Una amplia gama de variantes bajo control – con un configurador de productos en ERP

Hoy en día, los productos estandarizados con propiedades rígidas ya no llaman la atención. En su lugar, se demandan productos personalizables que se adapten con precisión a las necesidades del cliente, al precio de la producción en serie, por supuesto.

Desde el punto de vista del cliente, las configuraciones de productos son algo positivo. Para las empresas, sin embargo, pueden ser problemáticas. Al fin y al cabo, la diversidad de variantes asociada conlleva una serie de retos. Un configurador de productos que esté integrado en el sistema ERP y simplifique significativamente la tramitación de los pedidos puede ayudar.

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Diversidad de variantes: ¿Cuál es el mayor reto?

El mayor problema de la producción de variantes es la complejidad. Los programas de productos flexibles con muchas variantes de diseño suponen un esfuerzo considerable, no sólo en ventas y diseño, sino también en producción y durante la tramitación de los pedidos. Sin embargo, tus clientes siempre esperan una tramitación rápida de los pedidos a precios favorables. La presión aumenta y los errores son inevitables.

Incluso un pequeño número de combinaciones posibles da lugar a un número considerable de variantes del producto. Supongamos que sólo ofreces tres características de decisión diferentes para un producto , cada una en cinco versiones. Entonces debes ser capaz de ofrecer y producir 125 variantes diferentes incluso con esta gama manejable.

Aclarar los deseos del cliente durante el proceso de presupuesto puede plantear dificultades si hay un gran número de variantes. Esto se debe a que no todas las combinaciones suelen ser factibles o recomendables:

• Es posible que dos componentes juntos superen la capacidad de carga máxima del bastidor.
• El desarrollo total de la temperatura de varios componentes puede ser demasiado alto.
• O quizás algunos componentes cumplen los requisitos en cuanto a temperatura y contaminación. Pero no son compatibles con otro componente que garantice un rendimiento adecuado.

Por si fuera poco, los fabricantes suelen dar mucha importancia a la asistencia a largo plazo del producto. A veces incluso están obligados legalmente a hacerlo. Por tanto, los componentes nuevos deben ser siempre compatibles con los antiguos. Esto, a su vez, aumenta aún más las dependencias de los componentes individuales durante la configuración.

El sistema ERP en la producción de variantes: La base para unos procesos fluidos

Si quieres dominar la creciente complejidad de la producción de variantes, no hay forma de evitar la tecnología moderna. Optimizar y consolidar la infraestructura informática es, por tanto, una prioridad máxima en la gestión de variantes. Es la única forma de crear una base estable para un crecimiento dinámico.

El sistema ERP desempeña un papel fundamental en el entorno informático:

• El software garantiza que todos los datos de pedidos y procesos necesarios estén disponibles a través de una plataforma común.
• Esto permite enlazar procesos sin fisuras y aprovechar los efectos sinérgicos.
• Como resultado, la solución apoya el pensamiento interdepartamental, garantiza procesos claros y aumenta la fiabilidad de la planificación.

Muchas empresas manufactureras medianas de Alemania son muy conscientes de la importancia del sistema ERP para una producción variante eficiente: el estudio »Desafíos ERP 2025/26″ reveló que alrededor de dos tercios de las empresas encuestadas han introducido un nuevo sistema ERP en los últimos dos años. Para el 57%, la compatibilidad con la producción personalizada hasta el tamaño de lote 1 es un criterio decisivo a la hora de elegir un sistema ERP adecuado.

Sin embargo, la producción de variantes optimizada por procesos sólo es posible si tienes una arquitectura de sistema completa con almacenamiento central de datos. Las funciones y módulos para CRM y controlling, así como la tienda web online, deben integrarse perfectamente en la arquitectura.

Sin embargo, el elemento fundamental para una gestión inteligente de las variantes es otro módulo: un configurador de productos integrado en el sistema ERP.

Por qué es tan importante un configurador de productos en el sistema ERP

Algunos fabricantes de variantes siguen gestionando manualmente la planificación de un pedido. Los colegas tienen que hacer clic juntos y enviar todos los documentos a mano. Esto se aplica, por ejemplo, a las listas de piezas, los planos y los documentos de producción.

Como puedes imaginar, este trabajo manual suele provocar en la práctica errores de planificación y cálculo de los proyectos. También conduce a largos tiempos de procesamiento y a una falta de calidad en los presupuestos. Sin automatización, esto es prácticamente inevitable.

Aquí es donde entra en juego el configurador de productos: facilita la gestión de los procesos interdepartamentales y aumenta la facilidad de uso para todos los implicados.

¿Qué es exactamente un configurador de productos?

Cuando oyes el término »configurador de productos» , puede que pienses inicialmente en una herramienta basada en la web que tus clientes utilizan para confeccionar su oferta personalizada en su propio PC. Un ejemplo típico son los configuradores que utilizan los fabricantes de coches: los usuarios seleccionan el modelo, el color y el equipamiento que desean en su navegador. A continuación, descubren inmediatamente qué sucursal ofrece una prueba de conducción y las condiciones en las que el vehículo está disponible.

Sin embargo, estos configuradores basados en la web son más bien raros en el contexto de productos y servicios complejos. Es mucho más habitual encontrar herramientas internas de la empresa que ayuden al departamento de ventas a preparar presupuestos y, al mismo tiempo, alivien al departamento de diseño en su trabajo cotidiano.

Un configurador de productos interno en el sistema ERP funciona básicamente igual que uno externo. En este caso, sin embargo, los usuarios no son clientes finales, sino empleados de ventas. Utilizan la herramienta en una tableta, por ejemplo, cuando hablan con los clientes en persona para discutir juntos posibles variantes.

Así es como funciona:

• El departamento de ventas utiliza el configurador para crear variantes de productos que se adapten exactamente a las necesidades del cliente.
• La herramienta registra las características relevantes del producto, comprueba su verosimilitud y las utiliza para determinar el precio.
• El cliente sabe inmediatamente si el proveedor puede satisfacer sus necesidades y, en caso afirmativo, en qué condiciones.

Una vez que el cliente ha realizado un pedido, se desencadenan una serie de procesos automatizados a través del configurador:

• El pedido configurado se crea automáticamente como un pedido en el sistema CRM.
• Si es necesario, el software realiza ajustes en la lista de piezas, comprueba los niveles de existencias e informa directamente al departamento de compras si es necesario.
• El sistema ERP procesa todos los datos de los pedidos y garantiza el flujo de información a la producción transmitiendo íntegramente toda la información relevante.
• La producción puede entonces planificar el pedido con precisión, teniendo en cuenta los niveles de existencias y las capacidades.

Con la ayuda de un configurador de productos, las soluciones ERP modernas pueden reducir significativamente el trabajo adicional que supone la producción de variantes.

Markus Reichl, Asseco Solutions

Configurador de productos con conjunto de reglas: ideal, pero lleva mucho tiempo

Lo ideal es que el configurador interno de productos contenga un conjunto completo de reglas de producción con todas las restricciones y dependencias. Puede extraer datos sobre niveles de existencias y capacidades del sistema ERP y utilizarlos para calcular todos los detalles relacionados con las ventas y la producción, como listas de piezas, fechas de entrega y precios.

Con una herramienta así, el departamento de ventas procesa un pedido completo sin implicar al departamento de diseño. Esto beneficia a ambas partes:

• El departamento de diseño ya no tiene que ocuparse de tareas rutinarias.
  Mientras exista una variante del producto que cubra todos los requisitos del cliente, el configurador es completamente suficiente. El departamento de diseño sólo entra en acción en casos especiales, cuando no cabe ninguna variante y son necesarios nuevos desarrollos.
• El departamento de ventas puede responder más rápidamente a las consultas de los clientes.
  Como ya no es necesaria la coordinación con el departamento de diseño, se eliminan las pérdidas de fricción relacionadas con la comunicación. Además, el departamento de diseño ya no es un cuello de botella en el proceso de ventas. Se reduce el tiempo necesario para preparar los presupuestos.

En la práctica, sin embargo, un configurador de productos con un conjunto de reglas no siempre es tan fácil de realizar. Especialmente en los entornos de producción más complejos, hay tal cantidad de dependencias que el esfuerzo de desarrollo puede ser relativamente alto. Además, hay que encontrar a una persona que mantenga y siga desarrollando el conjunto de reglas. Al fin y al cabo, quieres asegurarte de que el departamento de ventas siempre tenga acceso a datos actualizados.

Por estas razones, algunas empresas eligen un enfoque diferente para apoyar las ventas. Confían en un configurador sin reglas.

Configurador de productos sin reglas: estilizado pero sin complicaciones

Un configurador sin un conjunto de reglas sólo muestra las reglas y dependencias en forma de texto. El software proporciona al usuario información del tipo: »Recuerda que este componente no es compatible con las siguientes variantes de carcasa: …». Sin embargo, no comprueba si la configuración seleccionada puede realizarse realmente. Por tanto, es más un diálogo guiado que un configurador totalmente funcional.

Un »configurador de productos light» de este tipo es mucho más fácil de configurar y mantener. Los cambios y adiciones a las normas y reglamentos se registran en forma de texto y no requieren ningún esfuerzo de programación.

Desde el punto de vista de las unidades de negocio implicadas , este enfoque también tiene ventajas, aunque se quede algo por detrás de la »versión de lujo»:

• El departamento de ventas recibe apoyo para preparar la oferta.
  Los resultados proporcionan información sobre la viabilidad y las condiciones marco de un proyecto, es decir, la información relevante para la oferta.
• El departamento de diseño se siente aliviado porque ya no tiene que intervenir en el proceso de venta.
  Sigue teniendo que crear un diseño técnico para cada pedido. Sin embargo, esto sólo se aplica a los proyectos confirmados, no sólo a las consultas. Además, el departamento de diseño recibe un marco con el presupuesto, que puede completar fácilmente y convertir en planos y listas de piezas en caso de pedido.

Configurador de productos con y sin reglas – visión general

Ejemplo de aplicación práctica

PALME domina la compleja diversidad de variantes con un configurador de productos basado en ERP

PALME Duschabtrennungen GmbH lleva décadas fabricando oasis de ducha personalizados con un alto nivel de calidad. La amplia cartera de productos requiere una producción de variantes en varios niveles y complejos procesos de envío.

El configurador de productos integrado en el sistema ERP APplus permite gestionar eficazmente esta complejidad. En cuanto se recibe un pedido, el módulo se encarga de registrar todos los parámetros relevantes. Las listas de piezas, los cálculos y los datos del pedido se generan directamente a partir de la configuración.

Otras características especiales:

• El nuevo concepto de lista de materiales máxima sustituye al anterior pool de listas de materiales. Esto ha reducido el número de listas de piezas básicas de unas 20.000 plantillas a unas 2.000, lo que a su vez reduce significativamente el esfuerzo de mantenimiento.
• Un almacenamiento de datos limpio y centralizado garantiza una mayor transparencia y unos procesos más eficaces.
• Los guiones personalizados evitan la creación innecesaria de nuevos artículos y favorecen el uso óptimo del material existente.

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Conclusión: Un configurador de productos en ERP quita el miedo a la diversidad de variantes

Con un configurador de productos perfectamente integrado en el sistema ERP, la diversidad de variantes ya no es un problema. En combinación, el ERP y el configurador crean una cadena de datos continua que genera transparencia para el cliente y acelera significativamente el procesamiento de pedidos entre departamentos. Esto alivia tanto al departamento de ventas como al de diseño en su trabajo diario.

Como fabricante de variantes, puedes producir de forma flexible cualquier petición técnicamente factible del cliente y entregarla en el plazo más breve posible. Como resultado, los pedidos se realizan rápidamente, sin errores y de la forma más rentable posible. Esto significa que también estarás perfectamente equipado para satisfacer las crecientes demandas de los clientes en el futuro.