De un vistazo
Con un sistema ERP, la obligación de facturación electrónica no sólo puede aplicarse en cumplimiento de la ley, sino también aprovecharse como una oportunidad estratégica. Los procesos automatizados garantizan flujos de trabajo eficientes, mayor transparencia, menores tasas de error y beneficios económicos a largo plazo. Las empresas que confían ahora en un ERP moderno no sólo están preparadas, sino que también obtienen una ventaja de digitalización sostenible.
Lo sabes desde hace tiempo: desde el 1 de enero de 2025, la tramitación de facturas electrónicas en las transacciones comerciales B2B es obligatoria para todas las empresas de Alemania. Obligatorio: al principio, esto siempre suena a coacción, prohibición y trabajo adicional. Pero lo que rápidamente se pasa por alto: La obligación de la factura electrónica conlleva sobre todo una serie de simplificaciones y oportunidades.
En particular, las empresas que cumplen los requisitos legales con un sistema ERP se encuentran entre los ganadores de la transformación. El software no sólo proporciona todas las funciones técnicas necesarias. También crea un inmenso valor añadido más allá del mero cumplimiento legal. ¿Preparado para considerar positivamente la facturación electrónica? Pues ponte manos a la obra:
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Averigua cómo puedes aplicar con éxito los requisitos actuales de las facturas electrónicas en las transacciones comerciales europeas.
Base jurídica de la facturación electrónica: resumen de los hechos más importantes
¿Qué ley regula la obligación de facturación electrónica?
El gobierno alemán decidió hacer obligatoria la facturación electrónica en marzo de 2024, cuando aprobó la Ley de Oportunidades de Crecimiento. El gobierno espera que la digitalización del proceso de facturación en las empresas B2B conduzca a una mayor eficacia, ahorro de costes y menos fraude en el IVA.
Además, está previsto el paquete legislativo sobre el IVA en la Era Digital (ViDA) para toda la UE, que regula el envío y la recepción de facturas electrónicas en las transacciones transfronterizas. Sin embargo, esto no entrará en vigor hasta 2028 como muy pronto.
¿A quién se aplica la ley?
La obligación de facturación electrónica en virtud de la Ley de Oportunidades de Crecimiento se aplica a los servicios entre empresas nacionales (B2B) o entre empresas y autoridades públicas (B2G). Los socios comerciales deben tener su sede en Alemania.
Excepciones:
- Importes de factura hasta un máximo de 250 euros brutos
- Ventas libres de impuestos según §4 nº 8 a 29 UstG
- Facturas de entradas
¿Qué es exactamente una factura electrónica?
Antes, las facturas electrónicas incluían todos los formatos de documento que no se imprimían en papel y se enviaban por correo, incluidas las facturas en PDF, EDI e IDoc. Desde enero de 2025, la definición es diferente: Según la Ley de Oportunidades de Crecimiento, una factura electrónica debe emitirse, transmitirse y recibirse en un formato de datos electrónicos estructurado. También debe permitir la tramitación electrónica.
¿Qué formatos están permitidos?
El formato de los datos de una factura electrónica debe cumplir la serie de normas europeas EN 16931. Todos los demás formatos se clasificarán como otras facturas a partir de 2025.
✓ Las facturas electrónicas son:
- XRechnung – un archivo XML con datos puramente digitales
- ZUGFeRD – una combinación de PDF y archivo XML
- Formatos de factura europeos – por ejemplo, Factur-X en Francia o Peppol-BIS Billing
- Procedimiento EDI según EN 16931
✘ No hay facturas electrónicas:
- Facturas en papel
- Formatos de archivo con representación puramente pictórica, como PDF, DOCX, JPEG o TIF
- Procedimiento EDI sin formatos de datos conformes con la norma EN-16931
- Otros formatos como IDoc o formatos internos
¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?
- Fecha del informe 01.01.2025
Todas las empresas alemanas con negocios B2B deben poder recibir facturas electrónicas y archivarlas a prueba de auditorías. Sin embargo, el envío de facturas electrónicas todavía no es obligatorio: Si el destinatario de la factura está de acuerdo, una empresa aún puede enviar una factura en otro formato.
- Fecha límite 01.01.2027
Las empresas con un volumen de negocio anual superior a 800.000 euros están obligadas a enviar facturas B2B conformes a la ley. - Plazo 01.01.2028
Todas las empresas deben enviar, recibir y procesar facturas electrónicas.
Obligación de facturación electrónica: ningún problema con un sistema ERP
La obligación de facturación electrónica sólo puede aplicarse conforme a la ley utilizando software. Atrás quedaron los días en que podías simplemente procesar y gestionar las facturas en papel de forma analógica. Sin embargo, la palabra »sencillo» es bastante engañosa en este punto. Porque el procesamiento de documentos en papel nunca es realmente sencillo.
Cualquiera que ya utilice un sistema ERP moderno ya está en uso está básicamente bien equipado. Aunque aún no se haya configurado la función de factura electrónica, el cambio de sistema puede completarse en pocos días:
- El proveedor de ERP implanta una solución estándar,
- integra la bandeja de entrada en la cadena de procesos,
- establece las autorizaciones necesarias,
- explica las funciones más importantes y
- te apoya en la formación de los empleados.
Una vez implementada, la solución ERP ofrece una gama de funciones extremadamente útiles para un flujo de trabajo de facturación electrónica optimizado:
1. procesamiento de datos sin fisuras
Hasta ahora, procesar facturas en papel era monótono, llevaba mucho tiempo y era propenso a errores. Los empleados primero comprobaban, tecleaban y registraban manualmente las facturas recibidas. Después tenían que vincular los documentos al número de pedido y de entrada de mercancías, archivar los documentos y preparar los pagos. En cambio, para las facturas salientes en papel, la creación manual de la factura, su impresión, ensobrado y envío por correo eran algunos de los pasos de trabajo inevitables. Está claro que estos procesos requieren mucho tiempo, recursos y dinero, sobre todo cuando llegaban y salían cientos de facturas cada día.
El proceso digitalizado mediante el sistema ERP es mucho más sencillo:
- El programa comprueba automáticamente la integridad y exactitud de las facturas electrónicas recibidas,
- lee los datos relevantes, como el proveedor, el importe y el número de factura,
- vincula los documentos con el correspondiente número de pedido y de entrada de mercancías y
- crea y envía facturas electrónicas salientes directamente desde el sistema ERP, basándose en datos almacenados como direcciones de clientes y pedidos.
2. garantizar la conformidad del formato
Como ya se ha dicho, el intercambio de facturas electrónicas sólo está permitido en determinados formatos de datos normalizados. Un sistema ERP
Los datos se intercambian del siguiente modo:
- La factura electrónica se crea en el sistema ERP.
- La conversión al formato deseado se realiza directamente en el sistema, mediante soluciones de software intermedio o a través de proveedores de servicios especializados.
- El sistema envía la factura al destinatario por correo electrónico.
- Si las normas exigidas cambian con el tiempo, el proveedor se encargará de actualizarlas.
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3. archivo a prueba de auditorías
Desde 2015 Los »Principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos» -GoBD para abreviar- se aplican a las empresas y a los autónomos. En ellos se establece que los documentos electrónicos sujetos a requisitos de conservación -incluidas las facturas electrónicas- deben archivarse en un sistema electrónico a prueba de auditorías durante 10 años (las cartas comerciales y empresariales durante 6 años). A prueba de auditoría significa que los documentos no deben poder alterarse.
Un sistema ERP que incluya un sistema de gestión de documentos (SGD) a prueba de auditorías cumple al cien por cien este requisito legal:
- El sistema ERP guarda automáticamente las facturas electrónicas en un archivo central,
- almacena las facturas electrónicas en un formato a prueba de auditorías y falsificaciones,
- regula las autorizaciones de acceso y
- registra cualquier cambio.
4. trazabilidad e informes simplificados
Con el GoBD, el legislador impone más requisitos a las facturas electrónicas: Deben ser verificables y rastreables. Hay una buena razón para ello: las autoridades exigen una auditoría completa de las transacciones comerciales para garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y legales. Quieren poder rastrear cómo se creó, procesó y archivó una factura. Esto permite una auditoría fiscal eficaz y, en última instancia, reduce el fraude fiscal.
Con un sistema ERP, todas las transacciones empresariales pueden auditarse en cualquier momento:
- El programa documenta cada paso del procesamiento de una factura electrónica,
- Registra metadatos como la fecha, la hora y el creador,
- realiza el versionado automático y
- vincula los documentos electrónicos con las transacciones contables.
5. consideración de los requisitos específicos de cada país
Las relaciones comerciales internacionales plantean a las empresas retos adicionales. Esto se debe principalmente a los requisitos legales específicos de cada país, como la norma de formato, la información obligatoria o las obligaciones de información. Algunos países exigen la transmisión de facturas electrónicas a través de plataformas especiales (por ejemplo, SdI en Italia) o la integración de las autoridades fiscales. Además, a menudo hay que emitir las facturas en la lengua y la moneda del destinatario. Si las empresas cometen errores aquí, existe el riesgo de multas, reclamaciones fiscales adicionales o retrasos en los pagos.
Una solución ERP garantiza el cumplimiento legal de los negocios internacionales:
- El programa es compatible con varios formatos internacionales de factura, como FacturaE (España), FatturaPA (Italia) y Factur-X (Francia),
- convierte automáticamente los importes a la moneda nacional correspondiente,
- genera facturas electrónicas en la lengua del destinatario y
- aplica automáticamente las normas fiscales específicas de cada país.
Factura electrónica: más beneficio que obligación
Como puedes ver: Con un sistema ERP, implantar la obligación de facturación electrónica es prácticamente un juego de niños. Pero aún más importante es darse cuenta de que, al digitalizar tus procesos de facturación, no estás simplemente cumpliendo una ley onerosa. Más bien, estás mejorando todo tu flujo de trabajo y aumentando tu capacidad de actuación.
Como resultado, la facturación electrónica te ofrece las siguientes ventajas:
- Mayor eficacia gracias a un procesamiento más rápido de las operaciones de pago
- Conservación de los recursos humanos mediante procesos automatizados
- Reducción de la tasa de errores y aumento de la calidad de los datos gracias a un menor número de errores de introducción
- Mayor transparencia gracias a la mejora de la trazabilidad de las facturas
- Sostenibilidad mediante un consumo de papel significativamente menor y bajas emisiones de CO2
- Ahorro monetario gracias a la reducción de los costes de impresión, envío y archivo
- Archivado sin complicaciones, rápido y que ahorra espacio
- Relaciones comerciales optimizadas mediante procesos fluidos y estandarizados
Conclusión: la factura electrónica consigue un alto valor añadido
Con un sistema ERP moderno, la obligación de facturación electrónica pasa de ser un mal necesario a convertirse en una gran oportunidad. Los procesos automatizados no sólo garantizan que puedas crear, enviar y recibir facturas electrónicas cumpliendo la ley , independientemente de los requisitos específicos de cada país. También suponen un alejamiento de los procesos lentos, caros y que consumen muchos recursos, que paralizan innecesariamente tu empresa.
Por cierto: cuanto más sencilla sea la interacción con el sistema ERP, mayor será el valor añadido. Por eso ofrecemos un procesamiento de facturas recibidas simplificado y asistido por el flujo de trabajo en el Flow Mode de APplus 9. Esto te permite trabajar de forma aún más rápida, intuitiva y productiva. La digitalización avanza: con un sistema ERP, puedes seguir el ritmo fácilmente.
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Estado: Enero de 2025
