Wdrożenie systemu ERP jest planowane być może co 20 lat lub rzadziej. Z jednej strony oznacza to, że prawdopodobnie masz stosunkowo niewielkie wewnętrzne doświadczenie z takimi projektami; z drugiej strony oznacza to, że projekt będzie miał decydujący wpływ na nadchodzące dziesięciolecia.
Zrozumiałe jest zatem, że zależy nam na jak największym bezpieczeństwie i pewności wdrożenia systemu ERP. Czy rozważasz skorzystanie ze wsparcia zewnętrznych konsultantów? W tym artykule dowiesz się, kiedy warto to zrobić, jakich cech należy użyć, aby znaleźć odpowiednich konsultantów i jak zoptymalizować współpracę.
Kiedy faktycznie potrzebujesz wsparcia z zewnątrz?
Wiele firm z powodzeniem ukończyło swoje projekty ERP, korzystając wyłącznie z zasobów wewnętrznych. Innym udało się to przy wsparciu zewnętrznym. To, czy powinieneś współpracować z zewnętrznymi konsultantami przy wdrażaniu ERP, zależy od Twojej osobistej sytuacji. Zadaj sobie trzy pytania:
- Czy masz pewność, że wdrożysz ERP samodzielnie, z wewnętrznym zespołem i wsparciem dostawcy ERP?
- Czy masz pracowników, którzy posiadają niezbędną wiedzę i umiejętności?
- Czy możesz dać tym pracownikom czas na podjęcie dodatkowych zadań?
W tych artykułach znajdziesz szczegółowe informacje, które pomogą Ci odpowiedzieć na te pytania:
- Jakie role i umiejętności są potrzebne w zespole projektowym ERP?
- Wyjaśnienie całego procesu wdrażania systemu ERP
Jeśli odpowiedź na jedno z pytań brzmi ”nie”, zewnętrzni konsultanci mogą być przydatną opcją wzmocnienia.
Jakie są rodzaje konsultantów ERP?
In-house: Możesz mieć własnych pracowników, którzy mają już doświadczenie z systemami ERP.
Dostawcy ERP: Dostawcy ERP mają własne zespoły konsultingowe, które są bardzo doświadczone i kompetentne ze względu na liczne projekty klientów. Są one jednak oczywiście skoncentrowane na własnych rozwiązaniach. Dlatego też zazwyczaj wchodzą w grę dopiero po wybraniu rozwiązania ERP danego dostawcy.
Firmy zewnętrzne: Obejmują one firmy konsultingowe IT , a także osoby samozatrudnione lub freelancerów.
Ten artykuł odnosi się wyłącznie do tego drugiego.
Jakie są korzyści ze współpracy z zewnętrznymi konsultantami ERP?
Korzystasz z zewnętrznych konsultantów w kilku aspektach wdrożenia systemu ERP:
Obiektywna perspektywa: Wnoszą do projektów niezależny punkt widzenia. Nie mają na nich wpływu wewnętrzne struktury, dynamika i konflikty, dzięki czemu mogą zaproponować najlepsze rozwiązania dla firmy bez uprzedzeń.
Doświadczenie w dużych projektach ERP: Konsultanci specjalizują się w systemach ERP i zazwyczaj zdobyli bogate doświadczenie z różnych projektów. Ich wiedza na temat najlepszych praktyk i typowych pułapek może znacznie zwiększyć sukces projektu.
Odciążenie zasobów wewnętrznych: Wdrożenie systemu ERP stanowi znaczne obciążenie dla zespołów. Zewnętrzne wsparcie odciąża własnych pracowników i pozwala im bardziej skoncentrować się na codziennej działalności.
Minimalizacja ryzyka: Dzięki swojej wiedzy konsultanci zewnętrzni mogą zidentyfikować ryzyko na wczesnym etapie i zaproponować środki zaradcze. Pomaga to uniknąć przekroczenia czasu i budżetu. Możesz także czuć się bezpieczniej, wiedząc, że masz po swojej stronie kogoś, kto ma oko na wszystko.
W jakich zadaniach pomagają konsultanci ERP?
Specjaliści mogą uzupełnić zespół o te zadania podczas wdrażania systemu ERP:
Analiza potrzebW ciągu trzech do sześciu miesięcy poznasz firmę i dokładnie przeanalizujesz wszystkie procesy biznesowe. Zidentyfikujesz potencjał optymalizacji i konkretne wymagania, które system ERP musi spełnić. Wszystkie te wyniki są uwzględniane w specyfikacji wymagań, która służy jako podstawa projektu.
Wybór systemu: Na podstawie specyfikacji porównują dostępne systemy ERP. Dzięki znajomości rynku mogą obiektywnie ocenić zalety i wady różnych systemów. Nawiązują kontakt z producentami i towarzyszą warsztatom selekcyjnym oraz negocjacjom umów.
Planowanie projektu: Wspólnie z klientem i producentem opracowujemy możliwy do zrealizowania plan wdrożenia. Uwzględnia on ramy czasowe, koszty i zasoby wymagane do osiągnięcia celów biznesowych i projektowych.
Z reguły współpraca kończy się w momencie podpisania umowy. Od tego momentu kontrolę przejmuje producent. Jednak niektórzy oferują również towarzyszenie projektowi i fazie wdrażania.
Jak rozpoznać odpowiednich konsultantów ERP?
Oczywiście konsultanci ERP muszą posiadać odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie zawodowe w środowisku ERP. To oczywiste. Powinni również rozumieć specyficzne wyzwania i wymagania danej branży. Muszą umieć zidentyfikować te problemy i zaproponować odpowiednie rozwiązania. Doświadczenie z udanych Projekty w tym samym sektorze i z podobnymi firmami są zatem niezbędne.
Można to rozpoznać po pozytywnych referencjach: porozmawiaj z byłymi klientami i poproś ich o opowiedzenie o współpracy i jej wynikach. Recenzje online w sieciach profesjonalnych również zapewniają orientację.
Wreszcie, osoba ta powinna również harmonizować z firmą i zespołem na poziomie osobistym i kulturowym: Niektórzy mogą lepiej pasować do rodzinnego MŚP, inni do środowiska międzynarodowej korporacji. Podczas wstępnych rozmów kwalifikacyjnych słuchaj przeczuć swoich i swojego zespołu.
Ostateczna odpowiedzialność za projekt spoczywa na użytkowniku.
Osobista odpowiedzialność klienta
Nawet jeśli zewnętrzni specjaliści dysponują znacznie większą wiedzą niż Ty, ostateczna odpowiedzialność za projekt spoczywa na Tobie. Konsultanci mogą pomóc w zarządzaniu projektem ale nie powinni podejmować się tego zadania samodzielnie. Zawsze trzeba podejmować trudne, niepopularne decyzje. Ty (jako wewnętrzny kierownik projektu) musisz podejmować i wyjaśniać te decyzje. W takich przypadkach konsultanci zewnętrzni nie powinni pełnić roli ”kozłów ofiarnych” lub ”nosicieli złych wieści”.
Oczywiście ufasz ludziom, których angażujesz. Niemniej jednak, masz prawo do krytycznej analizy ich rekomendacji. Konsultanci zazwyczaj znają pewne systemy ERP lepiej niż inni i nie mogą mieć przeglądu całego rynku dostawców. Własne badania mogą dostarczyć dalszych punktów wyjścia.
Konsultanci mają również tendencję do przyjmowania wielu wymagańi chcą wdrożyć wszystko na raz. Jest to zrozumiałe. Jako zewnętrzni konsultanci nie chcą ciągle odrzucać żądań i popadać w wewnętrzne konflikty. Również w tym przypadku wymagana jest osobista odpowiedzialność klienta, aby ustalić i wdrożyć rozsądną priorytetyzację.
Wniosek: Obliczenie kosztów i korzyści
Zewnętrzni konsultanci mogą zapewnić kluczowe wsparcie podczas wdrażania systemu ERP dzięki swojej rozległej wiedzy specjalistycznej. To, czy ich potrzebujesz, zależy od Ciebie. Należy jednak zwrócić uwagę na jeden aspekt: Doradztwo nie jest oczywiście darmowe. Powszechne są stawki dzienne w wysokości od 1000 EUR w górę. Jeśli w grę wchodzi kilka miesięcy pracy, składa się to na duży blok kosztów. Należy wziąć to pod uwagę w budżecie projektu i kalkulacji ROI.
Jeśli korzyści przeważają nad wadami: Wybieraj konsultantów tak samo starannie, jak pozostałych członków zespołu projektowego. Zastanów się, gdzie głównie potrzebujesz wsparcia i jaki profil jest wymagany. Upewnij się też, że Twój zespół popiera tę decyzję i będzie konstruktywnie współpracować z zewnętrznymi konsultantami.
