Die Umsetzung eines ERP-Projekts ist für alle Involvierten ein Krbeaftakt, der sich langfristig auszahlt. Um von der Einführung nachhaltig zu profitieren, sind in der Planungsphase und während der Implementierung wichtige Faktoren zu beachten. Wir zeigen Ihnen wichtige Dos und Don’ts für ein erfolgreiches und effektives ERP-Projekt.
1. Do: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit ein
Ein ERP-Projekt betrifft meist alle Angestellten eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, die anstehenden Veränderungen und Verbesserungen transparent zu kommunizieren. Verstehen Sie die Implementierung als ein gemeinsames Projekt, welches am besten miteinander bewerkstelligt werden kann. Um die Mitarbeiter*innen auf diesem Weg zu begleiten und auszubilden, benötigen sie Zeit und Schulungen. Die Eingewöhnung dauert meist länger als die Implementierungsphase allein und kann individuell variieren. An dieser Stelle kann mit Wissen und Verständnis ein besseres Change-Management erzielt werden. Nehmen Sie mögliche Ängste der Mitarbeitenden ernst und kommunizieren sie offen.
Nutzen Sie die Kompetenz Ihrer Belegschaft, um veraltete Prozesse und Strukturen zu verbessern oder zu ersetzen. Interne Informationen und Verbesserungsvorschläge sind dafür eine hilfreiche Orientierung.
2. Do: Finden Sie eine angemessene Implementierungsmethode
Je nachdem, an welcher Stelle Sie mit Ihrem neuen ERP-Projekt stehen, unterscheidet sich auch das Vorgehen: Soll ein bereits bestehendes ERP abgelöst werden? Oder wird zum ersten Mal eine entsprechende Lösung eingeführt? Je nach Ist-Zustand bieten sich dafür verschiedene Vorgehensmethoden an. Starten Sie auf der grünen Wiese und eine schnelle Nutzung von ERP-Kernprozessen steht für Sie im Vordergrund, ist eine geführte Einführung wie die Fast Track Implementation eine gute Wahl. Dagegen fokussieren Sie sich bei einem Re-Organisationsprojekt auf die Optimierung des bisherigen ERP-Systems beziehungsweise der aktuellen Prozesse.
Daraus lässt sich ableiten, welches Vorgehen der richtige Erfolgsparameter für Ihr Projekt ist. Abgesehen von der Ausgangssituation sollte die Implementierung ebenfalls zur Ihrer Unternehmensphilosophie, Ihren Angestellten und dem Budget passen.
3. Do: Definieren Sie klare Zuständigkeiten
Eindeutige Zuständigkeitsbereiche vermeiden das Entstehen von internen Konflikten und Missverständnisse durch unklare Verantwortlichkeiten. Hilfreich sind deswegen eindeutige Arbeitsbereiche mit klar definierten Zuständigkeiten und Pflichten, vorgegeben durch das Projektmanagement.
Ebenfalls wichtig ist es, bei der Zusammensetzung Ihres Teams besonders auf eine gute Mischung an Kompetenzen, Positionen und Persönlichkeiten zu achten.
4. Do: Finden Sie den passenden Anbieter
Diverse Unternehmen bieten ERP-Lösungen an, die jeweils unterschiedliche Funktionen abdecken. Deshalb ist es sehr wichtig, bei der Auswahl der passenden Software Ihre individuellen Bedürfnisse und Ansprüche an das ERP zu kennen und im Blick zu behalten. Analysieren Sie dafür interne Prozesse und definieren Sie klare Ziele, die mithilfe der neuen Software erreicht werden sollen. Diese können Sie im Rahmen eines Lastenhefts festhalten.
Diese Anforderungsdefinition ist der Grundstein für eine erfolgreiche Auswahl des ERPs. Beachten Sie außerdem auch finanzielle Kapazitäten und das Feedback von Mitarbeitenden im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit, um ein umfassendes Gefühl für Ihr ERP-Projekt zu bekommen. Abgesehen von gut abgebildeten Standardprozessen, zahlen sich im Nachhinein insbesondere flexible und modulare ERP-Lösungen aus.
5. Do: Unnötige Ausgaben vermeiden
Sehen Sie Ihr ERP-Projekt als eine Investition, die langfristig zu mehr Effizienz führt. Kosten entstehen dabei in unterschiedlichen Bereichen. Die wichtigsten Faktoren sind aber meist Softwarelizenzen, interne Schulungen und individuelle Anpassungen oder Beratungen.
Da Schulungen und Softwarelizenzen in jedem Fall benötigt werden, ist speziell der Dienstleistungs- und Anpassungsfaktor ausschlaggebend. Dabei können unklare Ziele und Ansprüche zu einem überhöhten Ausmaß an Änderungen führen, welche kostspielig und vermeidbar sind. Umso wichtiger ist es, das ERP-Projekt intern zu priorisieren und genau zu kalkulieren.
6. Don’t: Fehlende Hilfsangebote hemmen die ERP-Einführung und -nutzung
„Wird ein neues System im Betrieb etabliert, entstehen Sorgen und Unsicherheiten unter den Beteiligten.“
Gerade im beruflichen Bereich fällt es Menschen jedoch oft schwer, um Unterstützung zu bitten. Achten Sie daher auf ein Ambiente, welches Frage- und Hilfestellungen begrüßt. Eine betriebsinterne offene Atmosphäre ist für alle Involvierten des ERP-Projekts wichtig. So vermeiden Sie unüberlegte Entscheidungen, Missverständnisse und können langfristig Kosten sparen.
7. Don’t: Ziellosigkeit hindert den langfristigen Erfolg
Die durchschnittliche Implementierung eines ERP-Systems dauert acht bis 14 Monate, kann aber individuell stark variieren. Ab einer gewissen Durchlaufzeit wird ein Projekt jedoch ineffizient. Das gilt insbesondere dann, wenn Aufgaben wiederholt gemacht werden müssen, da Sie nicht mehr in Erinnerung sind. Mit einem guten Zeitplan können Sie das vermeiden!
Arbeiten Sie dafür am besten mit Phasen und Zwischenzielen. Eine eindeutige Zielsetzung ist besonders hilfreich: Sie vermeidet Verzögerungen, welche durch unklare Konzepte, Ansprüche oder Bedürfnisse entstehen. So lässt sich die Dauer der jeweiligen Prozesse deutlich besser überblicken und passend terminieren.
Zielsetzung, Kommunikation und Planung – so gelingt ein effektives ERP-Projekt
Mit diesen Dos and Don’ts gelingt Ihnen die erfolgreiche Umsetzung eines effektiven ERP-Projekts. Eine klare Zielsetzung, ein vorausschauendes Projektmanagement und transparentes Change-Management sorgen langfristig für mehr Effizienz, Entlastung und Zufriedenheit. Weitere Tipps zur ERP-Einführung gibt Ihnen unser Whitepaper.
