Enterprise Resource Planning (ERP) ist für die meisten Unternehmen unverzichtbar. Erfolgreiche ERP-Schulungen zählen bei der Einführung von neuen Systemen zu den größten Erfolgsfaktoren. Denn nur wenn Ihre Mitarbeiter mit der Software und ihren Funktionen vertraut sind, können Sie das maximale Potenzial ausschöpfen. Mit den folgenden 7 Tipps werden Ihre ERP-Schulungen zum Erfolg!
1. ERP-Schulungen frühzeitig planen
Damit Ihr Schulungsprogramm von Beginn an auf Erfolgskurs ausgerichtet ist, empfehlen wir als Erstes die Rahmenbedingungen festzulegen. Gehen Sie am besten anhand der W-Fragen vor:
- Wann und wo sollen die ERP-Schulungen stattfinden?
- Wie lange werden die Workshops dauern?
- Wer wird die Schulung leiten?
- Wer sollte daran teilnehmen?
- Welche Themen und Funktionen stehen im Fokus?
- Welche Unterlagen und technischen Hilfsmittel werden benötigt?
- Wieviel Zeit können die Schulungsteilnehmer in die Nachbereitungszeit investieren?
2. Von externem Wissen profitieren
Bei der Wahl des richtigen Schulungsleiters lohnt es sich, auf externe Referenten zu setzen. IT- und Organisationsexperten oder ERP-Anbieter bringen wichtiges Fachwissen, Erfahrung und neue Perspektiven ein. Sie vermitteln außerdem hilfreiche Methoden, wie Anfänger möglichst schnell Erfolge bei der Arbeit mit dem System erzielen.
Wichtig: Planen Sie dennoch vor der Schulung eine Abstimmung mit internen Fachbereichen ein. Sie wissen, welche Aufgaben im Alltag anfallen und welche Fragen bei der Schulung unbedingt zu klären sind. So können Experten die Anwendungen möglichst nah an der Praxis vermitteln.
Aber auch hier sollte auf die Trennung zwischen „Erlernen der Funktionsweise eines Systems“ und die „Umsetzung der eigenen Prozesse“ unterschieden werden. Schulungsteilnehmer können sich besser auf die Funktionsweise konzentrieren, wenn die Beispieldaten keinen konkreten Bezug zum bestehenden Arbeitsalltag haben.
3. Sinnvolle Prioritäten setzen
Ein professionelles ERP-System zeichnet sich vor allem durch die vielfältigen Einsatzbereiche aus. Ob im Einkauf, in der Produktion, in der Finanzbuchhaltung oder beim Jahresabschluss – es unterstützt Ihre gesamten Unternehmensprozesse.
Hierin liegt nun aber auch die besondere Herausforderung: Alle User sollen ein sehr hohes Detailwissen für ihren täglichen Anwendungsbereich erhalten, aber eben auch ein Verständnis für die Durchgängigkeit des gesamten Systems. Grundkenntnisse für den Bereich der Disposition und dem gesamten Wertefluss im ERP-System sind die Voraussetzung, dem immer wieder vorkommenden „Inseldenken“ entgegen zu wirken.
„Definieren Sie daher im Vorfeld klare Prioritäten, welche Prozesse zuerst umgesetzt werden.“
Diese sind somit auch Fokus der ERP-Schulungen. Eine phasenweise Ausrollung der Software sorgt für Übersichtlichkeit und mehr Akzeptanz bei den Usern.
4. ERP-Team motivieren
Erfahrungsgemäß sind die meisten Mitarbeiter einer neuen Software gegenüber erst einmal skeptisch eingestellt. Schließlich sind einige Schweißtropfen nötig, um die neuen Funktionen zu erlernen und im Arbeitsalltag zu verankern. Achten Sie daher darauf, Ihre Anwender von Anfang an mitzunehmen und zu motivieren. Dies gelingt am besten, indem Sie Ihre Gründe, Erwartungen und Ziele offen kommunizieren.
- Welche Verbesserungen werden durch das neue ERP-System angestrebt?
- Können durch die Einführung Kosten eingespart werden?
- Welche konkreten Arbeitserleichterungen sollen für die Nutzer und für die Stabilisierung der Prozesse erreicht werden?
- An welchen Stellen lassen sich Zeit- und Ressourceneinsatz minimieren?
Nehmen Sie Ihre Kollegen*innen bei Ihren Überlegungen mit ins Boot und sammeln Sie gemeinsam Ziele und Next Steps. Fokussieren Sie sich dabei auf „low hanging fruits“, also Funktionen des ERP-Systems, die besonders schnell große Vorteile schaffen.
Eine weitere Möglichkeit, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sind die Qualifizierungsmöglichkeiten im Zuge der ERP Einführung. Dies trifft vor allem auf die KeyUser und Kundenprojektleiter*innen zu. Dies können folgende Aspekte betreffen:
- Persönliche und fachliche Weiterbildung
- Übernahme neuer Aufgabenbereiche
- Übertragung von mehr Verantwortung
- Finanzielle Entwicklungen
5. Anwendungsfälle testen
Im gesamten Implementierungszeitraum, und auch darüber hinaus, steht ihnen ein Testsystem zur Verfügung, welches einen 100%tigen funktionalen Zwilling ihres zukünftigen Produktivsystems darstellt.
Im Testsystem können sie ihre konkreten Anwendungsfälle abbilden und entsprechend testen.
Beim Aufbau der Anwendungsfälle ist vor allem auf die Vollständigkeit ihrer Anforderungen zu achten. Diese Abläufe sollten gut dokumentiert werden, weil diese auch bei zukünftigen Erweiterungen und Updates die Basis für die notwendigen Funktionstests darstellen.
6. Distanz zum Tagesgeschäft schaffen
ERP-Schulungen benötigen eine gewisse Zeit und jede Menge Konzentration. Geben Sie den Usern die zeitliche- und räumliche Möglichkeit, um die Schulungen entsprechend nachzubearbeiten und damit das neue System zu erlernen.
Als Faustformel gilt hier, das als Nachbereitungszeit das dreifache der Schulungszeit einzuplanen sind. Auch haben sich eigene Schulungsräume sehr bewährt, damit wirklich eine Abgrenzung zur täglichen Arbeit erfolgen kann.
7. Schulungsunterlagen als Dokumentation
Um langfristig von der Schulung zu profitieren, ist es notwendig, dass die Teilnehmer ausführliche unternehmensspezifische Unterlagen erstellen. Die Unterlagen der Hersteller sind in der Regel allgemeine Funktionsbeschreibungen, welche nützliche Nachschlagewerke darstellen, aber nicht „Ihren“ konkreten Prozess enthalten können.
Diese Unterlagen sind ein wesentlicher Bestandteil der Schulung von weiteren Mitarbeiter*innen und sollten für alle zentral zugänglich sein.
Fazit: ERP-Schulungen strategisch planen
Zusammengefasst lautet das Erfolgsgeheimnis für hilfreiche ERP-Schulungen
- Detaillierte Vorbereitung
- Input externer Experten
- Prioritätensetzung
- Motivation der Mitarbeiter
- Trainings im Testsystem
- Freiräume vom Tagesgeschäft
- Zentraler Zugriff auf Schulungsunterlagen
Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Agenda: die Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann das ERP-Projekt gelingen. Motivierte Anwender sind außerdem aufnahmefähiger und können sich schneller an die neuen Arbeitsprozesse anpassen. Eine wichtige Voraussetzung, damit sich die Investition in die neue Software in kurzer Zeit auszahlt.
Auch Ihr Unternehmen steht kurz vor der Einführung eines neuen ERP-Systems? Mit professionellen ERP-Schulungen machen Sie Ihre Mitarbeiter fit für diese Etappe! Weitere Tipps zur ERP-Einführung erhalten Sie in unserem Whitepaper „Die ERP-Einführung von A-Z“.
