Enfoque por procesos en ERP: por qué es tan importante para ti

Desde los elevados costes de la energía hasta la fragilidad de las cadenas de suministro y la escasez de mano de obra cualificada, las empresas se enfrentan hoy a diversos retos que amenazan su existencia. Al mismo tiempo, deben ser capaces de mantenerse un paso decisivo por delante de la competencia en un entorno de mercado global altamente competitivo.

Por tanto, la máxima eficacia y velocidad son más importantes que nunca. Las empresas sólo pueden conseguirlo con un sistema ERP que las haga más flexibles y rápidas, ya sea mediante una guía de usuario optimizada, procesos automatizados o actividades asistidas por IA. En este artículo, examinamos más de cerca el papel crucial que desempeña en ello un ERP orientado a procesos.

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Enfoque del proceso: ¿Qué significa eso realmente?

Un sistema ERP es una solución de software extremadamente compleja. No es de extrañar: mapea los procesos de todos los departamentos en una única aplicación y se utiliza en toda la empresa. La gama de funciones y funcionalidades debe ser correspondientemente amplia.

El problema: Una solución ERP clásica sólo admite un enfoque de uso centrado en los datos. Esto significa que los usuarios tienen a su disposición numerosas funciones diferentes con las que pueden realizar sus tareas de distintas maneras. El resultado es una interfaz de usuario sobrecargada con muchos campos de entrada. Aunque esto maximiza la libertad, también puede resultar bastante confuso y abrumador.

Por otro lado, está el enfoque en los procesos, cuyo objetivo es mapear los flujos de trabajo y los procesos de forma específica. Al usuario sólo se le muestran la información y las opciones de decisión que realmente necesita para un paso de trabajo concreto. En la interfaz de usuario sólo se muestra una pequeña parte de los datos globales procedentes de varios conjuntos de datos. Los flujos de trabajo estructurados de forma sencilla proporcionan a los usuarios una orientación clara.

Un ERP orientado a procesos ofrece estas ventajas decisivas

1. menor complejidad para el usuario

Los sistemas ERP tradicionales con un enfoque centrado en los datos no ofrecen una usabilidad óptima. Una interfaz de usuario confusa, información difícil de encontrar y largas rutas de clic ralentizan incluso a los mejores empleados. Necesitan un tiempo excesivo para realizar una tarea, lo que a su vez inhibe la motivación y la productividad.

En cambio, un sistema ERP centrado en los procesos ayuda a los usuarios en su trabajo. Oculta las funciones irrelevantes y adapta con flexibilidad la interfaz a las necesidades del usuario. Al guiar a los empleados paso a paso en sus tareas, encuentran su camino de forma intuitiva.

Básicamente, un flujo de trabajo orientado a procesos en ERP puede ejecutarse con la misma facilidad que un pedido online. Y sin familiarización previa ni formación prolongada.

El resultado:

• Los usuarios pueden realizar actividades a gran velocidad.
• La eficacia global de la empresa aumenta notablemente.
• Aumenta la satisfacción de los empleados.
• Los nuevos empleados pueden utilizar el sistema ERP inmediatamente, lo que acelera los procesos de incorporación.

2. evitar errores mediante una orientación específica

La complicada interfaz de usuario de un sistema ERP tradicional conlleva otro problema: aumenta la probabilidad de errores operativos. En un entorno de usuario sobrecargado, es fácil que los usuarios introduzcan inadvertidamente datos incorrectos o activen accidentalmente un proceso. Ni que decir tiene que entonces el trabajo se paraliza, ya que primero hay que rectificar el error. El flujo de trabajo se paraliza y la eficacia disminuye.

Cuanto más frecuentes son estos percances, más tiempo se necesita para corregirlos. Y más tedioso y penoso resulta para los empleados. En casos graves, el funcionamiento incorrecto del software puede tener incluso consecuencias tangibles para la empresa.

Tomemos un ejemplo del almacén:

• Un usuario introduce niveles de stock incorrectos.
• Esto provoca cuellos de botella en la producción o repeticiones innecesarias de pedidos.
• Esto provoca retrasos en la producción o almacenes sobrecargados.
• La empresa debe contar con retrasos en las entregas, clientes insatisfechos y costes adicionales.

Aunque estos efectos negativos pueden evitarse mediante procesos adicionales de comprobación y aprobación, éstos también aumentan la carga de trabajo y los costes. La solución mucho mejor es un sistema ERP orientado a procesos que reduzca al mínimo los errores humanos desde el principio. Como el software especifica claramente los pasos de cada actividad y guía al usuario por todo el proceso de la tarea, los empleados pueden orientarse fácilmente. Saben exactamente qué información deben introducir en cada campo. Como ni siquiera se muestran las funciones innecesarias, es improbable que se produzcan operaciones incorrectas.

El resultado:

• Los procesos se desarrollan sin problemas, lo que ahorra mucho tiempo y dinero.
• Una introducción correcta garantiza datos fiables que sirven de base para tomar decisiones empresariales acertadas.
• Los empleados están más motivados porque cometen menos errores y progresan más rápidamente.
• Las entregas puntuales y el procesamiento preciso de los pedidos mejoran la satisfacción del cliente.

Hoy en día, las empresas deben ser capaces de adaptarse con la misma flexibilidad que un camaleón.

3. más flexibilidad y adaptabilidad

Ya sean cambios en el mercado, tecnologías innovadoras o exigencias cada vez mayores de los clientes: Hoy en día, las empresas tienen que ser capaces de adaptarse con la misma flexibilidad que un camaleón. Se enfrentan regularmente a nuevos retos que les exigen una gran agilidad. De lo contrario, podrían encontrarse en desventaja competitiva.

Si las empresas tienen en funcionamiento un sistema ERP convencional, las modificaciones personalizadas suelen suponer un gran esfuerzo. Los cambios en el sistema estándar requieren una programación larga y costosa, que sólo puede conseguirse con conocimientos especializados.

En cambio, en un sistema ERP orientado a procesos, a menudo basta con modificar el proceso definido. A veces, esta personalización es incluso posible con poco o ningún esfuerzo de programación. Por cierto, una solución de software orientada a procesos también permite una óptima visualización optimizada en dispositivos móviles. Esto es lo que hace posible, en primer lugar, un trabajo flexible e independiente de la ubicación.

El resultado:

• Las empresas pueden reaccionar con rapidez y flexibilidad a las tendencias.
• El tiempo y los costes de personalización se reducen al mínimo.
• Mejoran tanto la capacidad de actuar como la competitividad.
• Los empleados pueden trabajar de forma productiva mientras se desplazan.

4. análisis y optimizaciones de procesos más sencillos

Con una solución ERP clásica, los usuarios suelen realizar una tarea concreta de distintas formas. Al final, todos alcanzan su objetivo, pero se plantea la cuestión de la eficacia de los respectivos enfoques de la solución. Esto es difícil de averiguar, ya que el análisis de los procesos es complicado con un enfoque centrado en los datos. Lógicamente, si las acciones de los usuarios difieren demasiado entre sí, no existe una base homogénea de procesos y datos.

La situación es diferente con un sistema ERP orientado a procesos: Aquí, todos los empleados pasan por un mismo proceso poco complejo para completar una tarea. Por ejemplo, todos los compradores seleccionan primero un artículo, después introducen la cantidad de artículos necesaria y, por último, seleccionan el proveedor deseado. Tras la verificación, el pedido se envía inmediatamente al proveedor.

Este proceso estándar uniforme permite analizar y evaluar con precisión las acciones de los usuarios con la ayuda de herramientas de seguimiento. Esto proporciona a las empresas información valiosa sobre los tiempos de producción y la utilización de los recursos, por ejemplo. A su vez, estos datos sirven de base para identificar los puntos débiles y el potencial de mejora.

El resultado:

• Los procesos pueden optimizarse de forma selectiva y adaptarse rápidamente a las nuevas necesidades.
• Los retrasos y los procesos ineficaces son cosa del pasado.
• Se reducen los costes operativos y aumenta la productividad.

5. automatización de procesos estándar

El análisis de procesos es el requisito previo básico para otro factor importante en el aumento de la eficacia: la automatización. Sólo cuando existe una única ruta estándar predefinida para un proceso, una empresa puede reconocer las oportunidades de automatización y establecer un procesamiento puramente automatizado para un flujo de trabajo manual. Entonces, los humanos sólo tienen que supervisar el proceso y autorizarlo si es necesario.

La automatización es especialmente útil para actividades que se realizan regularmente en grandes cantidades. Entre ellas se incluyen procesos como el pedido de artículos, la preparación de nóminas y el procesamiento de recibos. La automatización de procesos basada en reglas, en la que el sistema toma decisiones basándose en variables predefinidas, suele ser suficiente.

El resultado:

• Las mismas actividades se realizan siempre con mayor rapidez y eficacia.
• Se reducen la mano de obra y los costes.
• La digitalización está reduciendo significativamente los errores en los procesos estándar.
• Los especialistas tienen más tiempo para dedicarse a tareas más importantes.

6. uso óptimo de la IA generativa

La IA Generativa hoy y en el futuro

La IA Generativa (GenAI ) ya se utiliza con éxito en los sistemas ERP modernos. Con la ayuda de grandes modelos lingüísticos (LLM) , por ejemplo, la tecnología responde a las preguntas de los usuarios en lenguaje natural y genera textos para el personal de servicio en cuestión de segundos.

El requisito previo es una base de datos sólida que sirva como fuente fiable de información para la inteligencia artificial. Esto significa que la IA debe tener acceso constante a datos de alta calidad para su entrenamiento, procedentes de la documentación o directamente del sistema ERP, por ejemplo. De lo contrario, existe un alto riesgo de que los usuarios reciban respuestas incorrectas o sin sentido, lo que sería fatal en un entorno empresarial.

Pero el potencial de la GenAI para el sistema ERP del futuro es aún mayor. En lugar de limitarse a escupir textos a petición, en el futuro debería ayudar activamente a los usuarios en su trabajo diario. Debería ser capaz de identificar de forma autónoma los procesos rutinarios que siempre se ejecutan de la misma manera y llevarlos a cabo automáticamente a petición. Los humanos sólo tendrán que intervenir en casos excepcionales.

La inteligencia artificial puede, por ejemplo, reordenar materiales por iniciativa propia o adaptar el cuadro de mandos del ERP a las necesidades individuales de los usuarios. En un futuro no muy lejano, lo más probable es que la IA generativa se comporte como un asistente virtual comportamiento. Los usuarios probablemente hablarán con el sistema, pedirán consejo sobre la optimización de procesos y discutirán diferentes escenarios con la IA.

Enfoque al proceso como requisito básico

Sin embargo, los datos por sí solos ya no son suficientes como base de conocimientos para la automatización inteligente. En su lugar, la tecnología debe adquirir un conocimiento exhaustivo de los propios procesos de la empresa y sus pasos individuales. De lo contrario, se corre el riesgo de que realice las tareas incorrectamente y cause más caos que beneficios.

Por tanto, el enfoque en los procesos también es esencial para el uso óptimo de la IA generativa. Esto se debe a que la tecnología sólo puede adquirir el conocimiento necesario de los procesos si la funcionalidad del sistema ERP está orientada a los procesos. Es importante que los procesos específicos de la empresa estén disponibles en un lenguaje que la IA pueda interpretar, por ejemplo, en el lenguaje de especificación gráfica Business Process Model and Notation.

El resultado:

• La automatización basada en la IA permite procesar las tareas rutinarias a una velocidad significativamente mayor.
• Se liberan recursos humanos que se necesitan urgentemente.
• Los empleados tienen más libertad para actividades creativas.
• La empresa trabaja con mayor eficacia, lo que le proporciona una importante ventaja competitiva.

Conclusión: Ganas la carrera si te centras en el proceso

Con un sistema ERP orientado a los procesos, las empresas salen ganando hoy y en el futuro. No sólo proporciona la base para una mayor facilidad de uso y unos procesos más económicos, sino que también es un requisito previo para el uso avanzado de la inteligencia artificial.

En concreto, la capacidad de automatizar de forma inteligente pronto determinará si una empresa puede mantenerse o no frente a la competencia. Al final, sólo prevalecerán las empresas que puedan operar con extrema rapidez y eficacia con la ayuda de la IA generativa. Las que se pierdan los avances tecnológicos se quedarán en el camino más pronto que tarde.
APplus, por ejemplo, ofrece la opción de centrarse en los procesos del ERP con su Flow Mode. En este modo, el usuario es guiado paso a paso en sus tareas y recorre un flujo de trabajo optimizado que reduce notablemente su carga de trabajo diaria.