Obbligo di fatturazione elettronica: facilmente risolvibile grazie all’ERP

Lo sai da tempo: dal 1° gennaio 2025, l’elaborazione delle fatture elettroniche nelle transazioni commerciali B2B è obbligatoria per tutte le aziende in Germania. Obbligatorio: all’inizio sembra sempre una coercizione, un divieto e un lavoro aggiuntivo. Ma è un aspetto che viene subito ignorato: L’obbligo di fatturazione elettronica comporta innanzitutto una serie di semplificazioni e opportunità.

In particolare, le aziende che soddisfano i requisiti legali con un sistema ERP sono tra i vincitori della trasformazione. Il software non si limita a fornire tutte le funzioni tecniche necessarie. Crea anche un immenso valore aggiunto che va oltre il semplice adempimento legale. Sei pronto per una visione positiva della fatturazione elettronica? Allora inizia:

La base legale della fatturazione elettronica: i fatti più importanti in breve

Quale legge regola l’obbligo di fatturazione elettronica?

Il governo tedesco ha deciso di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica nel marzo 2024 quando ha approvato la legge sulle opportunità di crescita. Il governo spera che la digitalizzazione del processo di fatturazione nelle attività B2B porti a una maggiore efficienza, a un risparmio sui costi e a una riduzione delle frodi IVA.

Inoltre, è in fase di progettazione il pacchetto legislativo ” IVA nell’era digitale” (ViDA), che regola l’invio e la ricezione di fatture elettroniche per le transazioni transfrontaliere. Tuttavia, questo provvedimento entrerà in vigore non prima del 2028.

A chi si applica la legge?

L’obbligo di fatturazione elettronica previsto dalla Legge sulle Opportunità di Crescita si applica ai servizi tra aziende nazionali (B2B) o tra aziende e autorità pubbliche (B2G). I partner commerciali devono avere sede in Germania.

Eccezioni:

• Importo della fattura fino a un massimo di 250 euro lordi
• Vendite esenti da imposte ai sensi del §4 da 8 a 29 UstG
• Fatture per biglietti

Che cos’è esattamente una fattura elettronica?

In precedenza, le fatture elettroniche includevano tutti i formati di documenti che non venivano stampati su carta e inviati per posta, comprese le fatture PDF, EDI e IDoc. Da gennaio 2025 la definizione è diversa: Secondo la legge sulle opportunità di crescita, una fattura elettronica deve essere emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato. Deve inoltre consentire l’elaborazione elettronica.

Quali sono i formati consentiti?

Il formato dei dati di una fattura elettronica deve essere conforme alla serie di standard europei EN 16931. Tutti gli altri formati saranno classificati come altre fatture a partire dal 2025.

✓ Le fatture elettroniche sono:

• XRechnung – un file XML con dati esclusivamente digitali
• ZUGFeRD – una combinazione di file PDF e XML
• Formati di fattura europei – ad esempio Factur-X in Francia o Peppol-BIS Billing
• Procedura EDI secondo la norma EN 16931

✘ Non sono previste fatture elettroniche:

• Fatture cartacee
• Formati di file con rappresentazione puramente pittorica, come PDF, DOCX, JPEG o TIF
• Procedura EDI senza formati di dati conformi a EN-16931
• Altri formati come IDoc o formati interni.

Quando sarà obbligatoria la fatturazione elettronica?

• Data di riferimento 01.01.2025
  Tutte le aziende tedesche che operano nel settore B2B devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche e archiviarle a prova di audit. Tuttavia, l’invio di fatture elettroniche non è ancora obbligatorio: Se il destinatario della fattura è d’accordo, un’azienda può ancora inviare una fattura in un altro formato.

• Scadenza 01.01.2027
  Le aziende con un fatturato annuo superiore a 800.000 euro sono obbligate a inviare fatture B2B conformi alla legge.
• Scadenza 01.01.2028
  Tutte le aziende devono inviare, ricevere ed elaborare fatture elettroniche.

Obbligo di fatturazione elettronica: nessun problema con un sistema ERP

L’obbligo di fatturazione elettronica può essere attuato nel rispetto della legge solo utilizzando un software. Sono finiti i tempi in cui si potevano semplicemente elaborare e gestire le fatture cartacee in forma analogica. Tuttavia, la parola ”semplice” è piuttosto fuorviante a questo punto. Perché l’elaborazione dei documenti cartacei non è mai davvero semplice.

Chiunque utilizzi già un sistema moderno sistema ERP è già in uso è già ben equipaggiato. Anche se la funzione di fatturazione elettronica non è ancora stata impostata, il passaggio al sistema può essere completato in pochi giorni:

• Il fornitore di ERP implementa una soluzione standard,
• integra la casella di posta nella catena dei processi,
• imposta le autorizzazioni necessarie,
• spiega le funzioni più importanti e
• ti supporta nella formazione dei dipendenti.

Una volta implementata, la soluzione ERP offre una serie di funzioni estremamente utili per ottimizzare il flusso di lavoro della fatturazione elettronica:

Whitepaper gratuito

Scopri in quale direzione si stanno sviluppando i sistemi IT ed ERP. Ti mostreremo quali tecnologie verranno utilizzate per implementare nella pratica queste tendenze future.

Richiedi ora gratuitamente

1. elaborazione dei dati senza soluzione di continuità

Fino ad oggi, l’elaborazione delle fatture cartacee era monotona, lunga e soggetta a errori. Le fatture in arrivo venivano prima controllate, digitate e registrate manualmente dai dipendenti. Poi dovevano collegare i documenti all’ordine e al numero di ricevuta della merce, archiviare i documenti e preparare i pagamenti. Per le fatture cartacee in uscita, invece, la creazione manuale delle fatture, la stampa, l’imbustamento e la spedizione per posta erano tra le fasi di lavoro inevitabili. È chiaro che questi processi comportano un notevole dispendio di tempo, risorse e denaro e denaro, soprattutto quando ogni giorno arrivano e partono centinaia di fatture.

Il processo digitalizzato tramite il sistema ERP è molto più semplice:

• Il software controlla automaticamente la completezza e l’accuratezza delle fatture elettroniche in arrivo,
• legge i dati rilevanti, come il fornitore, l’importo e il numero di fattura,
• collega i documenti con il numero d’ordine e di ricevimento merci corrispondente e
• crea e invia le fatture elettroniche in uscita direttamente dal sistema ERP, basandosi sui dati memorizzati come gli indirizzi dei clienti e gli ordini.

2. garantire la conformità del formato

Come già detto, lo scambio di fatture elettroniche è consentito solo in alcuni formati di dati standardizzati. Un sistema ERP supporta tutti i formati previsti dalla legge, come XRechnung, ZUGFeRD e altri formati di fattura europei. Inoltre, offre la possibilità di scambiare le fatture elettroniche tramite EDI. Questo garantisce alle aziende la massima flessibilità e permette loro di rispondere in modo ottimale ai requisiti dei partner commerciali e delle autorità.

I dati vengono scambiati come segue:

• La fattura elettronica viene creata nel sistema ERP.
• La conversione nel formato desiderato viene effettuata direttamente nel sistema, tramite soluzioni middleware o tramite fornitori di servizi specializzati.
• Il sistema invia la fattura al destinatario via e-mail.
• Se gli standard richiesti cambiano nel tempo, il fornitore si occuperà di aggiornarli.

3. archiviazione a prova di audit

Dal 2015 I ”Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l’accesso ai dati” ( GoBD) si applicano alle aziende e ai lavoratori autonomi. Questi stabiliscono che i documenti elettronici soggetti a requisiti di conservazione – incluse le fatture elettroniche – devono essere archiviati in un sistema elettronico a prova di revisione per 10 anni (le lettere commerciali e d’affari per 6 anni). A prova di revisione significa che i documenti non devono essere alterabili.

Un sistema ERP che include un sistema di gestione dei documenti (DMS) a prova di audit soddisfa questo requisito legale al cento per cento:

• Il sistema ERP salva automaticamente le fatture elettroniche in un archivio centrale,
• archivia le fatture elettroniche in un formato a prova di audit e di falsificazione,
• regolamenta le autorizzazioni di accesso e
• registra qualsiasi modifica.

4. tracciabilità e reportistica semplificata

Con la GoBD, il legislatore pone ulteriori requisiti alle fatture elettroniche: Devono essere verificabili e tracciabili. C’è una buona ragione per questo: le autorità richiedono un controllo completo delle transazioni commerciali per garantire la conformità ai requisiti fiscali e legali. Vogliono essere in grado di tracciare il modo in cui una fattura è stata creata, elaborata e archiviata. In questo modo è possibile effettuare un controllo fiscale efficiente e, in ultima analisi, ridurre le frodi fiscali.

Con un sistema ERP, tutte le transazioni aziendali possono essere verificate in qualsiasi momento:

• Il software documenta ogni fase di elaborazione di una fattura elettronica,
• registra i metadati come la data, l’ora e il creatore,
• esegue il versioning automatico e
• collega i documenti elettronici con le transazioni contabili.

5. considerazione dei requisiti specifici del paese

Le relazioni commerciali internazionali pongono alle aziende ulteriori sfide. Ciò è dovuto principalmente ai requisiti legali specifici di ogni paese, come lo standard di formato, le informazioni obbligatorie o gli obblighi di rendicontazione. Alcuni paesi richiedono la trasmissione di fatture elettroniche tramite piattaforme speciali (ad esempio SdI in Italia) o l’integrazione delle autorità fiscali. Inoltre, spesso le fatture devono essere emesse nella lingua e nella valuta del destinatario. Se le aziende commettono degli errori, rischiano di incorrere in multe, richieste di ulteriori imposte o ritardi nei pagamenti.

Una soluzione ERP garantisce la conformità legale per le attività internazionali:

• Il software supporta diversi formati di fattura internazionali come FacturaE (Spagna), FatturaPA (Italia) e Factur-X (Francia),
• converte automaticamente gli importi nella rispettiva valuta nazionale,
• genera fatture elettroniche nella lingua del destinatario e
• applica automaticamente le regole fiscali specifiche del paese.

Fattura elettronica: più vantaggi che obblighi

Come puoi vedere: Con un sistema ERP, implementare l’obbligo di fatturazione elettronica è praticamente un gioco da ragazzi. Ma ancora più importante è la consapevolezza che, digitalizzando i processi di fatturazione, non stai semplicemente rispettando una legge onerosa. Piuttosto, stai migliorando il tuo intero flusso di lavoro e aumentando la tua capacità di agire.

Di conseguenza, la fatturazione elettronica ti offre i seguenti vantaggi:

• Maggiore efficienza grazie a un’elaborazione più rapida delle transazioni di pagamento
• Conservazione delle risorse umane attraverso processi automatizzati
• Riduzione del tasso di errore e maggiore qualità dei dati grazie al minor numero di errori di inserimento.
• Maggiore trasparenza grazie alla migliore tracciabilità delle fatture
• Sostenibilità grazie a un consumo di carta significativamente inferiore e a basse emissioni di CO2
• Risparmio economico grazie alla riduzione dei costi di stampa, spedizione e archiviazione.
• Archiviazione non complicata, veloce e poco ingombrante
• Ottimizzazione delle relazioni commerciali grazie a processi uniformi e standardizzati.

Conclusione: la fattura elettronica raggiunge un elevato valore aggiunto

Con un moderno sistema ERP, l’obbligo di fatturazione elettronica si trasforma da un male necessario in un’ enorme opportunità. I processi automatizzati non solo garantiscono la creazione, l’invio e la ricezione di fatture elettroniche in conformità con la legge , indipendentemente dai requisiti specifici di ogni paese. Significa anche abbandonare i processi lenti, costosi e ad alta intensità di risorse che paralizzano inutilmente la tua azienda.

A proposito: più semplice è l’interazione con il sistema ERP, maggiore è il valore aggiunto. Ecco perché offriamo un’elaborazione delle fatture in entrata semplificata e supportata da un flusso di lavoro nella modalità Flow Mode di APplus 9. Questo ti permette di lavorare in modo ancora più veloce, intuitivo e produttivo. La digitalizzazione avanza: con un sistema ERP puoi tenere facilmente il passo.

Stato: gennaio 2025