Obowiązek e-fakturowania – łatwy do rozwiązania dzięki ERP

Wiadomo to od dawna: od 1 stycznia 2025 r. przetwarzanie e-faktur w transakcjach biznesowych B2B jest obowiązkowe dla wszystkich firm w Niemczech. Obowiązkowe – na początku zawsze brzmi to jak przymus, zakaz i dodatkowa praca. Ale to, co szybko zostaje przeoczone: Obowiązek e-faktur niesie ze sobą przede wszystkim szereg uproszczeń i możliwości.

W szczególności firmy, które spełniają wymogi prawne dzięki systemowi ERP, należą do zwycięzców transformacji. Oprogramowanie nie tylko zapewnia wszystkie niezbędne funkcje techniczne. Tworzy również ogromną wartość dodaną wykraczającą poza zwykłe spełnienie wymogów prawnych. Gotowy, aby spojrzeć pozytywnie na e-fakturowanie? W takim razie zacznij działać:

Podstawa prawna e-fakturowania – najważniejsze fakty w skrócie

Która ustawa reguluje obowiązek e-fakturowania?

Niemiecki rząd podjął decyzję o wprowadzeniu obowiązku fakturowania elektronicznego w marcu 2024 r., kiedy to przyjął ustawę o możliwościach rozwoju. Rząd ma nadzieję, że cyfryzacja procesu fakturowania w biznesie B2B doprowadzi do większej wydajności, oszczędności kosztów i zmniejszenia liczby oszustw związanych z podatkiem VAT.

Ponadto planowany jest ogólnounijny pakiet legislacyjny VAT w erze cyfrowej (ViDA), który reguluje wysyłanie i otrzymywanie faktur elektronicznych w transakcjach transgranicznych. Wejdzie on jednak w życie najwcześniej w 2028 roku.

Kogo dotyczy to prawo?

Obowiązek e-fakturowania na mocy ustawy o możliwościach rozwoju ma zastosowanie do usług między firmami krajowymi (B2B) lub między firmami a organami publicznymi (B2G). Partnerzy biznesowi muszą mieć siedzibę w Niemczech.

Wyjątki:

• Kwoty faktur do maksymalnie 250 euro brutto
• Sprzedaż zwolniona z podatku zgodnie z §4 nr 8 do 29 UstG
• Faktury za bilety

Czym dokładnie jest rachunek elektroniczny?

Wcześniej faktury elektroniczne obejmowały wszystkie formaty dokumentów, które nie były drukowane na papierze i wysyłane pocztą – w tym faktury PDF, EDI i IDoc. Od stycznia 2025 roku definicja jest inna: Zgodnie z ustawą o możliwościach rozwoju, e-faktura musi być wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie danych elektronicznych. Musi również umożliwiać przetwarzanie elektroniczne.

Jakie formaty są dozwolone?

Format danych e-faktury musi być zgodny z europejską serią norm EN 16931. Wszystkie inne formaty będą klasyfikowane jako inne faktury od 2025 roku.

✓ Rachunki elektroniczne to:

• XRechnung – plik XML zawierający wyłącznie dane cyfrowe
• ZUGFeRD – połączenie pliku PDF i XML
• Europejskie formaty faktur – np. Factur-X we Francji lub Peppol-BIS Billing
• Procedura EDI zgodna z normą EN 16931

Brak e-faktur:

• Faktury papierowe
• Formaty plików z reprezentacją czysto graficzną, takie jak PDF, DOCX, JPEG lub TIF.
• Procedura EDI bez formatów danych zgodnych z EN-16931
• Inne formaty, takie jak IDoc lub formaty wewnętrzne

Kiedy elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe?

• Data sprawozdawcza 01.01.2025
  Wszystkie niemieckie firmy prowadzące działalność B2B muszą być w stanie otrzymywać e-faktury i archiwizować je w sposób umożliwiający audyt. Wysyłanie faktur elektronicznych nie jest jednak jeszcze obowiązkowe: Jeśli odbiorca faktury wyrazi na to zgodę, firma może nadal wysyłać faktury w innym formacie.

• Termin 01.01.2027
  Firmy o rocznych obrotach przekraczających 800 000 euro są zobowiązane do wysyłania zgodnych z prawem faktur B2B.
• Termin 01.01.2028
  Wszystkie firmy muszą wysyłać, odbierać i przetwarzać e-faktury.

Obowiązek e-fakturowania: żaden problem z systemem ERP

Obowiązek e-fakturowania może być wdrożony zgodnie z prawem tylko przy użyciu oprogramowania. Minęły już czasy, kiedy można było po prostu przetwarzać i zarządzać fakturami papierowymi w formie analogowej. Słowo ”proste” jest jednak w tym miejscu dość mylące. Ponieważ przetwarzanie dokumentów papierowych nigdy nie jest tak naprawdę nieskomplikowane.

Każdy, kto już korzysta z nowoczesny system ERP jest już w użyciu, jest w zasadzie dobrze wyposażony. Nawet jeśli funkcja e-faktury nie została jeszcze skonfigurowana, zmiana systemu może zostać zakończona w ciągu kilku dni:

• Dostawca ERP wdraża standardowe rozwiązanie,
• integruje skrzynkę odbiorczą z łańcuchem procesów,
• ustawia wymagane uprawnienia,
• wyjaśnia najważniejsze funkcje i
• wspiera Cię w szkoleniu pracowników.

Po wdrożeniu, rozwiązanie ERP oferuje niezwykle przydatny zakres funkcji dla zoptymalizowanego przepływu pracy e-fakturowania:

Bezpłatny Whitepaper

Dowiedz się, w jakim kierunku rozwijają się systemy IT i ERP. Pokażemy Ci, jakie technologie zostaną wykorzystane do wdrożenia tych przyszłych trendów w praktyce.

Zamów teraz bezpłatnie

1. płynne przetwarzanie danych

Do tej pory przetwarzanie faktur papierowych było monotonne, czasochłonne i podatne na błędy. Przychodzące faktury były najpierw ręcznie sprawdzane, wpisywane i rejestrowane przez pracowników. Następnie musieli oni powiązać dokumenty z numerem zamówienia i odbioru towaru, zarchiwizować dokumenty i przygotować płatności. Z kolei w przypadku papierowych faktur wychodzących, ręczne tworzenie faktur, drukowanie, kopertowanie i wysyłanie pocztą należały do nieuniknionych etapów pracy. Oczywiste jest, że procesy te pochłaniają dużo czasu, zasobów i pieniędzy i pieniędzy – zwłaszcza, gdy setki faktur przychodziły i wychodziły każdego dnia.

Zdigitalizowany proces za pośrednictwem systemu ERP jest znacznie prostszy:

• Oprogramowanie automatycznie sprawdza elektroniczne faktury przychodzące pod kątem kompletności i dokładności,
• odczytuje odpowiednie dane – takie jak dostawca, kwota i numer faktury,
• łączy dokumenty z odpowiednim numerem zamówienia i odbioru towarów oraz
• tworzy i wysyła wychodzące e-faktury bezpośrednio z systemu ERP – na podstawie przechowywanych danych, takich jak adresy klientów i zamówienia.

2. zapewnić zgodność formatu

Jak wspomniano powyżej, wymiana e-faktur jest dozwolona tylko w niektórych znormalizowanych formatach danych. System ERP obsługuje wszystkie prawnie określone formaty, takie jak XRechnung, ZUGFeRD i inne europejskie formaty faktur. Oferuje również opcję wymiany e-faktur za pośrednictwem EDI. Daje to firmom maksymalną elastyczność i umożliwia optymalne reagowanie na wymagania partnerów biznesowych i władz.

Wymiana danych odbywa się w następujący sposób:

• E-faktura jest tworzona w systemie ERP.
• Konwersja do żądanego formatu odbywa się bezpośrednio w systemie, za pośrednictwem rozwiązań middleware lub za pośrednictwem wyspecjalizowanych dostawców usług.
• System wysyła fakturę do odbiorcy pocztą elektroniczną.
• Jeśli wymagane standardy zmienią się z czasem, dostawca zadba o ich aktualizację.

3. archiwizacja odporna na audyt

Od 2015 r. ”Zasady prawidłowego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych” – w skrócie GoBD– mają zastosowanie do firm i osób samozatrudnionych. Stanowią one, że dokumenty elektroniczne podlegające wymogom przechowywania – w tym e-faktury – muszą być archiwizowane w systemie elektronicznym w sposób odporny na audyt przez 10 lat (pisma handlowe i biznesowe przez 6 lat). Odporność na audyt oznacza, że dokumenty nie mogą być zmieniane.

System ERP, który obejmuje system zarządzania dokumentami (DMS) odporny na audyt, spełnia ten wymóg prawny w stu procentach:

• System ERP automatycznie zapisuje faktury elektroniczne w centralnym archiwum,
• przechowuje e-faktury w formacie odpornym na audyt i fałszerstwa,
• reguluje zezwolenia na dostęp i
• rejestruje wszelkie zmiany.

4. identyfikowalność i uproszczona sprawozdawczość

Wraz z dyrektywą GoBD ustawodawca nakłada dalsze wymogi na faktury elektroniczne: Muszą one być weryfikowalne i identyfikowalne. Jest ku temu dobry powód: władze wymagają pełnego audytu transakcji biznesowych w celu zapewnienia zgodności z wymogami podatkowymi i prawnymi. Chcą być w stanie prześledzić, w jaki sposób faktura została utworzona, przetworzona i zarchiwizowana. Umożliwia to skuteczny audyt podatkowy i ostatecznie ogranicza oszustwa podatkowe.

Dzięki systemowi ERP wszystkie transakcje biznesowe mogą zostać poddane audytowi w dowolnym momencie:

• Oprogramowanie dokumentuje każdy etap przetwarzania e-faktury,
• rejestruje metadane, takie jak data, godzina i twórca,
• wykonuje automatyczne wersjonowanie i
• łączy dokumenty elektroniczne z transakcjami księgowymi.

5. uwzględnienie wymogów specyficznych dla danego kraju

Międzynarodowe relacje biznesowe stawiają przed firmami dodatkowe wyzwania. Wynika to głównie z wymogów prawnych specyficznych dla danego kraju, takich jak standard formatu, obowiązkowe informacje lub obowiązki sprawozdawcze. Niektóre kraje wymagają przesyłania e-faktur za pośrednictwem specjalnych platform (np. SdI we Włoszech) lub integracji organów podatkowych. Ponadto faktury często muszą być wystawiane w języku i walucie odbiorcy. Jeśli firmy popełnią tutaj błędy, istnieje ryzyko nałożenia grzywien, dodatkowych żądań podatkowych lub opóźnień w płatnościach.

Rozwiązanie ERP zapewnia zgodność z prawem dla międzynarodowego biznesu:

• Oprogramowanie obsługuje różne międzynarodowe formaty faktur, takie jak FacturaE (Hiszpania), FatturaPA (Włochy) i Factur-X (Francja),
• automatycznie przelicza kwoty na odpowiednią walutę krajową,
• generuje e-faktury w języku odbiorcy i
• automatycznie stosuje przepisy podatkowe specyficzne dla danego kraju.

E-rachunek: więcej korzyści niż obowiązków

Jak widać: Dzięki systemowi ERP wdrożenie obowiązku e-fakturowania jest praktycznie dziecinnie proste. Jeszcze ważniejsze jest jednak uświadomienie sobie, że cyfryzacja procesów fakturowania to nie tylko dostosowanie się do uciążliwego prawa. Usprawniasz raczej cały przepływ pracy i zwiększasz swoje możliwości działania.

W rezultacie e-fakturowanie oferuje następujące korzyści:

• Zwiększona wydajność dzięki szybszemu przetwarzaniu transakcji płatniczych
• Oszczędność zasobów ludzkich dzięki zautomatyzowanym procesom
• Zmniejszony poziom błędów i wyższa jakość danych dzięki mniejszej liczbie błędów wejściowych.
• Większa przejrzystość dzięki lepszej identyfikowalności faktur
• Zrównoważony rozwój dzięki znacznie niższemu zużyciu papieru i niskiej emisji CO2
• Oszczędności finansowe dzięki zmniejszeniu kosztów drukowania, wysyłki i archiwizacji
• Nieskomplikowana archiwizacja, która jest szybka i zajmuje mało miejsca
• Zoptymalizowane relacje biznesowe dzięki płynnym, ustandaryzowanym procesom

Wniosek: e-bill osiąga wysoką wartość dodaną

Dzięki nowoczesnemu systemowi ERP obowiązek e-fakturowania zmienia się ze zła koniecznego w ogromną szansę. Zautomatyzowane procesy nie tylko zapewniają możliwość tworzenia, wysyłania i odbierania faktur elektronicznych zgodnie z prawem , niezależnie od wymagań specyficznych dla danego kraju. Oznaczają one również odejście od powolnych, kosztownych i zasobochłonnych procesów, które niepotrzebnie paraliżują firmę.

Przy okazji: im prostsza interakcja z systemem ERP, tym większa wartość dodana. Właśnie dlatego zapewniamy uproszczone i wspierane przepływem pracy przetwarzanie faktur przychodzących w trybie Flow Mode w APplus 9. Pozwala to na jeszcze szybszą, bardziej intuicyjną i produktywną pracę. Cyfryzacja postępuje – dzięki systemowi ERP można łatwo dotrzymać jej kroku.

Status: styczeń 2025 r.