Der große Vorteil eines ERP-Systems ist seine Steuerungs- und Kontrollfähigkeit. Die Lösung bildet alle Prozesse in einem Unternehmen ab und führt sie wie in einem Flugzeug-Cockpit zusammen. Damit dies möglich ist, muss zunächst ein Verständnis für die zentralen Unternehmensabläufe geschaffen werden. Nur dann kann das ERP-System optimal ausgewählt und auf die Bedürfnisse Ihres Betriebs angepasst werden. Zu Beginn eines ERP-Projekts stellt sich daher eine anspruchsvolle Aufgabe: Sie müssen für ERP-Anbieter möglichst aussagekräftige Prozessbeschreibungen erstellen.

Es gibt unzählige ERP-Anbieter. Lesen Sie, worauf Sie bei der Auswahl unbedingt achten müssen.

Herausforderungen bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen

Bei der Festlegung von Abläufen geschehen oft Fehler, die auf ein falsches Verständnis der Anforderungen zurückzuführen sind. Unternehmen rücken in den Mittelpunkt, was geleistet werden soll. Es werden sogenannte Feature-Listen eingereicht. Dabei handelt es sich um Funktionen, die vom ERP-Anbieter erwartet bzw. gewünscht werden. Allerdings überspringt dieses Vorgehen einen Schritt: Es fehlt die Analyse und Darstellung der Prozesse. Dadurch wird nicht deutlich, warum oder ob ein Feature überhaupt notwendig ist. Welchem Zweck dient es und für welchen Anwendungsfall ist es relevant? Das können nur Prozessbeschreibungen beantworten.

Visuelle Darstellungen helfen bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen für ERP-Anbieter
Visuelle Darstellungen helfen bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen

Eine weitere Herausforderung ist der Detaillierungsgrad. Lastenhefte mit Tausenden Einzelpunkten versperren häufig den Fokus. Prozessbeschreibungen für das ERP dienen der Verdeutlichung von besonders wichtigen Abläufen. Wir empfehlen, sich dabei an den größten Schmerzpunkten zu orientieren. Welche Vorgänge sorgen häufig für Probleme oder Verzögerungen? Welche Schritte können durch Zentralisierung und Automatisierung schnell und einfach effizienter werden? Bildliche Darstellungen helfen bei der Beantwortung dieser Fragen. Dabei können Sie Grafiken der bisherigen Prozesse, Flussdiagramme oder beispielsweise eine BPMN nutzen.

Prozessbeschreibungen für ERP-Systeme: Best Practices

Folgendermaßen kann eine aussagekräftige Prozessbeschreibung aufgebaut sein:

  1. Kurze und prägnante Beschreibung des Unternehmens: Hierbei geht es um die Stärken und Besonderheiten des Betriebs. Auch das Marktumfeld sollte kurz angerissen werden.
  2. Darstellung der aktuellen IT-Infrastruktur: Hierbei geht es vor allem um die Software. Welche Anwendungen kommen zum Einsatz? Sind Schnittstellen vorhanden und wenn ja, welche? Wie ist die Nutzer-Situation? Welche Rollen werden verteilt? Wie sollen die Systeme idealerweise zusammenspielen? Eine knappe Beschreibung der Hardware ist ebenfalls geboten.
  3. Allgemeine Prozesse: Hier geht es um bereichsübergreifende Abläufe.
  4. Spezialisierte Prozesse: Beschreibungen der Abläufe in den einzelnen Fachbereichen.
  5. Schnittstellen: Wo sollen Prozesse und Systeme miteinander verbunden werden?

Optional lassen sich weitere Punkte hinzufügen. Besteht z.B. bereits eine ERP-Lösung, so kann aufgezeigt werden, inwiefern hier Abläufe gut abgebildet werden und wo Probleme bestehen. Außerdem können Sie ergänzen, wenn sich Anforderungen zeitnah ändern werden. Dies gilt beispielsweise, wenn Sie mit neuen Partnern zusammenarbeiten oder neue Standorte eröffnen werden.

Prozessbeschreibungen mit einem konkreten Beispiel

ERP-Systeme können mittels künstlicher Intelligenz viele Abläufe automatisieren. Das führt zu einer wesentlichen Entlastung der Mitarbeiter. Die Prozessbeschreibungen sind somit auch Grundlage für die Automatisierung. Machen Sie bei der Darstellung der Vorgänge also deutlich, an welcher Stelle wiederkehrende Aufgaben anfallen. Am Beispiel eines Industrieunternehmens möchten wir zeigen, welche Fragen Sie sich darüber hinaus stellen können:

  • Wohin werden Waren der Zulieferer geliefert?
  • Wo wird gefertigt und wie geht es dann weiter?
  • Welche Daten werden durch welche Systeme erhoben?
  • Wo sind dynamische Entwicklungen zu erwarten und wie soll mit diesen umgegangen werden? (Stücklisten sind hierfür ein Beispiel)
  • Wer wertet welche Informationen aus?

Fazit: Der Weg ist das Ziel

„Das Ziel eines ERP-Systems ist immer klar: Optimierung der Unternehmensprozesse. Damit dies erreicht wird, müssen die Abläufe jedoch verständlich gemacht werden.“

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Für die Beschreibungen gilt deshalb: es geht um die einzelnen Wege und ihr Zusammenspiel. Es ist essentiell, dass Sie diese transparent machen. Der Fokus liegt dabei auf den wichtigsten Abläufen. Damit legen Sie den Grundstein für die Auswahl und Implementierung einer Lösung, die bestmöglich für Ihren Betrieb funktioniert.

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