ERP (sistema) / Pianificazione delle risorse aziendali

Cosa significa ERP?

ERP è l’acronimo di ”Enterprise Resource Planning” e si riferisce alla pianificazione e al controllo a livello aziendale di tutte le risorse e i processi. L’obiettivo è quello di ottimizzare e armonizzare tutti i processi, dall’approvvigionamento alla produzione e alle vendite.

In sostanza, si tratta di avere a disposizione le risorse giuste nel posto giusto, al momento giusto e nella quantità giusta. Per raggiungere questo obiettivo, le informazioni provenienti da tutte le aree dell’azienda devono essere raccolte, analizzate e rese disponibili in tempo reale. L’ERP crea quindi una ”fonte unica di verità”: un database per decisioni fondate e processi efficienti.

L’ERP (Enterprise Resource Planning) ha le sue origini nella pianificazione della produzione. Oggi comprende l’intero spettro delle funzioni operative. È, per così dire, il centro di controllo centrale e la spina dorsale della trasformazione digitale delle aziende.

Che cos’è un sistema ERP?

Un sistema ERP è una soluzione software completa che riunisce tutte le funzioni aziendali rilevanti in un’unica applicazione. Integra i dati e i processi di varie aree come finanza, vendite, acquisti, produzione e risorse umane. Consente una gestione efficiente di tutte le risorse aziendali.

Il sistema ERP è di solito l’applicazione più importante dell’IT aziendale. La maggior parte dei dati confluisce qui e da qui viene messa a disposizione delle altre soluzioni.

Struttura e ambito funzionale dei moderni sistemi ERP

Design modulare

I sistemi ERP hanno una struttura modulare, cioè sono composti da diversi moduli per le varie aree dell’azienda. Anche se questi moduli possono essere utilizzati in modo indipendente, si intersecano perfettamente. Insieme formano una soluzione globale integrata.

A seconda del fornitore e del settore, la personalizzazione e le denominazioni possono variare. Tuttavia, la maggior parte dei sistemi ERP copre le seguenti funzioni principali:

Finanza e controllo

Das Finanzmodul ist das Herzstück jeder ERP-Lösung. Die ersten ERP-Systeme wurde primär für die Finanzverwaltung entwickelt. Dieses Modul umfasst Funktionen wie Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling. Hier laufen alle finanziellen Transaktionen zusammen, vom Zahlungsverkehr über das Mahnwesen bis zum Jahresabschluss. Auch Planung, Budgetierung und Berichtswesen sind integriert.

Risorse umane

Il modulo HR è dedicato al fattore umano: dati anagrafici dei dipendenti, contratti, registrazione delle ore, contabilità delle retribuzioni e gestione delle spese di viaggio. In alcuni casi sono incluse funzioni come il reclutamento, la gestione dei talenti e la formazione. L’obiettivo è quello di gestire in modo efficiente tutti i processi relativi al personale.

Approvvigionamento e magazzino

Dieses Modul unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsplanung über die Lieferantenauswahl bis zur Bestellabwicklung. Es ermöglicht eine transparente Verwaltung von Einkaufspreisen, Rahmenverträgen und Lieferkonditionen. Die Lagerhaltung, inklusive Bestandsführung und Inventur, lässt sich im ERP-System steuern.

Produzione e fabbricazione

Das Produktionsmodul ist speziell auf die Anforderungen von Fertigungsunternehmen zugeschnitten. Es hilft bei der Planung, Steuerung und Überwachung der Produktion, inklusive Stücklisten, Arbeitsplänen und Kapazitätsauslastung. Themen wie Qualitätsmanagement, Instandhaltung und Nachkalkulation gehören zum Funktionsumfang.

Vendite e marketing(CRM)

Mit den Modulen für Vertrieb und Marketing soll die Verkaufsseite im Unternehmens unterstützt werden. Darin lassen sich die meisten vertriebsrelevanten Prozesse verwalten, von der Leadgenerierung über die Angebotserstellung bis zum Auftragsmanagement. Auch Funktionen wie Kampagnenmanagement, Kundensegmentierung und Servicemanagement sind oft integriert.

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Espandibile

Oltre ai propri moduli, i sistemi ERP possono essere ampliati in modo flessibile. È possibile collegare altre soluzioni software tramite interfacce (API), ad esempio per la gestione dei documenti, la business intelligence o l’e-commerce. In questo modo il sistema può crescere in base alle esigenze e adattarsi alle nuove circostanze.

I vantaggi: Perché un sistema ERP è importante?

Archiviazione centralizzata dei dati: ”Un’unica fonte di verità”.

Tutti i dati rilevanti per l’azienda vengono archiviati e gestiti centralmente in un sistema ERP. Invece di essere dispersi in silos dipartimentali e soluzioni isolate, sono disponibili sempre e ovunque. Questa ”fonte unica di verità” crea una base affidabile per il processo decisionale: I dati sono sempre completi e aggiornati. Inoltre, riduce i costi di manutenzione e archiviazione dei dati.

Automazione delle attività di routine

Molte attività manuali e dispendiose in termini di tempo possono essere automatizzate dai sistemi ERP, spesso supportati da algoritmi di intelligenza artificiale. Ad esempio, la creazione di fatture, promemoria, ordini e report o la pubblicazione di documenti. Anche i trasferimenti di dati tra i reparti avvengono automaticamente. Questo alleggerisce i dipendenti e permette loro di concentrarsi su attività a valore aggiunto.

Ottimizzazione dei processi aziendali

I sistemi ERP mappano i processi aziendali in modo coerente e trasversale ai vari reparti. In questo modo si riducono le interfacce e le interruzioni dei mezzi di comunicazione e si velocizzano i processi. Allo stesso tempo, è possibile stabilire le migliori pratiche e diffonderle uniformemente in tutta l’azienda: tutti i reparti lavorano secondo gli stessi processi ottimizzati. Anche il rispetto dei requisiti di conformità risulta più semplice.

Maggiore trasparenza e migliore base decisionale

Integrando tutti i dati aziendali, i sistemi ERP aprono nuove possibilità di analisi e reporting. Dati chiave come il fatturato, i costi o i tempi di lavorazione possono essere valutati in tempo reale e visualizzati in dashboard significativi. Le analisi predittive possono essere utilizzate per creare previsioni più accurate. In questo modo i colli di bottiglia, le deviazioni e il potenziale di ottimizzazione sono rapidamente visibili e si possono prendere decisioni fondate.

Ridurre i costi e aumentare la produttività

Grazie agli effetti sopra descritti, le aziende possono utilizzare i sistemi ERP per ridurre i costi e aumentare la produttività. Ad esempio, l’automazione delle routine, la prevenzione di errori e duplicazioni di lavoro, la riduzione dei livelli di scorte e l’accorciamento dei tempi di lavorazione. Anche la riduzione dei costi di manutenzione e integrazione dell’IT è un vantaggio.

Networking con partner commerciali

Fornitori, clienti e fornitori di servizi possono essere collegati direttamente ai processi aziendali tramite interfacce standardizzate. In questo modo si creano processi coerenti e senza soluzione di continuità lungo l’intera catena di fornitura. Le aziende sono sempre più dipendenti l’una dall’altra. Lavorando a stretto contatto, tutte possono aumentare l’efficienza, la flessibilità e la qualità.

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Quando un’azienda ha bisogno di un sistema ERP?

Un’azienda è pronta per un sistema ERP se vuole digitalizzare, collegare in rete e ottimizzare i propri processi in tutti i settori. Questa esigenza nasce solitamente da due situazioni: 1. un’azienda cresce e non riesce più a gestire i numerosi e complessi processi senza una soluzione software centralizzata. 2. un’azienda si rende conto di essere indietro rispetto alla concorrenza, ad esempio perché i suoi processi sono inefficienti, si verificano molti errori o le decisioni vengono prese troppo lentamente.

I sistemi ERP non sono destinati solo alle grandi aziende, anche se sono stati originariamente sviluppati per loro. Anche le piccole imprese ne traggono vantaggio. Al giorno d’oggi, ogni azienda può trovare una soluzione adatta con la giusta gamma di funzioni e costi.

ERP on-premise vs. cloud

Chi decide di acquistare un sistema ERP si trova inevitabilmente di fronte alla domanda: on-premise o cloud? Entrambe le varianti hanno i loro punti di forza e le loro aree di applicazione. Quale sia quella giusta dipende dai requisiti individuali e dalle condizioni del contesto.

ERP on-premise

Nella variante classica on-premise, il software ERP viene gestito sui server dell’azienda. Ciò significa che l’azienda acquista le licenze, si procura l’hardware necessario e si occupa da sola dell’installazione, del funzionamento e della manutenzione (oppure incarica un fornitore di servizi). Sebbene questo richieda uno sforzo iniziale e competenze informatiche, offre anche un elevato grado di controllo e personalizzazione.

Vantaggi delle soluzioni on-premise:

• Pieno controllo su dati, sicurezza e prestazioni
• Possibilità di integrazione profonda e personalizzazione
• Costi di gestione gestibili grazie a canoni di licenza una tantum, indipendentemente dall’utilizzo.

Svantaggi delle soluzioni on-premise:

• Costi iniziali elevati per licenze, hardware e implementazione
• Tempi di implementazione più lunghi a causa dell’installazione e della personalizzazione in loco
• Impegno continuo per il funzionamento, la manutenzione e gli aggiornamenti dei sistemi.
• Rischio di lacune nella sicurezza e di malfunzionamenti del sistema a causa di una gestione IT inadeguata.
• Rischio di obsolescenza tecnologica in assenza di investimenti

I sistemi on-premise sono particolarmente indicati per le aziende con requisiti complessi e specifici, elevati volumi di dati o particolari requisiti di conformità. Questo modello può essere vantaggioso anche per chi vuole fare calcoli a lungo termine o dispone già di un’infrastruttura IT ad alte prestazioni.

ERP in cloud

I sistemi ERP in cloud o SaaS non sono gestiti all’interno dell’azienda, ma in centri dati esterni. Invece di acquistare il software, lo si affitta con un modello di abbonamento ”tutto compreso” e vi si accede via internet.

Vantaggi delle soluzioni ERP in cloud:

• Implementazione rapida senza grandi investimenti IT
• Il fornitore si occupa del funzionamento, della manutenzione, della sicurezza informatica e degli aggiornamenti.
• Accesso da qualsiasi luogo e facile connessione di sistemi e partner esterni
• Costi trasparenti e basati sull’uso

Svantaggi delle soluzioni ERP in cloud:

• Meno opzioni di personalizzazione rispetto ai sistemi on-premise
• Meno controllo sulla sicurezza dei dati e degli accessi
• Possibili costi totali più elevati a lungo termine con un uso intensivo (a seconda del modello di prezzo)
• Potenzialmente più impegnativo per l’integrazione con i sistemi on-premise esistenti

L’ERP in cloud è consigliato alle aziende che vogliono iniziare in modo flessibile e veloce senza dover creare risorse informatiche proprie. Il cloud è anche una buona scelta per le aziende che tengono all’aggiornamento costante, che utilizzano molte altre soluzioni cloud o che collaborano con partner in tutto il mondo.

Modelli ibridi

Anche i modelli ERP ibridi stanno diventando sempre più popolari. Questi modelli combinano componenti on-premise e cloud, ad esempio mantenendo le funzioni principali all’interno dell’azienda e spostando i processi periferici nel cloud. In alternativa, le aziende possono acquistare il software e gestirlo autonomamente in un cloud privato.

Come avviene la selezione di un sistema ERP?

Chi decide di adottare un sistema ERP utilizzerà il software per i prossimi 10-20 anni. Di conseguenza, il sistema giusto deve essere scelto con attenzione. Sono necessari i seguenti passi:

Analisi dei bisogni e definizione dei requisiti

Am Anfang steht die Frage: Was soll das ERP-System leisten? Welche Prozesse soll es unterstützen, welche Probleme lösen? Dazu gilt es, die Ist-Situation zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und den Soll-Zustand zu definieren. Wichtig ist dabei, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen, vom Management über die Fachabteilungen bis zu den Anwender*innen. Die Anforderungen werden in Form eines Lastenhefts zusammengefasst.

Panoramica del mercato e longlist

Il mercato degli ERP è vario e confuso. Per avere una visione d’insieme, è consigliabile innanzitutto analizzare il mercato. Quali fornitori esistono, quali sistemi sono rilevanti per il tuo settore? Confronti indipendenti, referenze e rapporti degli utenti aiutano nella preselezione. Viene stilata una ”longlist ” di tutti i fornitori potenzialmente adatti.

Elenco ristretto

A questo segue una valutazione dettagliata. I sistemi ERP devono essere analizzati in base ai seguenti criteri, tra gli altri:

• Ambito funzionale e idoneità al settore: il sistema copre tutti i processi richiesti? Esistono funzioni e best practice specifiche per il settore?
• Architettura tecnica e capacità di integrazione: la tecnologia si inserisce nel panorama IT esistente? Come si può collegare il sistema ad altre soluzioni?
• Opzioni di personalizzazione e di espansione: Il sistema può essere personalizzato in base alle esigenze individuali? Quali interfacce e opzioni di espansione sono disponibili?
• Facilità d’uso e accettazione: il software è intuitivo da usare? Gli utenti sono supportati in modo ottimale nel loro lavoro quotidiano?
• Metodologia di implementazione e offerta di supporto: Quale supporto offre il fornitore per l’implementazione, la formazione e il funzionamento? Con quale rapidità e competenza risponde l’assistenza?
• Futura redditività e sicurezza degli investimenti: qual è la posizione di mercato e la forza innovativa del fornitore? Qual è la tabella di marcia e le prospettive di sviluppo?

La lista ristretta contiene, nel migliore dei casi, due o tre candidati che sembrano essere i più adatti. Dopo intensi colloqui e workshop con i fornitori, è possibile prendere una decisione fondata.

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Fattori di successo per le implementazioni ERP

Una volta presa la decisione a favore di un sistema, inizia l’introduzione vera e propria. Alcuni fattori sono particolarmente importanti per il successo di questa operazione:

• Obiettivi e responsabilità chiare: Tutte le persone coinvolte devono sapere dove sta andando il viaggio e chi è responsabile di cosa. Una gestione del progetto ben organizzata è essenziale.
• Un‘attenta analisi e ottimizzazione dei processi: i processi esistenti devono essere analizzati e ottimizzati prima dell’introduzione del sistema. Perché anche il miglior software non può curare i processi sbagliati.
• Un approccio graduale e una pianificazione realistica dei tempi: è meglio iniziare in piccolo e poi scalare, piuttosto che cercare di fare tutto in una volta. È inoltre necessario prevedere tempi di riserva per i test e la rielaborazione.
• Formazione intensiva e coinvolgimento degli utenti: Più i dipendenti sono preparati al nuovo sistema e più possono essere coinvolti, maggiore sarà l’accettazione e il successo del progetto.
• Coerente gestione del cambiamento e gestione delle aspettative: un progetto ERP comporta cambiamenti a tutti i livelli. La comunicazione aperta, la gestione delle aspettative e la gestione della resistenza sono quindi essenziali.

Tipici ostacoli durante l’implementazione di un ERP

Ogni tanto si sente parlare di progetti ERP falliti nelle aziende. Tuttavia, ciò è dovuto a specifici errori che vengono commessi. Tra questi

• Obiettivi non chiari o diversi, mancanza di coordinamento tra business e IT
• Complessità e requisiti di risorse sottovalutati
• Requisiti eccessivi e troppa personalizzazione
• Gestione inadeguata dei dati e scarsa qualità degli stessi
• Mancanza di coinvolgimento e formazione degli utenti
• Mancanza di orientamento ai processi e adozione di vecchi processi

Tendenze attuali dei sistemi ERP

Le nuove tecnologie, i modelli di business e le esigenze dei clienti sono alla base dello sviluppo, anche dei sistemi ERP. Molte tendenze, come i modelli cloud e SaaS o l’uso dei dispositivi mobili, si possono osservare ovunque e non sono più una specialità. Tuttavia, le due tendenze seguenti stanno ampliando notevolmente le capacità e le aree di applicazione dei sistemi ERP:

Intelligenza artificiale (AI)

Gli algoritmi intelligenti possono già fornire supporto per un’ampia varietà di compiti. Esempi di applicazioni dell’intelligenza artificiale nell’ERP sono

• Previsioni intelligenti delle vendite, del flusso di cassa o del fabbisogno di risorse basate su dati e modelli storici.
• Classificazione e assegnazione automatica dei documenti grazie all’apprendimento automatico
• Pianificazione e controllo della produzione ottimizzati attraverso scenari simulati e dati in tempo reale
• Manutenzione proattiva di macchine e sistemi (manutenzione predittiva)
• Chatbot intelligenti e assistenti digitali per le richieste di informazioni e di supporto

Il potenziale è enorme e solo i prossimi anni mostreranno cosa è possibile fare. Le aziende possono utilizzarle per automatizzare i processi, migliorare le decisioni, ridurre al minimo gli errori e ottenere informazioni completamente nuove. Tuttavia, ciò richiede una solida base di dati e la necessaria esperienza nell’utilizzo delle tecnologie.

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Collegamento con IoT e big data (Industria 4.0)

L’Industrial Internet of Things (IIoT) sta fondendo sempre più il mondo fisico e quello digitale. Macchine, prodotti e interi stabilimenti stanno diventando intelligenti, collegati in rete e comunicano tra loro in tempo reale. I dati delle macchine, i parametri di processo e le informazioni sulla qualità possono essere inseriti senza problemi nel sistema ERP tramite sensori e interfacce. Al contrario, i comandi di controllo possono essere trasmessi direttamente alle macchine e ai sistemi.

Il risultato: un quadro in tempo reale dell’intera catena del valore, dallo sviluppo alla produzione e alla consegna. Ciò consente alle aziende di reagire più rapidamente ai cambiamenti, ottimizzare i processi e offrire nuovi servizi basati sui dati. I sistemi ERP si stanno quindi evolvendo da puro strumento di gestione a motore della trasformazione digitale.

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