La produttività di un’azienda dipende in larga misura dalle prestazioni dei suoi dipendenti. Anche in tempi di digitalizzazione, è impossibile per un’azienda avere successo senza l’impegno dei suoi dipendenti.
Per questo è ancora più importante avere sempre una visione d’insieme dei processi e dei dati relativi alle risorse umane. La gestione centralizzata delle risorse umane (HR) tramite un sistema ERP offre molte opportunità: puoi semplificare i processi, creare flessibilità e risparmiare molto tempo. In questo articolo discutiamo le funzioni e i vantaggi più importanti che una soluzione HR basata su ERP ti offre nel tuo lavoro quotidiano.
Come può un sistema ERP supportare le risorse umane?
Il sistema ERP viene spesso definito il fulcro di un’azienda. E a ragione:
- Come piattaforma centrale, raccoglie tutti i dati aziendali in un unico luogo, li visualizza in tempo reale e fornisce così una visione strutturata dei processi in corso.
- Poiché collega diverse aree dell’azienda, come gli acquisti, la produzione e le vendite, garantisce processi fluidi.
- Inoltre, consente di automatizzare le attività di routine.
Naturalmente, anche il reparto Risorse Umane beneficia di questi vantaggi: Le moderne soluzioni software ERP assicurano un coordinamento ottimale dei dipendenti e una notevole riduzione del carico di lavoro del reparto Risorse Umane. A sua volta, questo permette alle aziende di gettare le basi per una maggiore produttività. Non c’è quindi da stupirsi se oggi il 98% degli esperti di risorse umane considera le conoscenze digitali e le competenze tecnologiche come competenze chiave nel campo delle risorse umane. Questo è quanto emerge da uno studio rappresentativo di PwC Germania.
Un motivo sufficiente per dare un’occhiata più da vicino agli influssi positivi di un sistema ERP sui tuoi processi HR.
ERP nelle risorse umane: i maggiori vantaggi
1. una gestione più efficiente del personale nel sistema ERP
Probabilmente lo sai: se sincronizzi manualmente le tabelle e gli elenchi durante la pianificazione del personale, gli errori si accumulano rapidamente. Inoltre, ti serve molto tempo, il che alla fine costa alla tua azienda.
I moduli per le risorse umane delle soluzioni ERP pongono fine a queste lunghe fasi di lavoro. Tutti i dati relativi al personale vengono archiviati digitalmente nel software, tra cui
- Piani per le vacanze
- Calendario aziendale
- Turni di servizio
- Modelli di orario di lavoro
- Infrangi le regole
Questi dati semplificano notevolmente la gestione del personale. In particolare, l’automazione dei processi e l’uso di algoritmi ti permettono di ottimizzare la pianificazione del personale in modo semplice e veloce:
| I vantaggi più importanti | Esempi |
| Elaborazione rapida delle attività di routine | Il modulo HR del sistema ERP genera proposte di turni di servizio che devi solo accettare o adattare. |
| Semplice verifica delle violazioni legali | Sulla base dei dati di registrazione del tempo analizzati automaticamente, puoi utilizzare un controllo delle regole per determinare se le pause e i tempi massimi di lavoro sono stati rispettati. |
| Identificazione precoce della carenza e dell’eccesso di personale | La sincronizzazione automatica dei dati ti permette di vedere immediatamente quali risorse e qualifiche del personale sono disponibili. |
| Gestione efficiente di diversi modelli di orario di lavoro | Le regole flessibili per il tempo pieno, il part-time, l’orario flessibile, il lavoro a turni, ecc. sono memorizzate nel sistema ERP e collegate alla registrazione degli orari, alla gestione delle ferie e alla contabilità delle retribuzioni. |
| Evitare gli errori generati manualmente | Il sistema ERP trasferisce i tempi di lavoro dalla registrazione degli orari alla contabilità delle retribuzioni, evitando così di trasferire dati errati. |
2. amministrazione del personale semplificata nel sistema ERP
Senza una soluzione ERP per le risorse umane, anche le numerose attività amministrative legate alla gestione delle risorse umane richiedono molto tempo e sono soggette a errori. Tra questi
- Mantenere e aggiornare i file del personale
- l’elaborazione di nuove assunzioni e partenze
- la preparazione della contabilità delle retribuzioni
- la registrazione degli orari del personale
Solo utilizzando un software HR basato su ERP potrai ricevere un supporto significativo nell’amministrazione del personale:
| I vantaggi più importanti | Esempi |
| Accelerazione delle attività amministrative | Gli ausili per la registrazione digitale abbreviano i processi monotoni e facilitano il lavoro quotidiano dei dipendenti. |
| Alta qualità dei dati e dei processi | La fatturazione elettronica automatizzata è sicura, affidabile, tracciabile e conforme alla legge. |
| Analisi approfondite | I dati del personale registrati possono essere analizzati con la semplice pressione di un tasto e convertiti in rapporti significativi. In questo modo si ottengono informazioni preziose per prendere decisioni fondate sul personale. |
| Autosomministrazione semplice | I dipendenti possono visualizzare e modificare autonomamente i propri dati sui portali self-service. Ad esempio, possono richiedere un congedo ed effettuare le successive registrazioni nel loro conto ore. |
Nhi Stein, Asseco Solutions
I trasferimenti di pagamenti elettronici vengono attivati automaticamente e i dati vengono sincronizzati e aggiornati in tutti i processi. Tutto ciò consente di risparmiare lavoro noioso e ridondante.
3. migliore organizzazione del processo di reclutamento nel sistema ERP
Anche la gestione delle applicazioni costa molto tempo al dipartimento delle risorse umane senza il supporto del software. Le seguenti attività organizzative sono particolarmente dispendiose in termini di tempo:
- Revisione manuale dei documenti di candidatura e selezione dei candidati qualificati
- Coordinamento degli appuntamenti per i colloqui di lavoro
- Aggiornamenti di stato individuali, come conferme di ricezione, notifiche intermedie e cancellazioni.
- Documentazione e reportistica
Per rendere più efficiente l’organizzazione del processo di assunzione, puoi accelerare notevolmente le perdite di tempo sopra citate con un software HR basato su ERP:
| I vantaggi più importanti | Esempi |
| Preselezione automatica | La lettura automatica dei CV consente una rapida preselezione. |
| Registrazione sistematica dei dati del richiedente | Quando crei un database di candidati, i dati specifici come il nome, l’indirizzo, il livello di istruzione e le qualifiche vengono registrati in modo organizzato. |
| Gestione chiara dei dati | Inviti, appuntamenti e contratti vengono archiviati nel sistema ERP in modo strutturato digitalmente. Questo ti permette di avere una visione d’insieme e di avere le informazioni rilevanti a portata di mano. |
| Coordinamento efficiente | La sincronizzazione automatica con i calendari riduce il ping-pong di e-mail tra le risorse umane, i reparti specializzati e i candidati. |
| Comunicazione automatizzata | A seconda dello stato, le e-mail vengono inviate nel processo di reclutamento in base a delle regole. |
4. coordinamento ottimizzato della formazione continua
Oltre a reclutare nuovi dipendenti, il reparto Risorse Umane è anche responsabile dell’ulteriore sviluppo dei dipendenti esistenti. Che si tratti di seminari, corsi online o tutoraggio individuale, il reparto Risorse Umane è responsabile del coordinamento dei programmi di formazione. In questo contesto, compiti come
- Identificazione di ulteriori esigenze di formazione
- Pianificazione e organizzazione dei corsi di formazione (date, sale, gestione dei corsi, ecc.)
- Registrazione dei partecipanti
- Documentazione delle qualifiche e dei certificati
- Valutazione delle prestazioni
Puoi anche semplificare queste attività ricorrenti di sviluppo del personale e risparmiare tempo con l’aiuto dei moduli HR dei sistemi ERP:
| I vantaggi più importanti | Esempi |
| Gestione centralizzata dei dati | Tutti i programmi di formazione e i partecipanti, così come le cifre attuali delle iscrizioni, sono memorizzati nel sistema ERP. |
| Pianificazione automatizzata | Le date di formazione possono essere pianificate automaticamente e sincronizzate con gli orari di lavoro. |
| Trasparenza sulle qualifiche | Le Risorse Umane possono vedere a colpo d’occhio quali sono i dipendenti con quali qualifiche. |
| Comunicazione efficiente | Gli inviti e i promemoria per gli eventi vengono inviati automaticamente. |
| Documentazione completa | I certificati possono essere richiamati nell’ERP in qualsiasi momento. |
| Controllo semplice | La soluzione ERP consente di analizzare in modo semplice i costi e i successi della formazione. |
Risorse umane nell’ERP:
Esempio di applicazione DIL Engineering GmbH
DIL Engineering utilizza il sistema ERP APplus dal 2020. Ciò consente all’azienda di ingegneria meccanica della Bassa Sassonia di pianificare le capacità del personale in modo particolarmente efficiente.
Consentendo ai dipendenti di accedere ai lavori direttamente in APplus, la disponibilità del personale può essere visualizzata in qualsiasi momento. In questo modo si massimizza la trasparenza e l’efficienza dei processi di pianificazione.
Per il futuro, DIL Engineering punta ad aumentare l’automazione dei processi HR nel sistema ERP per alleggerire sempre di più il peso della gestione dei reparti.
Leggi il caso di studio completo
Conclusione: le risorse umane supportate dall’ERP ampliano lo spazio di manovra
Le Risorse Umane traggono vantaggio da un moderno sistema ERP con funzioni HR. Questo perché l’automazione dei processi organizzativi HR, che richiedono molto tempo, riduce numerose attività di routine e crea spazio per argomenti strategici e scambi personali e creativi. Invece di limitarsi a gestire i dati e a coordinare gli appuntamenti, le persone tornano a essere al centro del lavoro delle Risorse Umane.
A lungo termine, la gestione delle risorse umane basata su ERP porta a processi più efficienti e a decisioni migliori in materia di personale. Riconoscendo tempestivamente i requisiti e il potenziale, è possibile pianificare con lungimiranza le risorse umane e le misure di formazione. Questo rende la tua azienda più agile e le permette di reagire più rapidamente ai cambiamenti. Di conseguenza, il dipartimento HR si trasforma da fornitore di servizi amministrativi a partner strategico per la gestione aziendale.
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