 empresas. En la reunión informativa, les proporcionas toda la información relevante necesaria para los posteriores talleres sobre ERP.
En los talleres, los proveedores de servicios ERP presentan su sistema y repasan los procesos más importantes con tu equipo de proyecto. Tu posterior decisión de selección depende en gran medida de la impresión que te lleves en los talleres. Por tanto, debes asegurarte de que los proveedores están lo mejor preparados posible y comprenden tus requisitos con precisión.
Más información: ¿Qué es un taller ERP?
¿Qué objetivos persigues con la reunión informativa para proveedores?
Un paquete informativo con una presentación y documentos estándar no es suficiente como sesión informativa. Esto se debe a que los objetivos clave sólo pueden alcanzarse en una reunión con el proveedor de ERP.
Un paquete informativo con una presentación y documentos estándar no es suficiente como sesión informativa.
Transmite una imagen realista de tu empresa
Toda empresa tiende a presentarse de la forma más positiva posible: es la naturaleza humana. En las presentaciones prefabricadas, a menudo se relativizan u ocultan los puntos débiles o los problemas. Sin embargo, es precisamente esta información la que resulta interesante: en última instancia, el proyecto ERP pretende eliminar algunos de estos problemas. Los proveedores de ERP pueden hacer preguntas concretas y analizar los problemas. Pueden abordar cuestiones que quizá hayas olvidado mencionar en un documento. El resultado es una imagen completa y realista de tu situación.
Mejores talleres
La sesión informativa ayuda a los proveedores de ERP a comprender plenamente los requisitos y expectativas de la empresa. En los talleres posteriores, pueden responder de la mejor manera posible y mostrar en detalle cómo cumplirían sus requisitos individuales. La calidad de los talleres aumenta notablemente.
Ahorro de tiempo
Evitas malentendidos y consultas innecesarias que perturban o retrasan el curso de los talleres. También te beneficias de una base sólida en las fases posteriores de la colaboración. Cuantas más preguntas aclares al principio, menos bucles serán necesarios más adelante.
Consigue una impresión profesional
En las reuniones personales, puedes hacer preguntas concretas sobre tus requisitos específicos y discutir las soluciones propuestas por los proveedores de servicios. Esto te dará una idea de lo bien que entienden tu sector y tus retos individuales. Estos conocimientos te ayudarán a evaluar mejor la idoneidad técnica de los proveedores para tu proyecto de ERP.
Obtener una impresión humana
Además de los aspectos técnicos, el nivel interpersonal también desempeña un papel importante en un proyecto. En las reuniones informativas, conoces personalmente a los empleados del proveedor de ERP y obtienes una
Comunicación abierta
En todo proyecto ERP hay retos y conflictos menores y mayores. Hay que abordarlos abiertamente. La comunicación clara puede »entrenarse» desde el principio en una reunión informativa personal con el proveedor. Ofrece la oportunidad de aclarar ambigüedades y malentendidos. Si ambas partes hablan abiertamente de sus expectativas, oportunidades y limitaciones, se pueden evitar decepciones posteriores.
El orden del día ideal para una reunión informativa con proveedores
Los siguientes puntos deben figurar en el orden del día del acto:
Presentación de la empresa y del equipo del proyecto
En primer lugar, los proveedores de ERP quieren conocer tu empresa. En una presentación, muéstrales la estructura y cultura de tu empresa, tus objetivos empresariales, etc. Tenlo en cuenta: no se trata de una presentación de marketing para presentarte de la mejor manera posible. Lo que quieres es dar al proveedor de servicios información relevante para el proyecto ERP. Explica también tus planes futuros que el ERP debería respaldar: como un fuerte crecimiento, la internacionalización o los modelos de negocio digitales.
A continuación, presenta al equipo del proyecto que acompañará la implantación del ERP. De este modo, los socios externos sabrán quiénes son sus contactos y qué funciones y responsabilidades tienen en el proyecto.
Visita a la empresa
Si es posible, las sesiones informativas tendrán lugar en tus locales. Tras la presentación, ofrecerás al visitante una visita guiada por tus instalaciones. Esto les permite complementar la información previamente abstracta con sus propias experiencias. Muéstrales los distintos departamentos en los que se utilizará el ERP. Deja que tu equipo de proyecto, o algunos de ellos, participen en la visita. Pueden responder directamente a las preguntas.
Más información: Por qué merece la pena una visita guiada a la empresa con el proveedor de ERP
Descripción del proceso y datos de muestra
Por último, describe los procesos que el sistema ERP mapeará posteriormente. Concéntrate en los
- ¿Cuál es el objetivo?
- ¿Qué casos especiales debo tener en cuenta?
- ¿Hay interfaces con otros procesos o sistemas?
- ¿Con cuáles de tus procesos actuales tienes dificultades?
Proporciona a los proveedores de servicios ERP datos de muestra. Esto les permitirá reproducir posteriormente los procesos en el sistema ERP y demostrarlos en los talleres. Los datos deben ser reales, si es legalmente posible, o al menos parecerse a los datos reales. Recopila una pequeña selección de alta calidad de registros de datos que cubran completamente los procesos principales: 20 son mejores que 5.000.
También es importante: proporciona a todos los proveedores exactamente los mismos datos. Sólo así tendrás una comparación directa y objetiva más adelante en los talleres de ERP.
Más información: Cómo describir correctamente los procesos tipo para los talleres de ERP
Consejos para la reunión informativa con el proveedor
Prepárate con cuidado
Reúne toda la información relevante y estructúrala en una secuencia lógica. Crea un orden del día que establezca claramente el proceso de información y que esté a disposición de todos los participantes con antelación.
Implicar a todas las partes interesadas
Asegúrate de que todas las partes interesadas internas importantes participan en la reunión informativa con el proveedor o, al menos, pueden aportar sus requisitos y expectativas. Además del equipo del proyecto, esto incluye también a representantes de los departamentos especializados que trabajarán con el sistema ERP.
Comunicar claramente las expectativas y los requisitos
Comunica tus expectativas y requisitos con claridad y sin ambigüedades. Formula preguntas y tareas concretas que los proveedores de ERP puedan utilizar para presentar sus soluciones.
Crea un ambiente agradable
Elige una sala adecuada en la que todos los participantes se sientan cómodos y puedan concentrarse en su trabajo. Planifica pausas suficientes y proporciona bebidas y tentempiés. Un ambiente positivo fomenta el diálogo abierto y la creatividad entre todos los participantes.
Documenta los resultados y las conclusiones
Documéntalo todo cuidadosamente. Registra qué preguntas se han aclarado, qué requisitos son especialmente importantes y qué puntos siguen abiertos. Esta documentación te ayudará a evaluar los resultados de la reunión informativa y a planificar los siguientes pasos en el proceso de selección del ERP. Al mismo tiempo, te servirá de referencia para futuras colaboraciones con los proveedores de ERP.
Conclusión: el esfuerzo merece la pena en cualquier caso
Las reuniones informativas con los proveedores cuestan mucho más esfuerzo que recopilar documentos y enviarlos a todo el mundo. Estos actos cuestan tiempo, tiempo en el que tú y los miembros de tu equipo de proyecto no estáis disponibles. Planifica medio día por empresa invitada.
El esfuerzo merece la pena. Las sesiones informativas permiten a todos los candidatos de tu lista de preseleccionados prepararse de forma óptima para los talleres posteriores. Esto te proporciona la mejor base de información posible para seleccionar a tu proveedor de ERP.
Informe sobre el proveedor de ERP
Los talleres ERP son indispensables en la selección de un sistema ERP. Averigua cómo puedes sacar el máximo partido de los talleres.
