Die Digitalisierung von Prozessen ist eine Chance für jedes mittelständische Unternehmen. So ist auch das Servicemanagement ein Bereich, in dem die Effizienz maßgeblich durch das richtige ERP-System ausgebaut werden kann. Welche Softwarefunktionen Ihnen dabei besonders zugutekommen, lesen Sie hier.
Das moderne ERP-System als Katalysator für Ihr Servicemanagement
Im Mittelpunkt des Servicemanagements steht die durchgängige Planung, Abwicklung und Nachverfolgung von Serviceaufträgen. Um diese effizient zu bewältigen, stehen Ihnen in einer modernen ERP-Lösung folgende Funktionen zur Verfügung:
Die einfache Anlagenverwaltung
Ein effizientes Servicemanagement baut auf die zuverlässige Anlagen- und Geräteverwaltung. Anhand umfangreicher Dokumentationen in Ihrer modernen ERP-Software haben Sie Einsicht in die bei Kunden installierten Komponenten und deren Zustand. Es lässt sich ebenfalls nachvollziehen, wann Veränderungen oder Fehler aufgetreten sind. Auch können Sie Informationen wie die Gewährleistungsfrist einer Anlage einsehen. Aber auch die Seriennummer- und Chargenverfolgung ist für Anwendende eine wertvolle Funktion.
Die Verwaltung von Wartungsverträgen
Wartungsverträge lassen sich in Ihrem ERP-System effizient vereinbaren und festhalten. Dabei können beliebige Laufzeiten und Fälligkeiten beachtet werden. Wichtige Aspekte wie Ersatzteile oder Wartungserlöse können abgebildet und erfasst werden. Zusätzlich können Sie regelmäßig anfallende Service-Tätigkeiten vermerken und eine automatisierte Terminerinnerung erhalten.
Ein mobiles Servicemanagement
Ist die Serviceplanung anhand Ihrer ERP-Lösung erfolgt, werden die betreffenden Daten automatisiert auf die Mobilgeräte der Fachkräfte übertragen. Mitarbeitende müssen also gar nicht erst ins Büro kommen – der Zugriff und die Datenerfassung erfolgen mühelos über die App. So kann Ihr Team immer schnell auf Kundenwünsche reagieren, sollte Geräte oder Anlagen stillstehen und Arbeitsvorgänge blockieren.
Ihre Service-Techniker*innen finden also alle zu bearbeitenden Aufgaben sowie den Standort des Auftrags in ihrem Servicevorrat. Termine können direkt über die SCS-App zugesendet werden. Daten wie Kundeninformationen, Ansprechpersonen vor Ort oder Standorte von Maschinen sind ebenfalls mobil verfügbar. Ebenfalls sind alle Artikel, die sich im persönlichen Lager des Fahrzeugs befinden, aufgelistet.
„Die benötigte Zeit und das verwendete Material können nach dem Einsatz mobil gemeldet werden.“
Dabei wird das Protokoll beim Kunden erstellt und dort direkt unterschrieben. Auch weiterführende Daten wie entsprechende Kundensignaturen oder Quittungen können in der App eingetragen werden.
Eine Service-Einsatzplanung
Ein anpassungsfähiges ERP-System erleichtert Ihnen komplexe Planungsvorgänge. Dazu gehört auch die Einsatzplanung und Serviceabwicklung: Servicetätigkeiten können stundengenau geplant und aufeinander abgestimmt sowie Terminkonflikte vermieden werden. Dank Ihres modernen ERP-Systems können Sie also den frühmöglichsten Einsatztermin ermitteln ─ unter Berücksichtigung der jeweiligen Material- und Personenverfügbarkeiten.
Da in der Service–Einsatzplanung auch die Qualifikationen der Service-Fachkräfte beachtet werden, können diese passgenau eingesetzt werden. So ist die optimale Durchführung Ihrer Leistung gesichert.
Eine übersichtliche Ressourcenplantafel
Eine Plantafel zeigt Ihnen anhand von Visualisierungen und Strukturierungen Kapazitäten auf. Dadurch lassen sich Ressourcen optimal einsetzen. Zur Verfügung stehen Ihnen zum Beispiel:
- Reservierung und Überprüfung von Terminen
- Stundengenaue Planung und Zuordnung von Service-Tätigkeiten via Drag & Drop
- Ressourcenplanung der Bereiche Service und Projekt
- Vielfältige Filteroptionen und eine umfassende Übersicht
- Grafische Darstellung der Service-Einsatzplanung
Der Helpdesk
Eine unglaubliche Unterstützung für Ihren Kundenservice ist der Helpdesk. Dieser dokumentiert für Sie den Bearbeitungszustand der Serviceanfrage und dokumentiert bereits bei der Erfassung den Bezug zum jeweiligen Kunden oder Thema. Serviceaufträge und -angebote werden automatisch generiert. Darüber hinaus werden To-do-Listen für interne Mitarbeiter*innen erstellt, die für Struktur und Erfolgserlebnisse im Arbeitsalltag sorgen.
Durch die Dokumentation ermittelter Problemlösungen lässt sich der Helpdesk auch zu einer Wissensdatenbank ausbauen. Als internes Eskalationsmanagement fördert dies langfristige und gesunde Kundenbeziehungen.
Ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft
Ein flexibles und modernes Servicemanagement ist ein wichtiger Ansatz, um Kundenbeziehungen langfristig zu pflegen. Mit dem richtigen Tool in Ihrem ERP-System lässt sich dieses Ziel anhand von Automatisierungen und Strukturierungen erfolgreich bewältigen.
Gerne stellen wir Ihnen die ergänzenden Informationen zum Thema ERP-System im kostenlosen Whitepaper „Ihr Weg in die digitale Revolution: Service als Start in die Industrie 4.0“ zur Verfügung.
