Die Anforderungen an Unternehmen sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Betriebe aus allen Branchen stellen sich den Herausforderungen der digitalisierten Welt. Dabei ist Change Management für die erfolgreiche Transformation essenziell. Wir zeigen Ihnen, wie Sie erfolgreich die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranbringen.
Change Management für die Digitalisierung – warum überhaupt?
Viele Firmen nutzen die Möglichkeiten der Organisationsentwicklung, um Strategien zur Erreichung der Unternehmensziele zu entwickeln und umzusetzen. Beim Veränderungsmanagement werden noch weitere Faktoren hinzugezogen. Mit einem umfassenden, bereichsübergreifenden Blick werden Strategien, Systeme, Prozesse und Arbeitsabläufe verändert.
Beim Change Management handelt es sich somit um einen eher ganzheitlichen Ansatz. Dieser ist insbesondere zur Begleitung der digitalen Transformation geeignet. Schließlich soll die Veränderung in alle Bereiche des Unternehmens vordringen. Folgende Phasen bieten sich für den Änderungsprozess an:
- Analyse des Ist-Zustands
- Definition der Ziele
- Auswahl geeigneter Maßnahmen
- Umsetzung und fortlaufende Kontrolle
- Key-User-Definition und Schulungen
Analyse des Ist-Zustands und Definition der Ziele
Voraussetzung für ein erfolgreiches Change Management ist die Erhebung von Ist-Daten. Darunter fällt insbesondere der aktuelle Stand der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen:
- Werden Daten bereits digital erfasst oder genutzt?
- Sind diese Daten zentral zugänglich?
- Oder gibt es „Daten-Silos“ in jeder Abteilung?
Formulieren Sie im Anschluss daran Ihr Ziel. Dieses sollte umfassend und konkret für alle Arbeitsbereiche definiert werden. Dabei können Sie spezifische Zielwerte wie z.B. Gewinnzahlen, die Einführung bestimmter Prozesse oder die Nutzung digitaler Werkzeuge festlegen.
Planen Sie für die Ist-Analyse und Zieldefinition ausreichend Zeit ein. Durch eine gute Vorbereitung können Sie im nächsten Schritt die passenden Maßnahmen wählen. Somit begleiten Sie mit Change Management die Digitalisierungsstrategie nachhaltig.
Auswahl geeigneter Maßnahmen für die Digitalisierung
Sind die Ziele definiert, gilt es, die passenden Werkzeuge auszuwählen. Bei Digitalisierungs-Projekten empfiehlt sich in vielen Fällen der Einsatz einer ERP-Software. Zum einen dient sie als zentrale Steuereinheit aller Systeme und Anwendungen in Ihrem Betrieb. Zum anderen unterstützt sie die Digitalisierung und Optimierung sämtlicher Prozesse wie zum Beispiel:
- Auftragsverwaltung
- Lagerbestandsverwaltung
- Rechnungsstellung
- Wareneingänge
- Produktentwicklung
- Angebotserstellung
- Projektmanagement
Umsetzung und fortlaufende Kontrolle
„Bei der Umsetzung der gewählten Maßnahmen ist es wichtig, dass diese stetig kontrolliert und überprüft werden.“
Eine Umstellung im laufenden Prozess ist zwar mühsam, dafür steht aber die Produktivität jederzeit an oberster Stelle.
Um mit Change Management effektiv die Digitalisierung voranzutreiben, ist es wichtig, auf Rückmeldungen und Feedback reagieren zu können. Je besser diese Wege im Prozess implementiert sind, umso mehr sind die eigenen Mitarbeiter von den Veränderungen überzeugt. Denn auch diese dürfen beim Veränderungsmanagement nicht außer Acht gelassen werden.
Key-User-Definition und Schulungen – die eigenen Mitarbeiter mitnehmen
Wichtig ist, dass Sie die Mitarbeiter im Veränderungsprozess nicht verlieren. Denn der angestrebte Change muss immer von den Mitarbeitern mitgetragen werden. Dies gelingt in der Regel am besten durch die Definition von Key-Usern. Diese sind Hauptansprechpartner für ihre jeweilige Abteilung. Sie begleiten den Prozess der Digitalisierung und definieren die Anforderungen für ihren Arbeitsbereich.
Im Laufe der Umsetzung unterstützen die Key-User ihre Kollegen und stehen für Fragen zur Verfügung. Darüber hinaus empfehlen wir, alle Mitarbeiter frühzeitig durch Workshops und Schulungen mit einzubeziehen. Dies sorgt nicht nur für eine reibungslose Umsetzung, sondern hilft auch die Mitarbeiter von der Veränderung zu überzeugen.
Fazit: Mit Change Management und ERP-System führen Sie die Digitalisierung zum Erfolg
Der Erfolg Ihres Digitalisierung-Projekts hängt maßgeblich von einer guten Planung und der Einbeziehung Ihrer Mitarbeiter ab. Durch einen geregelten Change Management Prozess sowie ein ERP-System setzen Sie die besten Voraussetzungen für die Transformation. Weitere Tipps zum erfolgreichen Veränderungsprozess erhalten Sie in unserem Whitepaper.
