Una volta acquistato, lavorerai con il tuo sistema ERP per i prossimi 10-20 anni. La scelta del fornitore giusto è quindi uno dei momenti critici del processo di implementazione dell’ERP. È quindi importante procedere in modo sistematico e non saltare nessun passaggio importante.
Tuttavia, uno strumento del processo di selezione viene spesso sottovalutato: il briefing con il fornitore. In questo articolo scoprirai perché è così importante e come dovrebbe essere l’agenda di un briefing ideale.
Che cos’è il briefing del fornitore (nel processo di selezione dell’ERP)?
Un vendor briefing è un incontro preparatorio personale tra te (in qualità di azienda cliente) e i fornitori che fanno parte della rosa di candidati per l’introduzione del tuo nuovo sistema ERP. In genere si tratta di 3-6 aziende. Durante il briefing, fornisci loro tutte le informazioni necessarie per i successivi workshop sull’ERP.
Durante i workshop, i fornitori di servizi ERP presentano il loro sistema ed eseguono i processi più importanti con il tuo team di progetto. La tua successiva decisione di selezione dipende in gran parte dall’impressione che avrai ottenuto durante i workshop. Per questo motivo devi assicurarti che i fornitori siano il più possibile preparati e che comprendano esattamente le tue esigenze.
Scopri di più: Cos’è un workshop ERP?
Quali obiettivi stai perseguendo con il briefing con i fornitori?
Un pacchetto informativo con una presentazione e documenti standard non è sufficiente come briefing. Questo perché gli obiettivi principali possono essere raggiunti solo durante un incontro con il fornitore dell’ERP.
Un pacchetto informativo con una presentazione e documenti standard non è sufficiente come briefing.
Trasmetti un’immagine realistica della tua azienda
Ogni azienda tende a presentarsi nel modo più positivo possibile: è la natura umana. Nelle presentazioni prefabbricate, i punti deboli o i problemi vengono spesso relativizzati o nascosti. Eppure sono proprio queste informazioni ad essere interessanti: il progetto ERP ha lo scopo ultimo di eliminare alcuni di questi problemi. I fornitori di ERP possono fare domande specifiche e analizzare i problemi. Possono affrontare questioni che potresti aver dimenticato di menzionare in un documento. In questo modo si ottiene un quadro completo e realistico della tua situazione.
Laboratori migliori
Il briefing aiuta i fornitori di ERP a comprendere appieno i requisiti e le aspettative dell’azienda. Nei workshop successivi, possono quindi rispondere nel miglior modo possibile e mostrare nel dettaglio come soddisferebbero le singole esigenze. La qualità dei workshop aumenta sensibilmente.
Risparmio di tempo
Si evitano incomprensioni e domande inutili che disturbano o ritardano il corso dei workshop. Inoltre, potrai beneficiare di una solida base nelle fasi successive della collaborazione. Più domande chiarisci all’inizio, meno loop saranno necessari in seguito.
Ottieni un’impressione professionale
Durante gli incontri personali puoi fare domande specifiche sulle tue esigenze e discutere le soluzioni proposte dai fornitori di servizi. In questo modo ti farai un’idea di quanto i fornitori comprendano il tuo settore e le tue sfide individuali. Questi approfondimenti ti aiuteranno a valutare meglio l’idoneità tecnica dei fornitori per il tuo progetto ERP.
Ottenere un’impressione umana
Oltre agli aspetti tecnici, anche il livello interpersonale gioca un ruolo importante in un progetto. Durante gli incontri informativi, potrai conoscere personalmente i dipendenti del fornitore di ERP e farti un’idea iniziale della collaborazione. Puoi valutare se l’intesa è giusta e se esiste una base di fiducia per una partnership.
Comunicazione aperta
In ogni progetto ERP ci sono sfide e conflitti minori e maggiori. Questi devono essere affrontati apertamente. Una comunicazione chiara può essere ”allenata” fin dall’inizio in un briefing personale con il fornitore. Offre l’opportunità di chiarire ambiguità e malintesi. Se entrambe le parti parlano apertamente delle loro aspettative, opportunità e limiti, è possibile evitare delusioni in seguito.
L’agenda ideale per un briefing con i fornitori
I seguenti punti dovrebbero essere all’ordine del giorno dell’evento:
Presentazione dell’azienda e del team di progetto
In primo luogo, i fornitori di ERP vogliono conoscere la tua azienda. In una presentazione, mostra loro la struttura e la cultura della tua azienda, i tuoi obiettivi commerciali e così via. Tieni presente che non si tratta di una presentazione di marketing per presentarti nella migliore luce possibile. Devi fornire al fornitore di servizi
Presenta quindi il team di progetto che accompagnerà l’implementazione dell’ERP. In questo modo, i partner esterni sanno chi sono i loro referenti e quali ruoli e responsabilità hanno nel progetto.
Tour dell’azienda
Se possibile, i briefing si svolgeranno presso la tua sede. Dopo la presentazione, fai visitare la tua sede ai visitatori. In questo modo potranno integrare le informazioni astratte con le loro esperienze personali. Mostra loro i vari reparti in cui verrà utilizzato l’ERP. Lascia che il tuo team di progetto, o alcuni di loro, partecipino al tour. Potranno rispondere direttamente alle domande.
Scopri di più: Perché vale la pena di fare un tour aziendale con il fornitore di ERP
Descrizione del processo e dati di esempio
Infine, descrivi i processi che il sistema ERP mapperà in seguito. Concentrati sui processi principali della tua azienda. In particolare, affronta i punti critici e le sfide che devono essere superate. Formula aspettative chiare per ogni processo:
- Qual è l’obiettivo?
- Quali sono i casi particolari di cui devo essere a conoscenza?
- Ci sono interfacce con altri processi o sistemi?
- Con quali dei tuoi processi attuali hai difficoltà?
Fornisci ai fornitori di servizi ERP dei dati campione. In questo modo potranno replicare i processi successivi nel sistema ERP e dimostrarli durante i workshop. I dati dovrebbero essere reali, se legalmente possibile, o almeno somigliare ai dati reali. Compila una piccola selezione di alta qualità di record di dati che coprano completamente i processi principali: 20 sono meglio di 5.000.
Inoltre, è importante fornire a tutti i fornitori esattamente gli stessi dati. Solo così potrai avere un confronto diretto e oggettivo durante i workshop sull’ERP.
Scopri di più: Come descrivere correttamente i processi campione per i workshop sull’ERP
Suggerimenti per il briefing con i fornitori
Preparati con cura
Raccogli tutte le informazioni rilevanti e strutturale in una sequenza logica. Crea un ordine del giorno che definisca chiaramente il processo di briefing e che sia messo a disposizione di tutti i partecipanti in anticipo.
Coinvolgere tutte le parti interessate
Assicurati che tutti i principali stakeholder interni partecipino al briefing con il fornitore o che possano almeno contribuire con i loro requisiti e le loro aspettative. Oltre al team di progetto, questo include anche i rappresentanti dei reparti specializzati che lavoreranno con il sistema ERP.
Comunicare chiaramente le aspettative e i requisiti
Comunica le tue aspettative e i tuoi requisiti in modo chiaro e inequivocabile. Formulare domande e compiti specifici che i fornitori di ERP possono utilizzare per presentare le loro soluzioni.
Crea un’atmosfera piacevole
Scegli una sala adatta dove tutti i partecipanti si sentano a proprio agio e possano concentrarsi sul lavoro. Pianifica pause sufficienti e fornisci bevande e spuntini. Un’atmosfera positiva favorisce il dialogo aperto e la creatività di tutti i partecipanti.
Documenta i risultati e le scoperte
Documenta tutto con attenzione. Annota quali
Conclusione: lo sforzo paga in ogni caso
I briefing con i fornitori costano molto di più che compilare documenti e inviarli a tutti. Questi eventi costano tempo, tempo in cui tu e i membri del tuo team di progetto non siete disponibili. Pianifica mezza giornata per ogni azienda invitata.
Lo sforzo vale sicuramente la pena. I briefing consentono a tutti i candidati della tua lista ristretta di prepararsi al meglio per i successivi workshop. In questo modo avrai la migliore base informativa possibile per la scelta del tuo fornitore di ERP.
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