Egal, mit welchem Interessenten sich die Kollegen im Vertrieb auch unterhalten – vom mittelständischen Familienunternehmen bis zum Großkonzern – auf eine Frage stoßen sie jedes Mal: „Wie viel kostet so ein ERP-System denn?“
Die Frage ist selbstverständlich berechtigt. Eine ERP-Lösung ist eine komplexe Software, die eng mit den Geschäftsprozessen eines Unternehmens verzahnt ist. Das verursacht Kosten, die Entscheider nicht einfach ignorieren können.
Der interessante Aspekt ist eher, dass Unternehmen mit der Frage in der Regel externe Kosten meinen: Software-Lizenzen, neue Hardware, Schulungen, Anpassungsprogrammierung – eben all das, wofür sie eine Rechnung erhalten. Damit übersehen Entscheider aber den Bereich, der leicht den Löwenanteil des Aufwands bei einer ERP-Einführung ausmachen kann: die internen Kosten.
ERP-Einführung als Drei-Phasen-Konzept
Wie kann es sein, dass der interne Aufwand den externen übersteigt? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir zunächst einen Blick auf den konkreten Ablauf einer ERP-Einführung werfen. Wir bei Asseco teilen die gesamte ERP-Einführung in drei aufeinanderfolgende Phasen ein:
- Vorbereitungsphase
- Realisierungsphase
- Inbetriebnahme
In der Vorbereitungsphase geht es um Projektplanung & -organisation, Prozessanalyse, Konzepterstellung und Grundschulung – sprich: hier bauen wir ein Fundament für das ERP-Projekt. Das nimmt in einem typischen Fall etwa drei Monate in Anspruch.
In der Realisierungsphase implementieren wir die ERP-Lösung anschließend beim Kunden: wir installieren das System, führen Anpassungen sowie Tests durch und schulen die Key-User. Dieser Teil nimmt mit etwa sechs Monaten die längste Zeit in Anspruch.
Abschließend erfolgt die Inbetriebnahme. Hier erhalten die Endanwender eine Schulung und das System wird mit den endgültigen Daten bestückt. Das dauert etwa zwei Monate.
Zeitaufwand für das ERP-Projektteam
Für sich alleine ist das Phasenmodell noch keine Erklärung für den internen Aufwand eines ERP-Projekts. Aber bedenken Sie: der ERP-Anbieter übernimmt die Einführung nicht ganz alleine. Ihre Mitarbeiter sind ebenfalls in das Projekt eingebunden. In erster Linie betrifft das die Projektleitung (also die Person, die das Projekt überwacht und koordiniert) und die Key-User, die als Schnittstelle zu den Fachbereichen agieren.
Für Ihr Projektteam bedeutet die ERP-Einführung einen erheblichen Mehraufwand. Im Falle der Projektleitung reden wir fast schon von einem Full-Time-Job. Im Durchschnitt verwendet diese Person 70 % ihrer Arbeitszeit für das ERP-Projekt – und zwar über den gesamten Einführungszeitraum hinweg.
Für die Key-User ist die Rechnung etwas komplizierter. In der Vorbereitungsphase sind sie nur schwach involviert und kommen mit durchschnittlich 25 % ihrer Arbeitszeit aus. Je weiter das Projekt jedoch voranschreitet, desto umfangreicher wird ihre Beteiligung. In der Realisierungsphase sind wir schon bei 50 %. Und in während der Inbetriebnahme müssen die Key User mit 70 % einen Großteil ihrer Arbeitszeit investieren. Schließlich sind sie für die Schulung ihrer Kollegen verantwortlich.
Das sind natürlich alles nur Durchschnittswerte. Je nach Dauer der ERP-Einführung kann der zeitliche Aufwand für Ihr Projektteam variieren. In Projekten mit einer straffen Deadline ist das Team stärker belastet – in langfristigen Projekten entsprechend weniger. Nichtsdestotrotz: Wenn Sie den Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter über die gesamte Projektdauer zusammenrechnen, kommen Sie auf eine stattliche Summe.
Behalten Sie den internen Aufwand einer ERP-Einführung im Hinterkopf
Leider unterschätzen viele Unternehmen den internen Zeitaufwand eines ERP-Projekts. Sie gehen davon aus, dass die eigenen Mitarbeiter eine vorwiegend koordinierende Rolle übernehmen. Das entspricht aber nicht ganz der Wahrheit. Ihr Projektteam arbeitet über die gesamte Projektdauer eng mit dem ERP-Anbieter zusammen und ist in alle Prozesse eingebettet. Nur auf diese Weise erhalten Sie ein ERP-System, das optimal zu Ihnen und Ihren Prozessen passt.
Behalten Sie also den internen Aufwand im Hinterkopf, wenn Sie ein neues ERP-System einführen. Denn wenn Sie nicht von Anfang an alle Kosten mit einbeziehen, gerät Ihre Kalkulation aus den Fugen – und das kann teuer werden. Planen Sie lieber alles gut durch – dann klappt es auch mit der ERP-Einführung.
Wenn Sie möglichst viel für Ihr Geld bekommen wollen, sollten Sie Ihre Ziele und Anforderungen möglichst präzise im Lastenheft festhalten. Unser Whitepaper „Der richtige Weg zum ERP-Lastenheft“ kann Ihnen dabei helfen. Riskieren Sie doch mal einen Blick.
