Sie planen einen Wechsel Ihres ERP-Systems? Für die Vorbereitung dieses Umzugs eignet sich Process Mining hervorragend. Process Mining ist eine Methode der Prozessanalyse, die Ihnen hilft, Geschäftsabläufe zu visualisieren, zu analysieren und zu verbessern. So können Sie sicher sein, dass bei der Migration nicht nur alle Prozesse berücksichtigt werden, sondern dass diese ebenfalls bewertet und gegebenenfalls optimiert werden. Im Folgenden erklären wir Ihnen das Vorgehen und was dabei zu beachten ist, im Detail.

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ERP-Migration: Diese Punkte sind zu berücksichtigen

„Wird eine Software durch eine andere ersetzt, findet gewöhnlich eine „Eins zu eins“-Migration statt.“

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Dies bedeutet, dass die neue Lösung direkt an die Stelle des alten Programms tritt. Bei einem ERP-System sollte genau dies jedoch nicht passieren. Denn nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Marktumfeld haben sich seit der Einführung des alten ERP-Systems weiterentwickelt. Daher bietet solch eine Umstellung die ideale Gelegenheit, Ihr Unternehmen umfangreich zu modernisieren. Lassen Sie sich diese nicht entgehen!

Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung mit Migrationsprojekten empfehlen wir Ihnen, den folgenden Punkten besondere Beachtung zu schenken:

  • Überprüfung der bisherigen ERP-Konfigurationen: Sie haben an dieser Stelle die Chance, die Einstellungen Ihres jetzigen ERP-Systems zu überprüfen und zu hinterfragen. Dadurch können Potenziale identifiziert und freigelegt werden. Sollten die bisherigen Konfigurationen übernommen werden? Oder wäre es eventuell besser, diese durch neue, moderne Features abzulösen?
  • Neudefinitionen: Nicht mehr zeitgemäße Konfigurationen können oft modernisiert und an neue Standards angepasst werden. So verringern sich auch die Kosten für zukünftige Aktualisierungen deutlich.

Alle Prozesse müssen für die ERP-Migration sichtbar sein

Process Mining
Die Dokumentation der bestehenden Prozesse ist für die ERP-Migration essentiell

Zur Vorbereitung auf die ERP-Migration ist es im ersten Schritt unverzichtbar, zunächst alle Geschäftsabläufe zu identifizieren. Oft werden dazu manuelle Erhebungen genutzt. Hier ermitteln und dokumentieren die Key User der einzelnen Abteilungen die wichtigsten Vorgänge. Sie können zudem basierend auf Ihrem Fachwissen den Idealzustand dieser Prozesse definieren.

Die Vor- und Nachteile des manuellen Ansatzes der Prozessermittlung

Die Vorteile des manuellen Ansatzes liegen auf der Hand:

  • Die wichtigsten Prozesse werden erfasst.
  • Eine Gewichtung der Prozesse ist durch die Einschätzung der Experten möglich.
  • Key User können ihre Erfahrungswerte einbringen, auf bekannte Probleme hinweisen und Verbesserungsvorschläge machen.

Die manuelle Prozessermittlung hat aber auch Nachteile. Oft werden nur die offensichtlichen Vorgänge erfasst und versteckte Abläufe bleiben unsichtbar. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Schritte können übersehen werden.

Der Einkauf beispielsweise ist ein zentraler Bestandteil eines Unternehmens, wird aber meist von verschiedenen Personen gehandhabt. Diese führen wiederum unterschiedliche Arbeitsabläufe durch. Da aber nicht alle Personen bei der Dokumentation der Prozesse hinzugezogen werden können, wird hier leicht etwas übersehen. Doch diese übersehenen Abläufe sind selbstverständlich nicht zu vernachlässigen.

Process Mining: „Fußspuren“ versteckter Prozesse finden

Hier kommen die Stärken von Process Mining ins Spiel. Alle Vorgänge hinterlassen digitale „Fußspuren“. Datensätzen können Prozesswissen enthalten. So gibt es beispielsweise Bewegungsinformationen oder Log Files, die bestimmte Aktionen festhalten. Process Mining kann so auch unsichtbare Routinen sichtbar machen. Mithilfe von spezialisierter Software werden diese „Fußspuren“ gefunden. Der Vorgang wird anhand dieser rekonstruiert und dann grafisch, beispielsweise als Pfad, aufbereitet.

Fazit: Process Mining ist ein wichtiger Baustein für die ERP-Migration

Durch Process Mining lassen sich also alle Vorgänge finden und dokumentieren. Der Umzug von einem System zum anderen wird dadurch spürbar erleichtert. Allerdings bleiben die drei weiteren Vorteile des manuellen Ansatzes trotzdem bestehen. Daher sollte Process Mining die menschliche Arbeit nicht ersetzen, sondern ergänzen.

Eine ERP-Migration ist ein langwieriger und komplizierter Vorgang. Ohne Roadmap, die einzelne Schritte und Zwischenziele definiert, geht es nicht. Process Mining ist ein wichtiger Baustein dieser Roadmap. Allerdings darf nicht der Eindruck entstehen, dass die Prozessermittlung bereits der Hauptteil der Arbeit war. Es handelt sich lediglich um einen zentralen Aspekt. Weitere wichtige Punkte der ERP-Migration erläutern wir in unserem Whitepaper „Die ERP-Einführung von A-Z“.