Koncentracja na procesach w ERP: dlaczego jest tak ważna?

Od wysokich kosztów energii po kruche łańcuchy dostaw i niedobór wykwalifikowanej siły roboczej – firmy stoją dziś przed wieloma wyzwaniami, które zagrażają ich istnieniu. Jednocześnie muszą być w stanie utrzymać zdecydowaną przewagę nad konkurencją w wysoce konkurencyjnym globalnym środowisku rynkowym.

Maksymalna wydajność i szybkość są zatem ważniejsze niż kiedykolwiek. Firmy mogą to osiągnąć tylko dzięki systemowi ERP, który czyni je bardziej elastycznymi i szybszymi – czy to dzięki zoptymalizowanym wskazówkom dla użytkowników, zautomatyzowanym procesom czy działaniom wspieranym przez sztuczną inteligencję. W tym artykule przyjrzymy się bliżej kluczowej roli, jaką odgrywa w tym ERP zorientowany na procesy.

Bezpłatny Whitepaper

Istnieje niezliczona ilość dostawców ERP. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, na co należy zwrócić uwagę przy dokonywaniu wyboru.

Zamów teraz bezpłatnie

Koncentracja na procesie: Co to właściwie oznacza?

System ERP to niezwykle złożone oprogramowanie. Nic dziwnego: odwzorowuje procesy wszystkich działów w jednej aplikacji i jest używany w całej firmie. Zakres funkcji i funkcjonalności musi być odpowiednio szeroki.

Problem: Klasyczne rozwiązanie ERP obsługuje tylko podejście skoncentrowane na danych. Oznacza to, że użytkownicy mają do dyspozycji wiele różnych funkcji, za pomocą których mogą wykonywać swoje zadania na różne sposoby. Rezultatem jest przeładowany interfejs użytkownika z wieloma polami wprowadzania danych. Chociaż maksymalizuje to swobodę, może być również dość mylące i przytłaczające.

Z drugiej strony, istnieje skupienie się na procesach, które ma na celu mapowanie przepływów pracy i procesów w ukierunkowany sposób. Użytkownikowi wyświetlane są tylko te informacje i opcje decyzyjne, które są faktycznie wymagane dla określonego etapu pracy. Tylko niewielka część ogólnych danych z różnych pul danych jest wyświetlana w interfejsie użytkownika. Przepływy pracy o prostej strukturze zapewniają użytkownikom jasną orientację.

Zorientowany na procesy system ERP oferuje następujące decydujące korzyści

1. mniejsza złożoność dla użytkownika

Tradycyjne systemy ERP z podejściem skoncentrowanym na danych nie oferują optymalnej użyteczności. Zagmatwany interfejs użytkownika, trudne do znalezienia informacje i długie ścieżki klikania spowalniają nawet najlepszych pracowników. Potrzebują nadmiernej ilości czasu na wykonanie zadania, co z kolei hamuje motywację i produktywność.

Z drugiej strony system ERP skoncentrowany na procesach wspiera użytkowników w ich pracy. Ukrywa nieistotne funkcje i elastycznie dostosowuje interfejs do potrzeb użytkownika. Prowadząc pracowników krok po kroku przez ich zadania, intuicyjnie odnajdują drogę.

Zasadniczo przepływ pracy zorientowany na proces w ERP może być realizowany równie łatwo , jak zamówienie online. I to bez wcześniejszego zapoznawania się i długich szkoleń.

Wynik:

• Użytkownicy mogą wykonywać czynności z dużą prędkością.
• Ogólna wydajność firmy zauważalnie wzrasta.
• Zadowolenie pracowników rośnie.
• Nowi pracownicy mogą od razu korzystać z systemu ERP, co przyspiesza procesy wdrażania.

2. unikanie błędów dzięki ukierunkowanym wskazówkom

Skomplikowany interfejs użytkownika tradycyjnego systemu ERP niesie ze sobą kolejny problem: zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów operacyjnych. W przeciążonym środowisku użytkownika łatwo jest nieumyślnie wprowadzić nieprawidłowe dane lub przypadkowo uruchomić proces. Jest rzeczą oczywistą, że praca staje wtedy w miejscu, ponieważ błąd musi zostać najpierw naprawiony. Przepływ pracy zatrzymuje się, a wydajność spada.

Im częściej zdarzają się takie wpadki, tym więcej czasu potrzeba na ich naprawienie. I tym bardziej jest to uciążliwe i wyczerpujące dla pracowników. W poważnych przypadkach nieprawidłowe działanie oprogramowania może mieć nawet wymierne konsekwencje dla firmy.

Weźmy przykład z magazynu:

• Użytkownik wprowadza nieprawidłowe poziomy zapasów.
• Prowadzi to do wąskich gardeł w produkcji lub niepotrzebnych powtórzeń zamówień.
• Skutkuje to opóźnieniami w produkcji lub przepełnionymi magazynami.
• Firma musi liczyć się z opóźnionymi dostawami, niezadowolonymi klientami i dodatkowymi kosztami.

Chociaż takich negatywnych skutków można uniknąć dzięki dodatkowym procesom sprawdzania i zatwierdzania, zwiększają one również obciążenie pracą i koszty. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest system ERP zorientowany na procesy, który od samego początku redukuje błędy ludzkie do minimum. Ponieważ oprogramowanie jasno określa poszczególne etapy działania i prowadzi użytkownika przez cały proces zadania, pracownicy mogą łatwo się w nim odnaleźć. Wiedzą dokładnie, jakie informacje muszą wprowadzić w którym polu. Ponieważ niepotrzebne funkcje nie są nawet wyświetlane, nieprawidłowe działanie jest mało prawdopodobne.

Wynik:

• Procesy przebiegają płynnie, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy.
• Prawidłowe wprowadzanie danych zapewnia wiarygodne dane, które służą jako podstawa do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
• Pracownicy są bardziej zmotywowani, ponieważ popełniają mniej błędów i szybciej robią postępy.
• Punktualne dostawy i precyzyjne przetwarzanie zamówień zwiększają zadowolenie klientów.

W dzisiejszych czasach firmy muszą być w stanie dostosowywać się tak elastycznie, jak kameleon.

3. większa elastyczność i zdolność adaptacji

Niezależnie od tego, czy chodzi o zmiany na rynku, innowacyjne technologie czy stale rosnące wymagania klientów: W dzisiejszych czasach firmy muszą być w stanie dostosowywać się tak elastycznie jak kameleon. Regularnie stawiają czoła nowym wyzwaniom, które wymagają od nich niezwykłej zwinności. W przeciwnym razie mogą znaleźć się w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej.

Jeśli w firmie funkcjonuje konwencjonalny system ERP, jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb wymaga zwykle dużego nakładu pracy. Zmiany w standardowym systemie wymagają czasochłonnego i kosztownego programowania, które można osiągnąć tylko dzięki specjalistycznej wiedzy.

Z drugiej strony, w systemie ERP zorientowanym procesowo często wystarczy zmodyfikować zdefiniowany proces. Czasami takie dostosowanie jest nawet możliwe przy niewielkim lub żadnym wysiłku programistycznym. Nawiasem mówiąc, oprogramowanie skoncentrowane na procesach pozwala również na optymalne zoptymalizowane wyświetlanie na urządzeniach mobilnych. To właśnie sprawia, że elastyczna, niezależna od lokalizacji praca jest możliwa w pierwszej kolejności.

Wynik:

• Firmy mogą szybko i elastycznie reagować na trendy.
• Czas i koszty dostosowywania są zredukowane do minimum.
• Poprawia się zarówno zdolność do działania, jak i konkurencyjność.
• Pracownicy mogą produktywnie pracować w podróży.

4. prostsze analizy i optymalizacje procesów

W przypadku klasycznego rozwiązania ERP użytkownicy często wykonują określone zadania na różne sposoby. Wszyscy ostatecznie osiągają swój cel – ale pojawia się pytanie, jak wydajne są poszczególne podejścia do rozwiązań. Trudno to ustalić, ponieważ analiza procesów jest trudna w przypadku podejścia skoncentrowanego na danych. Logicznie rzecz biorąc, jeśli działania użytkowników zbytnio się od siebie różnią, nie ma jednorodnego procesu i bazy danych.

Sytuacja wygląda inaczej w przypadku systemu ERP zorientowanego na procesy: Tutaj wszyscy pracownicy przechodzą przez jeden i ten sam proces o niewielkiej złożoności w celu wykonania zadania. Na przykład wszyscy kupujący najpierw wybierają artykuł, następnie wprowadzają wymaganą ilość artykułu, a na koniec wybierają żądanego dostawcę. Po weryfikacji zamówienie jest natychmiast przekazywane do dostawcy.

Taki jednolity standardowy proces umożliwia precyzyjną analizę i ocenę działań użytkowników za pomocą narzędzi śledzących. Dostarcza to firmom cennych informacji na przykład na temat czasu przepustowości i wykorzystania zasobów. Dane te z kolei służą jako podstawa do identyfikacji słabych punktów i potencjału poprawy.

Wynik:

• Procesy mogą być optymalizowane w ukierunkowany sposób i szybko dostosowywane do nowych wymagań.
• Opóźnienia i nieefektywne procesy należą już do przeszłości.
• Zmniejsza to koszty operacyjne i zwiększa produktywność.

5. automatyzacja standardowych procesów

Analiza procesu jest podstawowym warunkiem wstępnym dla innego ważnego czynnika zwiększającego wydajność: automatyzacji. Tylko wtedy, gdy istnieje tylko jedna wstępnie zdefiniowana standardowa ścieżka dla procesu, firma może rozpoznać możliwości automatyzacji i skonfigurować czysto zautomatyzowane przetwarzanie dla ręcznego przepływu pracy. Ludzie muszą jedynie monitorować proces i autoryzować go w razie potrzeby.

Automatyzacja jest szczególnie opłacalna w przypadku czynności, które są regularnie wykonywane w dużych ilościach. Należą do nich procesy takie jak zamawianie artykułów, przygotowywanie listy płac i przetwarzanie paragonów. Automatyzacja procesów oparta na regułach, w której system podejmuje decyzje na podstawie wcześniej zdefiniowanych zmiennych, jest zazwyczaj wystarczająca.

Wynik:

• Te same czynności są zawsze wykonywane szybciej i wydajniej.
• Redukcja nakładów pracy i kosztów.
• Cyfryzacja znacznie zmniejsza liczbę błędów w standardowych procesach.
• Specjaliści mają więcej czasu na ważniejsze zadania.

6. optymalne wykorzystanie generatywnej sztucznej inteligencji

Generatywna sztuczna inteligencja dziś i w przyszłości

Generatywna sztuczna inteligencja (GenAI) jest już z powodzeniem stosowana w nowoczesnych systemach ERP. Z pomocą dużych modeli językowych (LLM) , na przykład, technologia odpowiada na pytania użytkowników w języku naturalnym i generuje teksty dla personelu serwisowego w ciągu kilku sekund.

Warunkiem wstępnym jest solidna baza danych, która służy jako wiarygodne źródło informacji dla sztucznej inteligencji. Oznacza to, że sztuczna inteligencja musi mieć stały dostęp do wysokiej jakości faktów na potrzeby szkolenia – na przykład z dokumentacji lub bezpośrednio z systemu ERP. W przeciwnym razie istnieje wysokie ryzyko, że użytkownicy otrzymają nieprawidłowe lub bezsensowne odpowiedzi – co byłoby fatalne w środowisku biznesowym.

Ale potencjał GenAI dla systemu ERP przyszłości jest jeszcze większy. Zamiast po prostu wypluwać teksty na żądanie, w przyszłości powinna aktywnie pomagać użytkownikom w ich codziennej pracy. Powinna być w stanie samodzielnie identyfikować rutynowe procesy, które zawsze przebiegają w ten sam sposób i wykonywać je automatycznie na żądanie. Ludzie będą musieli interweniować tylko w wyjątkowych przypadkach.

Sztuczna inteligencja może na przykład zmieniać kolejność materiałów z własnej inicjatywy lub dostosowywać pulpit ERP do indywidualnych potrzeb użytkowników. W niedalekiej przyszłości generatywna sztuczna inteligencja będzie najprawdopodobniej zachowywać się jak osobisty wirtualny asystent zachowanie. Użytkownicy będą prawdopodobnie rozmawiać z systemem, szukać porad dotyczących optymalizacji procesów i omawiać z SI różne scenariusze.

Koncentracja na procesach jako podstawowy wymóg

Jednak same dane nie są już wystarczającą bazą wiedzy dla inteligentnej automatyzacji. Zamiast tego, technologia musi uzyskać kompleksową wiedzę na temat własnych procesów firmy i ich poszczególnych etapów. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że wykona zadania niepoprawnie i spowoduje więcej chaosu niż korzyści.

Koncentracja na procesach jest zatem również niezbędna do optymalnego wykorzystania generatywnej sztucznej inteligencji. Wynika to z faktu, że technologia może uzyskać niezbędną wiedzę o procesach tylko wtedy, gdy funkcjonalność systemu ERP jest zorientowana na procesy. Ważne jest, aby konkretne procesy firmy były dostępne w języku, który sztuczna inteligencja może interpretować – na przykład w graficznym języku specyfikacji Business Process Model and Notation.

Wynik:

• Automatyzacja oparta na sztucznej inteligencji umożliwia przetwarzanie rutynowych zadań ze znacznie większą prędkością.
• Uwolnione zostają pilnie potrzebne zasoby ludzkie.
• Pracownicy mają więcej swobody w zakresie kreatywnych działań.
• Firma pracuje wydajniej, co daje jej znaczną przewagę konkurencyjną.

Wniosek: Wyścig wygrywa się koncentrując się na procesach

Dzięki systemowi ERP zorientowanemu na procesy, firmy są po zwycięskiej stronie dziś i w przyszłości. Stanowi on nie tylko podstawę dla większej przyjazności dla użytkownika i ekonomicznych procesów, ale jest także warunkiem wstępnym dla zaawansowanego wykorzystania sztucznej inteligencji.

W szczególności zdolność do inteligentnej automatyzacji wkrótce zadecyduje o tym, czy firma będzie w stanie sprostać konkurencji, czy też nie. Ostatecznie zwyciężą tylko te firmy, które będą w stanie działać niezwykle szybko i wydajnie z pomocą generatywnej sztucznej inteligencji. Ci, którzy przegapią rozwój technologiczny, raczej prędzej niż później upadną.
APplus, na przykład, oferuje możliwość skupienia się na procesach w ERP dzięki trybowi Flow Mode. W tym trybie użytkownik jest prowadzony krok po kroku przez swoje zadania i przechodzi przez zoptymalizowany przepływ pracy, który zauważalnie zmniejsza jego codzienne obciążenie pracą.