La implantación de un ERP se programa quizás cada 20 años, o con menos frecuencia. Por un lado, esto significa que probablemente tengas relativamente poca experiencia interna en este tipo de proyectos; por otro, significa que el proyecto tendrá una influencia decisiva en las próximas décadas.
Por tanto, es comprensible que quieras la mayor seguridad y certidumbre posibles para la implantación del ERP. ¿Estás pensando en recurrir a consultores externos? En este artículo descubrirás cuándo tiene sentido hacerlo, qué características debes utilizar para encontrar consultores adecuados y cómo puedes optimizar tu colaboración.
¿Cuándo necesitas realmente ayuda externa?
Muchas empresas han completado con éxito sus proyectos de ERP sólo con recursos internos. Otras, con apoyo externo. La conveniencia de trabajar con consultores externos al implantar un ERP depende de tu situación personal. Hazte tres preguntas:
- ¿Tienes confianza para implantar el ERP por tu cuenta, con tu equipo interno y el apoyo del proveedor del ERP?
- ¿Dispones de empleados con los conocimientos y habilidades necesarios?
- ¿Puedes dar también a estos empleados el tiempo necesario para asumir las tareas adicionales?
En estos artículos encontrarás información detallada que te ayudará a responder a las preguntas:
- ¿Qué funciones y competencias necesitas en tu equipo de proyecto ERP?
- Explicación del proceso completo de implantación de un ERP
Si tu respuesta a una de las preguntas es negativa, los consultores externos pueden ser una opción útil de refuerzo.
¿Qué tipos de consultores ERP existen?
Internamente: puede que tengas tus propios empleados que ya tengan experiencia con sistemas ERP.
Proveedores de ERP: Los proveedores de ERP tienen sus propios equipos de consultoría, muy experimentados y competentes debido a los numerosos proyectos de clientes. Sin embargo, como es lógico, están centrados en su propia solución. Por tanto, normalmente sólo entran en juego una vez que has preseleccionado la solución ERP del proveedor en cuestión.
Empresas de terceros: Entre ellas están las empresas de consultoría informática y también los trabajadores por cuenta propia o autónomos.
Este artículo se refiere exclusivamente a esta última.
¿Cuáles son las ventajas de trabajar con consultores externos de ERP?
Te beneficias de consultores externos en varios aspectos de la implantación del ERP:
Perspectivas objetivas: Aportan un punto de vista independiente a los proyectos. No están influidos por las estructuras, dinámicas y conflictos internos, por lo que pueden proponer las mejores soluciones para la empresa sin prejuicios.
Experiencia en grandes proyectos ERP: Los consultores están especializados en sistemas ERP y suelen haber adquirido una amplia experiencia en varios proyectos. Su conocimiento de las mejores prácticas y de los escollos más comunes puede aumentar significativamente el éxito del proyecto.
Alivio de los recursos internos: La implantación de un sistema ERP supone una carga considerable para tus equipos. El apoyo externo alivia a tus propios empleados y les permite concentrarse más en el día a día de la empresa.
Minimización de riesgos: Gracias a su experiencia, los consultores externos pueden identificar los riesgos en una fase temprana y sugerir contramedidas. Esto ayuda a evitar los excesos de tiempo y presupuesto. También puedes sentirte más seguro sabiendo que tienes a tu lado a alguien que lo vigila todo.
¿En qué tareas ayudan los consultores ERP?
Los especialistas pueden complementar a tu equipo con estas tareas durante la implantación del ERP:
Análisis de necesidadesEn un plazo de tres a seis meses, conocerás la empresa y analizarás a fondo todos los procesos empresariales. Identificas el potencial de optimización y los requisitos específicos que debe cumplir el sistema ERP. Todos estos resultados se incorporan a la especificación de requisitos, que sirve de base para el proyecto.
Selección del sistema: Basándose en las especificaciones, comparan los sistemas ERP disponibles. Gracias a su conocimiento del mercado, pueden evaluar objetivamente las ventajas e inconvenientes de los distintos sistemas. Se ponen en contacto con los fabricantes y acompañan los talleres de selección y las negociaciones contractuales.
Planificación del proyecto: Junto contigo y con el fabricante, desarrollan un plan de implantación realizable. En él se tienen en cuenta los plazos, costes y recursos necesarios para alcanzar los objetivos empresariales y del proyecto.
Por regla general, la colaboración termina cuando se firma el contrato. A partir de ese momento, el fabricante se hace cargo. Sin embargo, algunos también se ofrecen a acompañar el proyecto y la fase de implantación.
¿Cómo puedes reconocer a los consultores ERP adecuados?
Por supuesto, los consultores ERP deben tener la formación y la experiencia profesional pertinentes en el entorno ERP. Ni que decir tiene. También deben comprender los retos y requisitos específicos de tu sector. Deben tener la capacidad de identificar estos problemas y proponer soluciones adecuadas. Experiencia de éxito Por tanto, son indispensables los proyectos en el mismo sector y con empresas similares.
Puedes reconocer si es así por las referencias positivas: habla con antiguos clientes y pídeles que te hablen de la colaboración y los resultados. Las reseñas online en las redes profesionales también sirven de orientación.
Por último, pero no menos importante, la persona también debe armonizar con tu empresa y tu equipo a nivel personal y cultural: Algunos pueden adaptarse mejor a una PYME familiar, otros al entorno de una empresa internacional. Escucha tu instinto y el de tu equipo durante las entrevistas iniciales.
La responsabilidad final del proyecto sigue siendo tuya.
Tu responsabilidad personal como cliente
Aunque los especialistas externos tengan muchos más conocimientos que tú internamente, la responsabilidad final del proyecto sigue siendo tuya. Los consultores pueden ayudarte con gestión del proyecto pero no deben asumir esta tarea solos. Siempre hay que tomar decisiones difíciles e impopulares. Tú (como gestor interno del proyecto) debes tomar y explicar estas decisiones. En estos casos, los consultores externos no deben actuar como »chivos expiatorios» o »portadores de malas noticias».
Por supuesto que confías en las personas que contratas. Sin embargo, tienes derecho a analizar críticamente sus recomendaciones. Los consultores suelen conocer ciertos sistemas ERP mejor que otros y no pueden tener una visión de conjunto de todo el mercado de proveedores. Tu propia investigación puede proporcionarte más puntos de partida.
Los consultores también tienden a asumir muchos requisitosy quieren implementarlo todo de una vez. Esto es comprensible. Como consultores externos, no quieren rechazar constantemente peticiones y entrar en conflictos internos. También en este caso, tu responsabilidad personal como cliente es establecer y aplicar una priorización sensata.
Conclusión: Calcula costes y beneficios
Los consultores externos pueden proporcionar un apoyo crucial durante la implantación del ERP gracias a su amplia experiencia. Que los necesites depende de ti. Queda un aspecto por abordar: Por supuesto, la consultoría no es gratuita. Las tarifas diarias a partir de 1.000 euros son habituales. Si se trata de varios meses de trabajo, esto suma un gran bloque de costes. Debes tenerlo en cuenta en el presupuesto de tu proyecto y en el cálculo del retorno de la inversión.
Si las ventajas superan a los inconvenientes para ti: Selecciona a los consultores con el mismo cuidado que a los demás miembros del equipo del proyecto. Piensa dónde necesitas apoyo principalmente y qué perfil se requiere. Y asegúrate de que tu equipo apoya la decisión y trabajará constructivamente con los consultores externos.
