ERP-Projekte haben vor allem zwei Hauptziele: bessere Informationsverfügbarbarkeit und Zusammenarbeit in der gesamten Firma. Zum einen sollen Datensilos durch eine einheitliche Datenbasis abgeschafft werden. Zum anderen sollen die internen Kollaborationsprozesse optimiert werden. Gleichzeitig können viele Betriebe durch den Einsatz von ERP-Systemen ihre operativen Kosten senken.
Auf den ersten Blick profitieren Sie durch die Nutzung eines ERP-Systems somit in unterschiedlichen Bereichen. Ob Sie Ihre selbstgesteckten ERP-Ziele erreichen, hängt allerdings von unterschiedlichen Faktoren ab. Laut einer Studie des IT-Marktforschungsinstituts Gartner erreichen zwischen 57 und 75 Prozent der Unternehmen ihre Ziele nicht. Wie stellen Sie also fest, ob Ihr ERP-Projekt ein Erfolg ist?
Wichtige Erfolgsfaktoren für Ihr ERP-Projekt
Ein wichtiger Einflussfaktor auf den Projekterfolg ist die gewissenhafte Planung. Fatal ist, wenn die zu Beginn gesetzten Ziele später gar nicht messbar sind.
Gleichzeitig stellen viele Firmen mit der Zeit fest, dass sie die Funktionalitäten der ERP-Systeme nur unzureichend nutzen. Dies lässt sich bereits im Auswahlprozess durch die Erstellung eines passenden Lastenheftes verhindern. So wählen Sie die Software aus, die auf die Anforderungen ihrer Branche und Unternehmensgröße zugeschnitten ist.
Generell stellen Sie mit folgenden Schritten die Weichen für den Erfolg des ERP-Projekts:
- Klare Zielvorgaben
- Passfähigkeit des ERP-Systems
- System- und Praxistests durch die späteren Nutzer
- Anwenderschulungen
- Unterstützung durch die Geschäftsleitung
- Ein professionell arbeitendes Projektteam, dem Senior-Manager, IT-Experten und Key User angehören
- Zusammenarbeit mit dem Hersteller im Hinblick auf Anpassungsmöglichkeiten des Systems
Ziele einer ERP-Implementierung
Wichtig ist, dass die Formulierung der ERP-Ziele strategisch ausgerichtet ist und alle relevanten Bereiche abdeckt. Hieraus ergeben sich auch die funktionalen Anforderungen an das ERP-System. Implementiert werden sollten lediglich Funktionen, die das Unternehmen in seiner Geschäftstätigkeit tatsächlich braucht und nutzt.
Für die Realisierung eines ERP-Projekts sind im Allgemeinen sechs Ziele relevant:
- Prozessoptimierung durch die Schaffung einer einheitlichen Datenplattform für alle betriebswirtschaftlich relevanten Arbeitsfelder
- Prozessintegration durch die Einbindung aller vorhandenen Daten und Systeme sowie flexible Workflows
- Verringerung der Kapitalbindung durch schnelleren Auftragsdurchlauf
- Verbesserung der Kundenorientierung in Produktion und Lagerhaltung
- Automatisierung und digitale Steuerung von Geschäftsprozessen.
- Unternehmensübergreifende Planungs- und Wertschöpfungsprozesse mit Kunden und Lieferanten
Controlling von ERP-Projekten
Der Erfolg von Projekten lässt sich generell anhand von drei Bereichen messen: Zeit, Geld und Qualität. Haben Sie vor der ERP-Einführung klare, messbare Ziele für diese Faktoren definiert, lassen sie sich anhand von Kennzahlen auswerten. Bei der Auswahl der KPIs sollten Sie sich überlegen, ob
- die Daten bereits zu anderen Zwecken vorhanden sind?
- die Kennzahl schnell ermittelt werden kann?
- die Kennzahl eindeutig und leicht verständlich ist?
- ein Vergleich durch die Kennzahl möglich ist?
- die Zahl Ihr Ziel repräsentiert?
Mögliche Kennzahlen für Ihr ERP-Projekt sind:
Ein ERP-Projekt muss sich rechnen. Um festzustellen, ob es gewinnbringend ist, können verschiedene Methoden der Wirtschaftlichkeits- und Nutzenanalyse durchgeführt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Earned Value Analyse und die Nutzwertanalyse. Welches Instrument sinnvoll ist, kann nur individuell entschieden werden. Es empfiehlt sich, sowohl quantitative als auch qualitative Faktoren zu betrachten. Dadurch lässt sich der Nutzen des Projekts am besten evaluieren.
Während des Projekts sollte laufend ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden. Dadurch können frühzeitig Diskrepanzen aufgedeckt und entsprechende Maßnahmen in die Wege geleitet werden.
Change-Management als zentraler Erfolgsfaktor
Der mit Abstand wichtigste Erfolgsfaktor für ein ERP-Projekt besteht im Change-Management. Eine ERP-Einführung bricht eingefahrene Prozesse und Strukturen auf. Bei den Mitarbeitern kann sie daher auch zu Ablehnung und Ängsten führen. Oft werden die Systeme auch im Hinblick auf einen befürchteten Arbeitsplatzverlust als bedrohlich wahrgenommen.
Change-Management entzieht solchen Befürchtungen den Boden, erzeugt Transparenz und bindet die Mitarbeiter frühzeitig in die Projektumsetzung ein. Wenn Sie diese Hürde erfolgreich nehmen, schaffen Sie gute Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektverlauf.
Fazit
Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt niemals in erster Linie von dem System ab. Hier zeigt sich, dass der Mensch wichtiger als die Software ist. ERP-Projekte laufen immer dann Gefahr zu scheitern, wenn dieser Erfolgs-Faktor nicht erkannt wird. Sie sind folglich nicht in der Lage, Fehlentwicklungen vorzubeugen. Das Ergebnis besteht in Planungsfehlern, unzureichenden Zieldefinitionen, einer mangelhaften Projektorganisation und Widerständen der Mitarbeiter. Explizites Change-Management entlang der Vorbereitung und Durchführung eines ERP-Projektes verhindert dies.
Informieren Sie sich vorab über Probleme und Stolpersteine einer ERP-Implementierung mit unserem Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts„.
