Daten sind das neue Öl, sagt man. Doch niemand würde riesige Ölreserven aufbauen, ohne zu wissen, wofür. Mit Daten passiert genau das. In einem normalen mittelständischen Unternehmen werden täglich abertausende Datensätze erzeugt. Nachdem ein Vorgang abgeschlossen ist, wandern sie ins Archiv. Dort bleiben sie ungenutzt liegen.
Wenn es bei Ihnen ähnlich ist, verschenken Sie eine Menge Potenzial. Mit einem ERP-System können Sie Ihre Daten „zweitverwerten“. Wie unterstützen Sie dadurch Ihre Entscheidungen und Ihre Planung? Lernen Sie sechs Use Cases kennen.
Unternehmen sitzen bereits auf einem Datenschatz.
Sie sitzen bereits auf einem Datenschatz
Haben Sie sich schon mal bewusst gemacht, welche Daten alle in Ihrem ERP-System schlummern? Daten aus der Produktion (Betriebsdaten), der Warenwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung), aus Buchhaltung und Rechnungswesen und so weiter. Darüber hinaus generiert jede einzelne Aktion von Anwender*innen im ERP Daten. Darin können wertvolle Erkenntnisse verborgen sein, wie Sie weiter unten erfahren werden (Use Case Nummer 5).
Die Daten werden teils manuell eingegeben: etwa Auftragsdaten, Schichtpläne und Arbeitszeiten. Andere werden automatisch erfasst: etwa der aktualisierte Lagerbestand beim Wareneingang oder Verkauf. Wieder andere werden aus anderen Systemen importiert: aus dem Onlineshop, CAQ-System (Qualitätsmanagement-System) oder MES (Produktionsleitsystem).
Im ERP werden alle diese Daten in einer einheitlichen Oberfläche dargestellt und sind für alle nutzbar. Echtzeitdaten unterstützen Sie bei schnellen Reaktionen im Tagesgeschäft. Zur Recherche vor Entscheidungen führen Sie Analysen von historischen Daten durch. Mit KI-Modellen können Sie bessere Prognosen und Handlungsempfehlungen aus den Daten ableiten. Und sogar Entscheidungen komplett automatisieren, wenn Sie das möchten.
Durch die Anbindung an ein Data Warehouse (DW) können Sie zusätzliche Daten mit den ERP-Daten zusammenführen und für tiefe Analysen verwenden. Die richtige IT-Systemlandschaft ist also Ihr Schlüssel dazu, Ihren Datenschatz zu heben und bestmöglich zu nutzen.
Besser entscheiden und planen mit Daten: 6 Use Cases für Ihr Unternehmen
Die folgenden sechs Use Cases kommen in produzierenden Unternehmen praktisch immer vor; sicher auch bei Ihnen. So helfen Ihnen Ihre Daten, bessere Entscheidungen zu treffen:
1. Produktionsmengen und Ausschuss planen (Fertigungssteuerung)
Ausschuss gibt es fast immer. Um die bestellte Menge liefern zu können, muss daher mehr produziert werden. Sie haben drei Möglichkeiten, diesen Prozess zu steuern. Die schlechteste ist: Sie zählen die Gutteile nach Fertigstellung. Um die Fehlmenge nachzuproduzieren, lasten Sie einen weiteren Auftrag ein. Dadurch verzögern sich der Auftrag und alle Folgeaufträge.
Stattdessen könnten Sie aus Ihren historischen Daten den durchschnittlichen Ausschuss ermitteln und von vornherein höhere Produktionsmengen einplanen. Das spart Zeit. Trotzdem wird die Produktionsmenge in Einzelfällen zu niedrig oder zu hoch sein.
Die Ideallösung: Sie binden das MES- und CAQ-System an Ihr ERP an, wo die Produktionsmengen und Prüfergebnisse live überwacht werden. Die finale Produktionsmenge wird anhand des realen Ausschusses in Echtzeit angepasst. Ihre Produktion ist optimal ausgelastet, der Auftrag wird fristgerecht fertig und sie verschwenden kein Geld durch überschüssige Teile.
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2. Einsatzplanung der Mitarbeitenden
Durch eine Gegenüberstellung von Personal- und Produktionsdaten können Sie Ihre Personalplanung verbessern. Finden Sie beispielsweise heraus, wann und wo besonders viel/wenig Ausschuss produziert wird oder Abläufe länger/kürzer dauern als gewöhnlich: in welchen Schichten, zu welchen Uhrzeiten, an welchen Arbeitsstationen und Maschinen, bei welchen Mitarbeitenden.
Aus den Erkenntnissen leiten Sie Maßnahmen ab: Sie können Ihre Schicht- und Einsatzpläne ändern, Arbeitsplätze ergonomischer gestalten oder bestimmte Mitarbeitende stärker fördern und schulen. Schon nach kurzer Zeit zeigen Ihnen die Veränderungen in den Daten, wie sich eine Maßnahme ausgewirkt hat.
3. Lagerbestand optimieren
Welche Artikel werden auf Lager gehalten und welche bedarfsorientiert bestellt? Diese Einteilung wird oft einmal vorgenommen und danach lange nicht mehr überprüft, ob sie noch sinnvoll ist. Unnötig hohe Lager- und Beschaffungskosten können die Folge sein.
Ein ERP-Modul zur Materialbedarfsplanung kann Vorschläge zur Optimierung machen. Es ignoriert die bisherige Kategorisierung. Stattdessen bezieht es folgende historische Informationen ein: Aufträge, Produktionsmengen, Lieferungen, Lieferzeiten, angenommene/reale Wiederbeschaffungszeiten, Preise und weitere. Die Analysen werden mit KI-Unterstützung durchgeführt. Mit nur wenig Aufwand können Sie die Empfehlungen ins ERP übernehmen und entsprechende Bestellungen erstellen.
4. Wartung und Neubeschaffung von Maschinen
Über Ihr MES erfassen Sie alle Leistungsdaten Ihrer Maschinen: Laufzeiten, Anzahl und Arten der produzierten Artikel, Verbrauch von Energie und Betriebsmitteln und so weiter. Daraus können Sie errechnen, wann Maschinen, Werkzeuge oder Einzelteile voraussichtlich repariert oder ersetzt werden müssen. Beauftragen Sie Ihre Servicetechniker rechtzeitig oder bestellen Sie Ersatz, um Ausfallzeiten zu vermeiden.
5. Prozesse beschleunigen und vereinfachen
Jeder Klick und jede Eingabe Ihrer Mitarbeitenden im ERP wird erfasst. Durch Process Mining analysieren Sie solche so genannten Ereignisdaten. Sie identifizieren Schwachstellen und Optimierungspotenziale.
Ein Beispiel: Sie untersuchen, welche Vorgänge besonders häufig vorkommen und wie viel Zeit zwischen zwei nachfolgenden Vorgängen besteht; etwa zwischen Antrag und Freigabe einer Bestellung. Sie stellen fest, dass auch bei günstigen Artikeln mehrere Tage vergehen. Daraufhin könnten Sie beschließen, dass der Freigabeprozess vereinfacht oder sogar komplett automatisiert wird.
6. Liquiditätsplanung
Ein Fehler in der Liquiditätsplanung kann ein gesundes Unternehmen in die Insolvenz schlittern lassen. Je genauer die Daten, desto sicherer die Planung. Mit den Informationen aus dem ERP lassen sich die variablen Kosten von Beschaffung und Produktion genau kalkulieren.
Weitere relevante Zahlen aus der Finanzbuchhaltung sind nicht im ERP-System: Reise- und Fuhrparkkosten, Mieten, Versicherungen, Kontostände, Kreditrahmen und viele mehr. Trotzdem möchten Sie sie in die Liquiditätsplanung einbeziehen. Bei dieser Aufgabe erweist sich die erwähnte Integration von ERP und Data Warehouse als nützlich. Damit können Sie Daten aus unterschiedlichsten Quellen auswerten. Mit demselben Komfort, den Ihr ERP-System bietet.
Fazit
Lassen Sie Ihre Daten nicht ungenutzt herumliegen. Darin schlummern wertvolle Erkenntnisse. Mit diesen können Sie genauer planen und besser entscheiden. Denken Sie über einen Wechsel Ihres ERP-Systems nach? Prüfen Sie, ob die Lösung Ihnen ermöglicht, verschiedene Datenquellen anzubinden und tiefe Datenanalysen durchzuführen.
