Il tema del GDPR è sempre attuale: La protezione dei dati occupa ormai interi reparti. Sembra che sia impossibile soddisfare esattamente i requisiti.
È vero, i requisiti sono davvero molto elevati e dettagliati. Tuttavia, i sistemi e i processi informatici correttamente impostati rendono molto più semplice l’implementazione della protezione dei dati. In quanto archivio centrale dei dati, il sistema ERP svolge un ruolo altrettanto centrale.
Quali funzioni e misure puoi utilizzare per ottimizzare il tuo sistema ERP in questo senso? Questo articolo spiega 5 campi d’azione ed elenca le misure più importanti.
1. minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità
Il GDPR prevede che venga raccolto il minor numero possibile di dati personali: solo quelli assolutamente necessari per il rispettivo scopo. Questi dati possono poi essere utilizzati solo per lo scopo originariamente indicato. Di conseguenza, i dipendenti possono accedere solo ai dati di cui hanno assolutamente bisogno per le loro mansioni (in relazione al rispettivo scopo). L’accesso completo a tutti è un tabù.
Per garantire la conformità a questi principi, devi implementare le seguenti misure:
- Controlla regolarmente quali dati personali sono archiviati nel tuo sistema ERP e per quali scopi vengono utilizzati. Potrebbe essere necessario adattare i tuoi processi per lavorare in conformità con il GDPR.
- Definire ruoli chiari e profili di autorizzazione profili di autorizzazione secondo il principio della ”necessità di sapere”. Quali sono i gruppi di dipendenti della tua azienda e di quali dati hanno bisogno? Imposta i diritti di accesso di conseguenza. Distingui tra autorizzazioni di lettura, scrittura e cancellazione. Non tutte le persone autorizzate a visualizzare i dati devono anche poterli modificare.
- Inoltre, controlla regolarmente i diritti di accesso assegnati. Modificali se i compiti o le responsabilità cambiano o se i dipendenti lasciano l’azienda.
L ‘assegnazione centralizzata dei diritti e dei ruoli nel sistema ERP ti fa risparmiare molto tempo. Non è necessario regolare i diritti due volte in più punti e si verificano meno errori.
2. diritto alla cancellazione dei dati
Il cosiddetto ”diritto all’oblio” è un principio chiave del GDPR. Gli interessati possono richiedere la cancellazione dei loro dati personali se non sono più necessari o se sono stati trattati illegalmente.
Tuttavia, altri obblighi prevalgono sul diritto alla cancellazione, come ad esempio gli obblighi di conservazione delle fatture o di altri documenti commerciali. In questo caso, è necessario distinguere tra dati che possono essere cancellati e dati che non possono essere cancellati.
Per la tua azienda, questo significa che devi essere in grado di elaborare le richieste di cancellazione in modo rapido e conforme alla legge. Secondo la legge, devi anche essere in grado di fornire una prova della cancellazione. Le seguenti misure possono essere d’aiuto:
- Ottieni una panoramica e documenta dove sono conservati i dati personali.
- Assicurati di poter accedere rapidamente ai dati interessati. Evita le ”tombe di dati” che rendono difficile l’eliminazione mirata. Una struttura dei dati chiara e potenti funzioni di ricerca sono fondamentali in questo caso.
- Implementare meccanismi per la cancellazione sicura dei dati.
- Nel caso di richieste di cancellazione, come già detto, solo alcuni dati personali possono essere cancellati a causa degli obblighi di conservazione; altri dati devono essere conservati. Il tuo sistema ERP deve quindi permetterti di eliminare selettivamente i singoli record di dati, mantenendo l’integrità e la coerenza dei dati . I record di dati collegati non devono essere ”orfani”. Verifica attentamente quali dipendenze esistono e come devono essere gestite in caso di cancellazione.
Se il tuo sistema ERP assume un ruolo centrale e di primo piano nella rete di dati, puoi trovare i record di dati in modo molto più semplice e veloce.
Includere l’intero panorama IT
Per una completa conformità al GDPR, non basta considerare solo il sistema ERP. È necessario includere i processi e i sistemi collegati al sistema ERP. Lo scambio di dati con i software di CRM, web shop o business intelligence, ad esempio, deve essere conforme al GDPR. L’intero panorama IT deve essere incluso nella gestione dei ruoli e dei diritti.
Documenta come sono collegati i singoli componenti e quali effetti ha un’azione altrove. Si tratta di un’operazione che richiede tempo, ma necessaria. Se c’è una lacuna da qualche parte, l’intero sistema non soddisfa più i requisiti.
3. diritto all’informazione e alla portabilità dei dati
Gli interessati hanno il diritto di sapere quali dati vengono trattati, per quale scopo e a chi vengono divulgati. Inoltre, le persone possono richiedere di trasferire i propri dati personali a terzi, ad esempio a un altro fornitore.
Devi rispondere prontamente a tali richieste. Per adempiere a questi obblighi, è necessario che tu sia trasparente sulla tua raccolta interna di dati e sui relativi processi:
- Documenta tutti i processi e le fasi di elaborazione in cui i dati personali svolgono un ruolo. Crea elenchi dettagliati delle procedure e descrizioni dei processi.
- Informare gli interessati in modo automatico e proattivo sul trattamento dei loro dati, ad esempio tramite il sito web o via e-mail.
- Assicurati di poter rispondere in modo rapido e completo alle richieste di informazioni da parte degli interessati. Stabilisci responsabilità e processi chiari.
- Implementare meccanismi (se possibile automatizzati) per rendere disponibili i dati personali in un formato comune e leggibile dalla macchina.
Utilizza le funzioni corrispondenti del tuo sistema ERP, come gli elenchi di elaborazione, la gestione dei consensi o gli assistenti alle informazioni.
Protezione e sicurezza dei dati: qual è la differenza?
La protezione dei dati regola il trattamento dei dati personali. Protegge i diritti personali e la privacy degli individui. La sicurezza dei dati, invece, mira a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdite o manipolazioni. La protezione dei dati include sempre la sicurezza dei dati (non necessariamente il contrario).
4. sicurezza dei dati
Il GDPR richiede alle aziende non solo di trattare i dati personali in modo riservato, ma anche di garantirne la sicurezza. A tal fine, devi adottare misure tecniche e organizzative adeguate, come queste:
- Utilizza tutte le funzioni di sicurezza del tuo sistema ERP. Queste includono, ad esempio, il trasferimento crittografato dei dati, i backup regolari dei dati, i controlli di accesso e l’autenticazione a due fattori per l’accesso al sistema.
- Tieni un registro degli accessi e delle modifiche per poter tracciare le attività sospette.
- Implementa misure di protezione tecnica aggiuntive come firewall, scanner antivirus e software di rilevamento delle intrusioni. Questi aiutano a riconoscere e a respingere gli attacchi esterni.
- Definisci linee guida e processi di sicurezza chiari. Specifica chi è responsabile della sicurezza dei dati, come devono essere gestiti gli incidenti di sicurezza e come viene monitorata la conformità alle linee guida.
- Documenta attentamente tutte le misure di sicurezza adottate. Questo non solo soddisfa i requisiti di conformità al GDPR. La documentazione accelera anche la risoluzione dei problemi e la rettifica in caso di emergenza.
Il sistema ERP come hub semplifica notevolmente il concetto di sicurezza dei dati: se tutti i dati personali sono archiviati in un unico luogo, puoi concentrare le tue misure di protezione tecnica su di essi.
Anche la migliore tecnologia è inutile se i dipendenti non sanno come usarla. I dipendenti devono essere sensibilizzati e formati su questioni critiche come la protezione dei dati.
5. sensibilizzare e formare i dipendenti
Anche la migliore tecnologia è inutile se i dipendenti non sanno come usarla. I dipendenti devono essere sensibilizzati e formati su questioni critiche come la protezione dei dati. Le seguenti misure hanno dimostrato la loro validità:
- Fai in modo che la protezione dei dati sia un argomento di discussione nella tua azienda. Fornisci regolarmente informazioni sugli sviluppi e le sfide attuali, ad esempio attraverso le riunioni del personale, le e-mail circolari o l’intranet.
- Offri una formazione regolare sul tema della protezione dei dati. Questi dovrebbero riguardare sia i principi legali che l’uso pratico del sistema ERP.
- Nominare responsabili o coordinatori della protezione dei dati nei singoli dipartimenti. Questi fungono da referenti per i colleghi e possono fornire assistenza in caso di domande o problemi.
- Integrare il tema della protezione dei dati nell’onboarding dei nuovi dipendenti.
- Chiedi al tuo fornitore di ERP una formazione o del materiale sulla conformità al GDPR.
La responsabilità è tua
I sistemi ERP offrono molte funzioni per implementare tecnicamente i requisiti del GDPR. Tuttavia, la loro semplice esistenza non è sufficiente per essere pienamente conformi al GDPR.
In definitiva, la responsabilità della conformità al GDPR spetta a te. Assicurati che le opzioni siano effettivamente utilizzate e integrate nei processi operativi.
Ti consigliamo inoltre di collaborare con un avvocato specializzato quando si tratta di progettare e applicare in modo specifico le linee guida del GDPR nella tua azienda. Questi si assicureranno che tutti i requisiti legali siano implementati correttamente e che la tua azienda sia letteralmente al sicuro.
Box informativo: Cos’è il GDPR?
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE ha lo scopo di uniformare la normativa sulla protezione dei dati in Europa. È entrato in vigore il 25 maggio 2018. Persegue due obiettivi principali:
- Da un lato, devono essere salvaguardati i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali.
- In secondo luogo, è necessario garantire la libera circolazione dei dati personali all’interno dell’Unione Europea per rafforzare il mercato unico digitale.
Il GDPR si applica a tutte le aziende e organizzazioni che trattano i dati personali dei cittadini dell’UE, indipendentemente dal fatto che abbiano sede all’interno o all’esterno dell’UE. Le aziende che violano il GDPR rischiano multe severe fino a 20 milioni di euro o al 4% del loro fatturato annuo globale. Inoltre, gli interessati possono richiedere un risarcimento danni.
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