Change Management bei der ERP-Einführung – 3 Arten von Veränderungen, die jedes Mal auftreten

07.06.2018 Lesezeit: 7 Min.
Change Management bei der ERP-Einführung – 3 Arten von Veränderungen, die jedes Mal auftreten
Uwe Kallmeyer
Uwe Kallmeyer
Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Uwe Kallmeyer ist seit 25 Jahren als ERP-Erklärer in Vertrieb, Logistik- und Managementberatung aktiv. Er bringt Geschäftsprozesse und ERP auf einen Nenner.
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Jede ERP-Einführung bringt Veränderungen für ein Unternehmen mit sich. Sie betrifft die gesamte Organisation, von der Entwicklung über den Vertrieb bis hin zum Controlling. Dessen sind sich ERP-Entscheider auch immer bewusst. Aber die wenigsten wissen im Detail, was auf sie zukommt. Unter dem Begriff „ERP-Einführung“ verstehen sie zumeist ein reines IT-Projekt. In ihren Augen sind die Veränderungen, die ein ERP-Projekt mit sich bringt, in erster Linie technischer Natur.

In der Realität macht die technische Implementierung allerdings nur einen geringen Teil der ERP-Einführung aus. Die weit größere Herausforderung besteht darin, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und die eigenen Mitarbeiter auf die Veränderungen, die mit dem ERP-Projekt einher gehen, vorzubereiten. Gerade der zweite Punkt ist enorm wichtig, denn sind nicht alle mit an Bord, kann das neue System auch nicht die Erwartungen des Unternehmens erfüllen. Bei der ERP-Einführung handelt es sich daher vor allen Dingen um eine Change-Management-Aufgabe.

Für erfolgreiches Change Management ist es natürlich auch nötig, im Voraus zu wissen, welche Veränderungen auf die Organisation zukommen. Daher sollten sich ERP-Entscheider schon im Vorfeld bewusst machen, was sich durch die ERP-Einführung alles verändern wird. Unserer Erfahrung nach gibt es bei jedem ERP-Projekt drei große Veränderungsbereiche.

1. Veränderungen vor dem Projektstart

Die Ziele der ERP-Einführung hängen vor allem von den strategischen Unternehmenszielen ab. Aber leider starten viele Entscheider sehr kurzsichtig in ihr ERP-Projekt. Statt einer systematischen Zieldefinition erstellen sie lediglich eine Liste von Dingen, die Anwender und Abteilungen am bisherigen System stören. Oder aber auch mit Dingen, die sie sich wünschen. Solch eine lose Ideensammlung ist allerdings nicht die ideale Grundlage für eine ERP-Einführung. Wenn keine wirkliche Strategie hinter dem ERP-System steht, wird es auch nie sein volles Potential entfalten. Oder – noch schlimmer – es stellt sich im weiteren Verlauf der Unternehmensentwicklung heraus, dass die ERP-Lösung für den eingeschlagenen Kurs ungeeignet ist.

Damit so etwas nicht passiert, müssen die meisten Firmen erst einen langfristigen Blick auf die eigene Strategie entwickeln. Dafür bedarf es einer Unternehmenskultur, die diese Entwicklung unterstützt. Weg von der Konzentration auf Vergangenheit und Gegenwart und hin zur strategischen Orientierung auf die Zukunft. Dieser Wandel muss unbedingt vor dem Beginn des ERP-Projekts erfolgen. Denn er hat gravierende Auswirkungen auf die Zieldefinition. Erfolgreiches Change Management beginnt also schon vor dem Projektstart.

Mit einem ERP-System installieren Sie nicht einfach nur ein neues Software-Tool, sondern stellen Ihre gesamte Prozesslandschaft auf den Prüfstand.

Um einen zukunftsorientierten Blick auf die eigene Strategie zu entwickeln und im Unternehmen zu verankern, gibt es allerdings kein Patentrezept. Strategische Ziele hängen immer von einer Vielzahl von Faktoren ab: Zum Beispiel von der Zahl der Mitarbeiter, der Kultur, der Organisationsstruktur, der technologischen Entwicklung, oder den Rahmenbedingungen des Marktes, um nur einige zu nennen. Aber: Ohne strategischen Blick und klar formulierte, erreichbare Ziele kann ein ERP-System seine analytischen Stärken nie voll ausspielen.

2. Gewünschte Veränderungen („Ziele und erwünschte Nebenwirkungen“)

Führen Unternehmen ein neues ERP-System ein, dann versprechen sie sich etwas davon. Zu allererst denken sie dabei an harte Kennzahlen, zum Beispiel mehr Wachstum, geringere Durchlaufzeiten oder höhere Liefertreue. Neben Verbesserungen dieser Kennzahlen verändert sich aber auch manches positiv, was ERP-Entscheider vielleicht so nicht auf dem Plan hatten. Zum Beispiel entlastet die ERP-Lösung Mitarbeiter von Routineaufgaben und gibt ihnen mehr Möglichkeiten, die eigene Aufgabe zu gestalten. Das wiederum kann ein bedeutender Motivationsfaktor sein – Stichwort: Mitarbeiter-Empowerment.

Auch bei diesen gewünschten Effekten handelt es sich am Ende des Tages um Veränderungen, die Sie im Rahmen des Change Managements nicht einfach ignorieren sollten. Manche Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen, trotz aller Vorteile, die sich ergeben. Lassen Sie diese Kollegen nicht einfach im Regen stehen. Stattdessen sollten Sie Ihre Mitarbeiter so gut es geht unterstützen und im Umgang mit der neuen ERP-Lösung intensiv schulen. Andernfalls kann es zu Widerständen gegen die ERP-Einführung kommen. Und das bringt uns zum dritten großen Veränderungsbereich.

Mit einem ERP-System installieren Sie nicht einfach nur ein neues Software-Tool, sondern stellen Ihre gesamte Prozesslandschaft auf den Prüfstand.
Wenn Sie Ihre Unternehmens-Prozesse auf den Prüfstand stellen, werden Sie langfristig durch Entlastung und Effizienz belohnt werden.

3. Veränderungen, die Sie herausfordern

Die meisten ERP-Entscheider glauben, die größte Herausforderung eines ERP-Projekts sei technischer Natur. Dabei sind es vielmehr mangelnde Kommunikation und schwache Personalführung, die das Vorhaben gefährden. Das macht auch durchaus Sinn, denn das ERP-System soll ja gerade den Austausch von Informationen zwischen Abteilungen und Mitarbeitern verbessern. Doch die so geschaffene Transparenz bringt auch eine Menge Herausforderungen mit sich. Denn sie macht Probleme sichtbar, die vorher verborgen blieben. Beispiele dafür sind Abteilungssilos, mangelnde Kommunikation oder gar bewusste Abgrenzung.

Für die Geschäftsleitung ist das eine positive Sache, denn nun kann sie die identifizierten Probleme bekämpfen. Die Mitarbeiter sehen diese neu geschaffene Transparenz aber häufig kritisch. Sie fühlen sich ersetzbar. Alle Informationen liegen auf dem Tisch. Theoretisch könnte jeder Kollege sofort ihre Arbeit übernehmen. Individuen werden dadurch austauschbar. Und diese Angst vor der eigenen Ersetzbarkeit kann sehr schnell Widerstände gegen die ERP-Einführung hervorrufen.

Die Aufgabe des Managements ist daher, diese Ängste zu beseitigen. Fördern Sie eine Kultur des Miteinanders, um die toxischen Strukturen aufzulösen, die sich über die Jahre im Unternehmen gebildet haben. Zu Anfang könnten Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel anders beurteilen und die Leistung des Teams in den Vordergrund stellen, weniger die Performance einzelner Personen. Damit erreichen Sie, dass Ihre Mitarbeiter Informationen frei teilen, weil es deren eigene Position stärkt und dem Team zu Gute kommt.

Change Management ist der Schlüssel für eine reibungslose ERP-Einführung

Spätestens an dieser Stelle dürfte klar sein: Mit der ERP-Einführung kommen erhebliche Veränderungen auf Sie zu. Sie installieren nicht einfach nur ein neues Software-Tool, sondern stellen Ihre gesamte Prozesslandschaft auf den Prüfstand. Begleiten Sie daher den gesamten Einführungsprozess durch gut geplantes Change Management. Nur so sorgen Sie dafür, dass keine bösen Überraschungen auftreten.

Auf der anderen Seite sind diese Veränderungen auch genau die Chance, die Sie nutzen sollten, um die vollen Vorteile einer zentralen ERP-Lösung auszuschöpfen und Ihrem Unternehmen zu besseren Prozessen und transparenteren Daten zu verhelfen. Wenn Sie noch mehr darüber wissen wollen, wie Sie Ihr ERP-Projekt zum Erfolg führen, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „ERP-Einführung: Wie Sie Risiken und Nebenwirkungen richtig einschätzen“.

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