Według badania przeprowadzonego przez Grammarly i Statista, dwie trzecie wszystkich specjalistów traci 11,5 dnia roboczego każdego roku z powodu nieefektywnej komunikacji. Konsekwencje wymieniane przez menedżerów obejmują zwiększone koszty i utracone zamówienia.
Powstaje więc pytanie: w jaki sposób można poprawić komunikację wewnętrzną? Podobnie jak w przypadku wielu innych wyzwań naszych czasów, rozwiązaniem jest cyfryzacja. W szczególności system ERP może pomóc zoptymalizować współpracę między działami. Aby jednak odnieść sukces, należy pamiętać o kilku kwestiach podczas wdrażania systemu.
Jak ERP optymalizuje współpracę między działami
Zwiększona komunikacja PRZED wdrożeniem systemu ERP
Nawet we wczesnych fazach wdrażania oprogramowania, system ERP zapewnia ożywioną wymianę informacji w firmie. Z jednej strony, projekt ERP zmusza pracowników do świadomego radzenia sobie ze swoimi procesami, rolami i danymi w zespole po raz pierwszy. Z drugiej strony, decydenci muszą zestawiać informacje z różnych obszarów firmy. Daje im to możliwie pełny obraz obecnej sytuacji i pozwala określić, gdzie procesy są niejasne lub brakuje odpowiedzialności.
Na przykład te pytania zajmują centralne miejsce:
- Kto jest zaangażowany? Kto jest za co odpowiedzialny? Kto podejmuje decyzje? Kto z czego korzysta?
- Jak obecnie wyglądają nasze procesy?
- Jak faktycznie pracujemy – nie tylko na papierze? (Is) Jak powinniśmy pracować, aby ERP działał sensownie? (Cel)
- Kto ma kogo informować i kiedy?
- Gdzie komunikacja działa dobrze?
- Gdzie występują straty spowodowane tarciem?
- Które procesy mogą zostać ulepszone?
- Jakie dane są dostępne?
- Kto je utrzymuje? Kto jest odpowiedzialny za ich jakość?
Nie można po prostu zażądać odpowiedzi na te pytania od kierowników działów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dzieje się tak dlatego, że niektórzy decydenci nawet nie wiedzą, co dzieje się na co dzień na hali produkcyjnej lub w magazynie. Powód: pracownicy często postępują w praktyce inaczej niż pierwotnie planowano. W końcu to oni najlepiej znają codzienne problemy i dokładnie wiedzą, jak sobie z nimi radzić.
Aby poznać rzeczywiste procesy, należy usiąść z pracownikami i uzyskać ich opinie. W ten sposób projekt ERP automatycznie staje się motorem komunikacji – jeszcze przed uruchomieniem systemu.
Lepsza komunikacja PO wdrożeniu systemu ERP
Po uruchomieniu systemu ERP oprogramowanie może jeszcze bardziej zoptymalizować wewnętrzną komunikację w firmie. Funkcje rozwiązania otwierają zupełnie nowe możliwości współpracy między działami. W szczególności, rozwiązanie ERP oferuje następujące korzyści dla komunikacji wewnętrznej:
1. ustrukturyzowana komunikacja
Struktury i procesy odgrywają ważną rolę w komunikacji wewnętrznej. Twoje działy muszą zawsze mieć jasność co do tego , które informacje trafiają do których osób w jakim czasie. Jeśli tak nie jest, zapanuje chaos.
System ERP automatycznie pomaga w bardziej efektywnej organizacji komunikacji korporacyjnej. W końcu system ERP nie może funkcjonować bez ustandaryzowanych procesów. Innymi słowy, aby oprogramowanie mogło mapować podstawowe procesy, komunikacja w organizacji musi być precyzyjnie uregulowana.
Podczas opracowywania tych struktur komunikacyjnych można ponownie użyć predefiniowanych procesów rozwiązania ERP jako przewodnika. Procesy między działami i procesy biznesowe są już wstępnie zdefiniowane, ale w razie potrzeby można je dostosować do potrzeb firmy.
2. mniej nieporozumień i powielania pracy
System ERP gromadzi wszystkie istotne dane firmy w jednym miejscu i rozbija silosy wiedzy. silosy wiedzy silosy wiedzy. Oznacza to, że wszyscy pracownicy zawsze mają dostęp do tych samych, aktualnych informacji i mogą podejmować decyzje w oparciu o wiarygodne dane. Jednocześnie nie ma potrzeby ręcznej wymiany danych. To z kolei minimalizuje ryzyko wielokrotnego rejestrowania informacji, ich niepoprawności lub braku.
Ponieważ w systemie ERP nie ma prawie żadnych sprzecznych lub nieaktualnych informacji, nieporozumienia i powielanie pracy są automatycznie redukowane. Skutkuje to ogólnie bardziej wydajnym sposobem pracy, który wzmacnia współpracę między działami w całej firmie.
3. większa przejrzystość
Jednym z najważniejszych zadań rozwiązania ERP jest konsolidacja i wizualizacja danych biznesowych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu oprogramowanie nie tylko porządkuje kluczowe dane, ale także nieuchronnie zwiększa przejrzystość firmy.
Głównym celem jest tutaj uczynienie decyzji zrozumiałymi. Jeśli można dokładnie prześledzić, w jaki sposób podjęto daną decyzję, można również wyciągnąć z niej informacje. Na przykład, można uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:
- Jakie czynniki wpłynęły na tę decyzję?
- Jakie wyzwania trzeba było pokonać?
- Jaki był rezultat?
Ta nowo utworzona przejrzystość nie ma na celu monitorowania. Ma ona raczej na celu usprawnienie procesów i zachęcenie pracowników do proaktywnego omawiania słabych punktów i potencjału optymalizacji. Samo to znacznie poprawia komunikację w firmie – zawsze przy założeniu, że wszyscy zaangażowani mają tę samą bazę informacji. Gdy tylko poszczególni pracownicy widzą więcej lub inne liczby niż ich koledzy, baza danych nie jest już znormalizowana.
4. prostsza i szybsza komunikacja
Ponieważ rozwiązanie ERP gromadzi wszystkie ważne informacje i zapewnia do nich natychmiastowy dostęp, współpraca między działami i lokalizacjami jest automatycznie przyspieszana. Pracownicy mogą znaleźć wszystkie niezbędne dane bezpośrednio w systemie i nie muszą już czekać na odpowiedzi e-mailowe lub wykonywać uciążliwych zapytań. Zmniejsza to niepotrzebne pętle koordynacyjne i prowadzi do znacznie szybszych kanałów komunikacji.
W rezultacie zadania i procesy mogą być koordynowane bardziej efektywnie, co ma wymiernie pozytywny wpływ na produktywność firmy , jakość procesów i szybkość reakcji. Ponadto utrata informacji jest ograniczona, ponieważ wszyscy zaangażowani korzystają z tej samej cyfrowej bazy danych.
5 Mobilny dostęp do informacji
Obecnie nowoczesne rozwiązania programowe oferują pracownikom możliwość dostępu do systemu ERP za pośrednictwem portalu internetowego lub aplikacji. Pozwala to użytkownikom na dostęp do danych firmy w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca – niezależnie od tego, czy są w terenie, czy w podróży służbowej. W rezultacie decyzje są podejmowane szybciej, a zapytania klientów są przetwarzane natychmiast.
Mobilny system ERP sprawia również, że współpraca między zespołami jest bardziej elastyczna, ponieważ dane i aktualizacje są udostępniane bezpośrednio za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Zwiększa to nie tylko szybkość reakcji, ale także wydajność w codziennym przepływie pracy. Podsumowując, mobilny dostęp do danych pomaga również w zrównoważonej optymalizacji komunikacji w firmie.
6. nowoczesne funkcje komunikacyjne
Funkcjonalność nowoczesnych systemów ERP wykracza obecnie daleko poza czyste zarządzanie danymi. Obecnie rozwiązanie ERP działa również jako platforma komunikacyjna, która aktywnie wspiera współpracę między działami. Inteligentne funkcje zapewniają, że pracownicy są na bieżąco bez konieczności ręcznego wyszukiwania informacji. Obejmują one na przykład przepływy pracy, automatyczne powiadomienia i dostarczanie informacji z bazy klientów.
APplus Flow Mode idzie o krok dalej: innowacyjna koncepcja wykorzystania pozwala na precyzyjne odwzorowanie wielu procesów koordynacyjnych i znacznie szybsze ich zakończenie. Na przykład w serwisie odpowiedni przepływ umożliwia szczególnie szybkie przypisywanie biletów do odpowiedzialnych pracowników.
| Zalety | |
| Komunikacja strukturalna | Przejrzyste procesy zapewniają uregulowany przepływ informacji. |
| Mniej nieporozumień | Współdzielona baza danych ogranicza nieprawidłową komunikację, powielanie pracy i czasochłonne przeróbki. |
| Większa przejrzystość | Decyzje są przejrzyste, a wyniki mierzalne. |
| Szybsza komunikacja | Scentralizowany dostęp do danych skraca ścieżki koordynacji i zwiększa szybkość reakcji. Przyspiesza to również czas przetwarzania oferty. |
| Dostęp mobilny | Pracownicy są na bieżąco informowani i mogą działać, będąc w ruchu. Ponadto początkowa reakcja ze strony serwisu terenowego jest znacznie szybsza. |
| Nowoczesne funkcje komunikacyjne | Automatyczne powiadomienia i przepływy pracy sprawiają, że zespoły są zawsze na bieżąco. |
Poprawa komunikacji wewnętrznej: Największe przeszkody
Jak widać, rozwiązanie ERP z pewnością może pomóc w rozwiązaniu problemów komunikacyjnych w firmie. Jednak cyfrowa współpraca zazwyczaj przebiega sprawnie tylko wtedy , gdy Wprowadzenie ERP z ukierunkowanymi działaniami. W przeciwnym razie może dojść do powstania zupełnie nowych problemów z oprogramowaniem.
Nie chodzi tu o wyzwania techniczne, ale o czynnik ludzki. Niepowodzenia w projekcie ERP są prawie zawsze wynikiem problemów z komunikacją. Jeśli nie uda Ci się zaangażować wszystkich pracowników w projekt, na pewno napotkasz na przeszkodę lub dwie:
Opór wśród pracowników
Czasami pracownicy postrzegają system ERP jako zagrożenie dla ich pozycji w firmie. W końcu oprogramowanie zapewnia przejrzystość i gwarantuje, że zadania mogą być łatwo przejęte przez jedną osobę. To zrozumiałe, że podsyca strach przed byciem zastępowalnym. Jeśli dana osoba jest zastępowalna, jej własne bezpieczeństwo pracy automatycznie spada.
Zanik struktur społecznych
Jak na ironię, ustrukturyzowana wymiana informacji za pomocą systemu ERP może stać się tak wydajna, że pracownicy prawie nigdy ze sobą nie rozmawiają. Ponieważ system ERP sprawia, że wiele koordynacji staje się zbędne, poziom osobisty zostaje szybko utracony. Kiedy jednak interakcje społeczne maleją, cierpi na tym poczucie wspólnoty. Z czasem spada spójność i rozwija się nieufność.
Nadmierna regulacja
Wiele procesów jest już zbyt sztywnych lub niepotrzebnie złożonych przed wdrożeniem systemu ERP. Zanim zostaną one przeniesione do systemu ERP, należy je zrewidować, usprawnić i zmodernizować. Wynika to z faktu, że cyfryzacja starych i nieelastycznych procesów powoduje nowe problemy i frustrację pracowników.
Nierozwiązane kwestie
Systemy ERP zapewniają przejrzystość – natychmiast rodzi to pytania wśród pracowników, na przykład dotyczące ról, uprawnień, ochrony danych (RODO) i koordynacji z radą zakładową. Jeśli kwestie te nie zostaną wyjaśnione i zakomunikowane na wczesnym etapie, istnieje ryzyko blokad lub opóźnień.
Zbyt wielu graczy
Jeśli w projekt ERP zaangażowanych jest zbyt wiele osób, należy jasno określić zakres ich odpowiedzialności. W przeciwnym razie pojawią się niekończące się dyskusje, opóźnienia i nieporozumienia. Jasny przegląd obowiązków i uprawnień decyzyjnych jest zatem niezbędny.
Cenne wskazówki dotyczące płynnej współpracy cyfrowej
Aby zapewnić, że wdrożenie systemu ERP stanie się czynnikiem wspomagającym komunikację, a nie hamulcem produktywności, należy aktywnie zaangażować wszystkie działy i ich członków. Od samego początku.
Innymi słowy, nie tylko zlecają wdrożenie projektu działowi IT, ale także dbają o potrzeby i emocje pracowników. Eksperci nazywają tę praktykę zarządzaniem zmianą.
Anastasia Gomer, Asseco Solutions
Tylko jeśli komunikacja wewnętrzna jest już dobra, może być jeszcze lepsza dzięki oprogramowaniu ERP.
Chcielibyśmy przedstawić następujące wskazówki:
1. szczegółowe przedstawienie rozwiązania ERP pracownikom – tak wcześnie, jak to możliwe. Już na początku projektu pokaż, które działy skorzystają z oprogramowania i w jaki sposób.
2. uzyskać informacje zwrotne od pracowników. Weź pod uwagę indywidualne wymagania, jakie każdy dział stawia oprogramowaniu.
3. odpowiadać na pytania i wątpliwości pracowników. Kiedy ludzie czują się wysłuchani i zrozumiani, mniej prawdopodobne jest, że obawy zyskają przewagę.
4 Udostępnij harmonogram pracownikom. Przedstawia on przegląd poszczególnych etapów zmiany. Daje to wszystkim działom wystarczająco dużo czasu na wykonanie kopii zapasowych i dostosowanie procesów w odpowiednim czasie.
5. Pamiętaj, aby zaoferować swoim pracownikom szkolenia. Zapewni to optymalne wykorzystanie oprogramowania i pozwoli rozwinąć jego pełną funkcjonalność.
6. zwracanie uwagi na interakcje osobiste. Upewnij się, że Twoi pracownicy komunikują się ze sobą nie tylko za pośrednictwem systemu ERP. Odrobina rozmowy w międzyczasie jest ważna zarówno dla spójności, jak i rozwoju kreatywnych pomysłów.
7. Zrewiduj swoje procesy przed cyfryzacją. Dokonaj krytycznego przeglądu istniejących procesów i usprawnij je, jeśli to konieczne. Zapewni to, że żadne przestarzałe procesy nie zostaną przeniesione do systemu ERP.
8 Wyjaśnienie wszystkich warunków ramowych na wczesnym etapie. Określ role i upoważnienia, zaangażuj inspektorów ochrony danych i porozmawiaj z radą zakładową. Pozwoli to uniknąć niepewności i blokad w późniejszym okresie.
9. określenie jasnych obowiązków. Określ, kto jest odpowiedzialny za co i w jaki sposób podejmowane są decyzje. Jasne role i krótkie ścieżki decyzyjne pozwalają uniknąć opóźnień i zmniejszyć wysiłek związany z koordynacją.
Na koniec należy powiedzieć, że kompleksowa komunikacja wewnętrzna nie jest jedynym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu ERP. Należy również regularnie komunikować się z dostawcą, aby uniknąć nieporozumień. W ten sposób można uniknąć wielu problemów, zanim jeszcze się pojawią. ERP wzmacnia to, co już istnieje – warto zawczasu wyjaśnić zasady komunikacji.
Przykłady z praktyki
BayWa r.e. Systemy Energii Słonecznej
W przeszłości zatwierdzanie zamówień w BayWa r.e. odbywało się przy użyciu dokumentów papierowych i ręcznych podpisów. Obecnie ekspert w dziedzinie energii słonecznej obsługuje swoje procesy zatwierdzania całkowicie cyfrowo, korzystając z przepływów pracy APplus. Przyspieszyło to przepływ informacji, jednocześnie skracając czas oczekiwania.
| Dawniej | Dzisiaj | Wynik |
| Zamówienia były wydawane ręcznie przy użyciu papieru i podpisów | Komunikacja wewnętrzna i zatwierdzenia odbywają się w całości za pośrednictwem przepływów pracy APplus. | szybszy przepływ informacji bez czasu oczekiwania400 zamiast tylko 200 przetwarzanych zamówień/dzień |
AMOHR Technical Textiles GmbH
Niemieckie i austriackie oddziały firmy tekstylnej były niegdyś cyfrowo oddzielone od siebie, co oznaczało, że konieczne były liczne ręczne interwencje. Prowadziło to do czasochłonnej i nieefektywnej koordynacji. Dzięki APplus możliwa jest teraz scentralizowana obsługa danych i zautomatyzowana współpraca między dwoma klientami. W rezultacie firma korzysta z bezproblemowej komunikacji między lokalizacjami i wygodnej współpracy wewnętrznej.
| Dawniej | Dzisiaj | Wynik |
| oddzielni klienciwiele ręcznych interwencjiwydajne uzgodnienia | Obie lokalizacje współpracują ze sobą automatycznieInformacje z bazy klientów są przechowywane centralnie i są natychmiast dostępne dla wszystkich zaangażowanych stron. | Wygodna współpraca wewnętrzna i płynna koordynacja między lokalizacjami |
Wniosek: System ERP poprawia komunikację wewnętrzną
System ERP to coś więcej niż tylko narzędzie do zarządzania danymi i kontroli procesów – to siła napędowa komunikacji dla każdej nowoczesnej firmy. Zapewniając znormalizowaną bazę informacji i tworząc przejrzystość, wszystkie działy pracują na tym samym poziomie wiedzy. Skutkuje to płynną współpracą między działami, która charakteryzuje się szybkością i produktywnością.
Ważne jest jednak, aby od samego początku rozumieć wprowadzenie systemu ERP jako projekt obejmujący całą firmę. Tylko jeśli zaangażujesz swoich pracowników na wczesnym etapie i utrzymasz otwartą komunikację, położysz podwaliny pod wydajną współpracę cyfrową i poprawisz zdolność firmy do dostarczania informacji.
