Raz zakupiony system ERP będzie wykorzystywany przez kolejne 10 do 20 lat. Wybór odpowiedniego dostawcy jest zatem jednym z krytycznych momentów w procesie wdrażania systemu ERP. Dlatego ważne jest, aby postępować systematycznie i nie pomijać żadnych ważnych kroków.
Jednak jedno narzędzie w procesie selekcji jest nadal często niedoceniane: briefing dostawcy. W tym artykule dowiesz się, dlaczego jest to tak ważne i jak powinna wyglądać agenda idealnego briefingu.
Czym jest briefing dostawcy (w procesie wyboru ERP)?
Spotkanie informacyjne z dostawcą to osobiste spotkanie przygotowawcze między Tobą (jako firmą klienta) a dostawcami, którzy znajdują się na krótkiej liście do wprowadzenia nowego systemu ERP. Zazwyczaj jest to od 3 do 6 firm. Podczas briefingu dostarczasz im wszystkich istotnych informacji wymaganych do późniejszych warsztatów ERP.
Podczas warsztatów dostawcy usług ERP prezentują swój system i przeprowadzają najważniejsze procesy z zespołem projektowym. Późniejsza decyzja o wyborze zależy w dużej mierze od wrażenia, jakie wywarły warsztaty. Powinieneś zatem upewnić się, że dostawcy są jak najlepiej przygotowani i dokładnie rozumieją Twoje wymagania.
Dowiedz się więcej: Czym są warsztaty ERP?
Do jakich celów dążysz, przygotowując briefing dla dostawców?
Pakiet informacyjny ze standardową prezentacją i dokumentami nie jest wystarczający jako briefing. Wynika to z faktu, że kluczowe cele można osiągnąć tylko podczas spotkania z dostawcą ERP.
Pakiet informacyjny ze standardową prezentacją i dokumentami nie jest wystarczający jako odprawa.
Przekazanie realistycznego obrazu firmy
Każda firma ma tendencję do prezentowania się tak pozytywnie, jak to tylko możliwe – taka jest ludzka natura. W prefabrykowanych prezentacjach słabości lub problemy są często relatywizowane lub ukrywane. Jednak to właśnie te informacje są interesujące: w końcu projekt ERP ma na celu wyeliminowanie niektórych z tych problemów. Dostawcy ERP mogą zadawać konkretne pytania i analizować problemy. Mogą zająć się kwestiami, o których można było zapomnieć wspomnieć w dokumencie. Daje to kompleksowy, realistyczny obraz sytuacji.
Lepsze warsztaty
Briefing pomaga dostawcom ERP w pełni zrozumieć wymagania i oczekiwania firmy. W kolejnych warsztatach mogą oni odpowiedzieć w najlepszy możliwy sposób i szczegółowo pokazać, w jaki sposób spełnią indywidualne wymagania. Jakość warsztatów wyraźnie wzrasta.
Oszczędność czasu
Pozwala to uniknąć nieporozumień i niepotrzebnych pytań, które zakłócają lub opóźniają przebieg warsztatów. Korzystasz również z solidnych podstaw w późniejszych fazach współpracy. Im więcej pytań zostanie wyjaśnionych na początku, tym mniej pętli będzie potrzebnych później.
Zyskaj profesjonalne wrażenie
Podczas osobistych spotkań można zadawać szczegółowe pytania dotyczące konkretnych wymagań i omawiać rozwiązania proponowane przez dostawców usług. Da ci to obraz tego, jak dobrze rozumieją oni twoją branżę i indywidualne wyzwania. Te spostrzeżenia pomogą ci lepiej ocenić techniczną przydatność dostawców dla twojego projektu ERP.
Zyskaj ludzkie wrażenie
Oprócz poziomu technicznego, ważną rolę w projekcie odgrywa również poziom interpersonalny. Podczas spotkań informacyjnych można osobiście poznać pracowników dostawcy ERP i uzyskać
Otwarta komunikacja
W każdym projekcie ERP występują mniejsze i większe wyzwania i konflikty. Należy się do nich otwarcie odnieść. Przejrzysta komunikacja może być ”trenowana” od samego początku podczas osobistych spotkań z dostawcami. Daje to możliwość wyjaśnienia niejasności i nieporozumień. Dzięki temu, że obie strony otwarcie rozmawiają o swoich oczekiwaniach, możliwościach i ograniczeniach, można uniknąć późniejszych rozczarowań.
Idealny program spotkania informacyjnego dla dostawców
W programie wydarzenia powinny znaleźć się następujące punkty:
Prezentacja firmy i zespołu projektowego
Po pierwsze, dostawcy ERP chcą poznać Twoją firmę. Podczas prezentacji pokaż im strukturę i kulturę firmy, cele biznesowe i tak dalej. Pamiętaj: to nie jest prezentacja marketingowa, aby zaprezentować się w jak najlepszym świetle. Chcesz przekazać dostawcy usług
Następnie należy przedstawić zespół projektowy, który będzie towarzyszył wdrożeniu systemu ERP. W ten sposób partnerzy zewnętrzni wiedzą, kim są ich kontakty oraz jakie role i obowiązki mają w projekcie.
Wycieczka po firmie
O ile to możliwe, spotkania informacyjne odbywają się w siedzibie firmy. Po prezentacji należy oprowadzić gościa po obiekcie. Pozwoli im to na uzupełnienie wcześniejszych abstrakcyjnych informacji własnymi doświadczeniami. Pokaż im różne działy, w których ERP będzie używany. Pozwól zespołowi projektowemu lub niektórym z nich wziąć udział w wycieczce. Mogą oni bezpośrednio odpowiadać na pytania.
Dowiedz się więcej: Dlaczego warto wybrać się na wycieczkę firmową z dostawcą ERP
Opis procesu i przykładowe dane
Na koniec należy opisać procesy, które system ERP będzie później mapował. Skoncentruj się na podstawowych procesach swojej firmy. W szczególności zajmij się wszelkimi punktami spornymi i wyzwaniami, które należy pokonać. Sformułuj jasne oczekiwania dla każdego procesu:
- Jaki jest cel?
- O jakich szczególnych przypadkach muszę wiedzieć?
- Czy istnieją interfejsy do innych procesów lub systemów?
- Z którymi z obecnych procesów masz trudności?
Dostarczenie dostawcom usług ERP przykładowych danych. Pozwoli im to na późniejsze odtworzenie procesów w systemie ERP i zademonstrowanie ich podczas warsztatów. Dane powinny być prawdziwe, jeśli jest to prawnie możliwe, lub przynajmniej przypominać prawdziwe dane. Skompiluj niewielki, wysokiej jakości wybór rekordów danych, które w pełni obejmują podstawowe procesy: 20 jest lepszych niż 5000.
Również ważne: Przekaż wszystkim dostawcom dokładnie te same dane. Jest to jedyny sposób na bezpośrednie, obiektywne porównanie w trakcie warsztatów ERP.
Dowiedz się więcej: Jak prawidłowo opisać przykładowe procesy na potrzeby warsztatów ERP
Wskazówki dotyczące odprawy dla dostawcy
Przygotuj się starannie
Zbierz wszystkie istotne informacje i ułóż je w logiczną sekwencję. Stwórz agendę, która jasno określa proces briefingu i jest dostępna dla wszystkich uczestników z wyprzedzeniem.
Zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron
Upewnij się, że wszyscy ważni interesariusze wewnętrzni biorą udział w briefingu dostawcy lub przynajmniej mogą przedstawić swoje wymagania i oczekiwania. Oprócz zespołu projektowego obejmuje to również przedstawicieli specjalistycznych działów, które będą pracować z systemem ERP.
Jasno komunikuj oczekiwania i wymagania
Jasno i jednoznacznie komunikuj swoje oczekiwania i wymagania. Sformułuj konkretne pytania i zadania, które dostawcy ERP mogą wykorzystać do zaprezentowania swoich rozwiązań.
Stwórz przyjemną atmosferę
Wybierz odpowiednie pomieszczenie, w którym wszyscy uczestnicy będą czuć się komfortowo i będą mogli skoncentrować się na pracy. Zaplanuj wystarczającą liczbę przerw oraz zapewnij napoje i przekąski. Pozytywna atmosfera sprzyja otwartemu dialogowi i kreatywności wszystkich uczestników.
Dokumentowanie wyników i ustaleń
Wszystko dokładnie dokumentuj. Zapisz, które pytania zostały wyjaśnione, które wymagania są szczególnie ważne, a które punkty pozostają otwarte. Dokumentacja ta pomoże ocenić wyniki spotkania informacyjnego i zaplanować kolejne kroki w procesie wyboru systemu ERP. Jednocześnie służy jako punkt odniesienia dla dalszej współpracy z dostawcami ERP.
Wniosek: wysiłek i tak się opłaca
Spotkania informacyjne z dostawcami kosztują znacznie więcej wysiłku niż kompilowanie dokumentów i wysyłanie ich do wszystkich. Te wydarzenia kosztują czas – czas, w którym Ty i członkowie Twojego zespołu projektowego nie jesteście dostępni. Zaplanuj pół dnia na każdą zaproszoną firmę.
Wysiłek z pewnością się opłaca. Spotkania informacyjne pozwalają wszystkim kandydatom z krótkiej listy optymalnie przygotować się do kolejnych warsztatów. Daje to najlepszą możliwą podstawę informacyjną do wyboru dostawcy ERP.
Biała księga informacyjna dla dostawców ERP
Warsztaty ERP są niezbędne przy wyborze systemu ERP. Dowiedz się, jak najlepiej wykorzystać warsztaty.
