Zu Beginn der ERP-Einführung sind alle Beteiligten hoch motiviert. Das Projektteam erfasst akribisch alle wichtigen Geschäftsprozesse und erarbeitet daraus die zentralen Anforderungen an die neue ERP-Lösung. Die Key-User treiben die Prozessoptimierung voran und halten ihre Kollegen auf dem Laufenden. Und die Geschäftsleitung sorgt dafür, dass sich ERP-Projekt und Tagesgeschäft nicht in die Quere kommen.
Aber dieser Tatendrang hält meist nur bis zum Ende der ERP-Einführung an. Nach dem GoLive lässt der Enthusiasmus rapide nach. Viele Unternehmen erwarten, dass die ERP-Lösung von nun an still und leise im Hintergrund läuft. Mit der Annahme, dass sich auch die Pflege und Wartung ebenfalls alleine erledigt.
Verschenken Sie durch diese Einstellung kein wertvolles Potential, sondern nutzen Sie ein stets aktuelles ERP System und die damit verbunden Vorteile für Ihr Unternehmen:
1. Halten Sie mit der technologischen Entwicklung Schritt
ERP-Anbieter entwickeln ihre Software ständig weiter, beseitigen Fehler und fügen neue Features hinzu. Das heißt, dass sich ein ERP-System kontinuierlich verbessert. Jedes Minor Release bringt Optimierungen mit sich, die Unternehmensprozesse zunehmend unterstützen.
Zusätzlich veröffentlichen die meisten ERP-Anbieter regelmäßig ein Major Release – Versions-Update, welches den Anwendungsbereich durch neue Funktionen erweitert. Das ist ein wichtiger Punkt, da sich das Marktumfeld jedes Unternehmens ständig weiterentwickelt. Diese Weiterentwicklung drückt sich oftmals in neuen oder veränderten Kundenanforderungen aus. Das ERP-System muss mit dieser Entwicklung Schritt halten, wenn es weiterhin einen Mehrwert generieren soll.
Hinzu kommt, dass Major Releases meistens auch Verbesserungen der Benutzeroberfläche beinhalten. Das erhöht die Usability des Systems und erleichtert die Arbeit der Endanwender.
ERP-Anbieter entwickeln ihre Software ständig weiter, beseitigen Fehler und fügen neue Features hinzu.
2. Sie sind besser auf ungeplante Ereignisse vorbereitet
Kein Unternehmen existiert in einem Vakuum. Es können immer Ereignisse auftreten, die Entscheider kurzfristig zum Handeln zwingen. Das umfasst beispielsweise rechtliche, politische, technische oder gesellschaftliche Faktoren.
Unternehmen, die ihr ERP-System lange Zeit vernachlässigt haben, stehen im Falle eines ungeplanten Ereignisses vor einem Problem. Ihre ERP-Lösung ist den neuen Anforderungen oftmals nicht gewachsen und für ein notwendiges Patch fehlt die aktuellste Software-Version
Folglich muss die IT in kurzer Zeit mehrere Updates einspielen, technische Anpassungen prüfen und entsprechend testen. Dies setzt natürlich freie Kapazitäten für ein solches ad-hoc Projekt in der IT voraus.
Beispiel rechtliche Faktoren: Die DSGVO überraschte im Mai 2018 viele Unternehmen (trotz Übergangszeit). Laut der Verordnung hat eine betroffene Person das Recht, die vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Ist der Datenbestand nicht ordentlich gepflegt, kann die Organisation einer solchen Anfrage nur schwer nachkommen.
Wenn Sie Ihr ERP-System stets aktuell halten, verteilen Sie den Pflegeaufwand über die Zeit hinweg. Dadurch vermeiden sie weitere ad-hoc-Aktionen und müssen auf ungeplante Ereignisse nicht mehr mit hohem Ressourceneinsatz reagieren.
3. Ihre ERP-Lösung bleibt kompatibel zu ergänzenden IT-Systemen
Ein ERP-System ist fast immer Teil eines Netzwerks verschiedener Software-Lösungen. Die meisten Unternehmen haben ergänzende IT-Systeme per Schnittstelle an ihr ERP angeschlossen.
All diese Systeme haben ebenfalls Patches, Updates und Versionswechsel. Hinkt das ERP-System hinterher, kann das zu Kompatibilitätsproblemen führen – gerade, wenn noch Änderungen der Datenbanken oder des Betriebssystems hinzukommen. Beispielsweise könnte die Anbindung eines Fremdsystems nicht mehr funktionieren, weil dieses einen bestimmten Standard voraussetzt, der erst in einer neuen ERP-Version hinzugefügt wurde.
ERP-Updates beinhalten aus diesem Grund oft Schnittstellenanpassungen, damit die Kompatibilität zu Fremdsystemen gewahrt bleibt.
Das ERP-System aktuell zu halten spart Ihnen Arbeit und verringert zusätzlich Ihren Pflegeaufwand.
4. Sicherheitspatches bieten Hackern weniger Angriffsfläche
Veraltete Software-Versionen bergen immer ein Kernrisiko für Angriffe durch Dritte. Je länger eine Sicherheitslücke bekannt ist, desto höher das Risiko eines Angriffs.
Angriffe, die über das Betriebssystem erfolgen, können im ERP-Bereich großen Schaden anrichten.
Ein ERP-System speichert wichtige Geschäftsdaten und bildet die technische Basis für viele Geschäftsprozesse. Entsprechend hoch ist das Schadenspotential durch Ransomware, Datendiebstahl oder DoS-Angriffe.
Daher sollten Sie stets darauf achten, Sicherheitspatches konsequent und so schnell wie möglich einzuspielen.
5. Sie festigen die ERP-Kompetenz Ihres Teams
Im Laufe der ERP-Einführung eignen sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fundiertes Wissen über die ERP-Software an. Durch Sonderprozesse, welche selten im täglichen Geschäftsalltag umgesetzt werden, kann erlerntes Wissen verblassen.
Unternehmensweite Wissensverluste fallen in der Regel erst auf, wenn die ERP-Kompetenz gebraucht wird – und dann ist es zu spät.
Regelmäßige Updates und Datenpflege haben zwar keinen direkten Einfluss auf das Knowledge Management eines Unternehmens, wirken aber einem Wissensverlust indirekt entgegen. Eine ERP-Lösung aktuell zu halten ist nämlich nicht nur Aufgabe der IT. Nach jedem Funktions-Update muss die betreffende Abteilung überprüfen, ob das ERP-System nach wie vor mit ihren Prozessen kompatibel ist. Falls nicht, müssen die Verantwortlichen entweder die Konfiguration der ERP-Software oder ihre eigenen Abläufe ändern.
Das heißt: Regelmäßige ERP-Updates führen dazu, dass sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig mit dem System befassen. Das festigt wiederum die ERP-Kompetenz Ihres Personals.
6. Ihre Datenqualität erreicht keinen kritischen Tiefstand
Jeder weiß: Stammdaten sind das Fundament eines jeden ERP-Systems. Daher ist die Stammdatenpflege ein essenzieller Teil der Wartung – wichtiger als so manches Update.
Die Datenqualität beeinflusst die Komplexität der Datenpflege. Je mehr Fehler der Datenbestand enthält, desto mehr Zeit müssen die Verantwortlichen in die Bereinigung investieren.
Ein zusätzlicher Faktor ist die Generierung von Bewegungsdaten. Beispiel: Die Lieferadresse Ihres Kunden ist fehlerhaft. Der Kunde löst eine Bestellung aus und Sie liefern an die falsche Adresse. Die Ware kommt nie bei Ihrem Kunden an, die Belege wurden falsch gedruckt und Sie haben einen verärgerten Kunden.
Aus ERP-Sicht generierten die laufenden Geschäftsprozesse nach und nach unsaubere Bewegungsdaten, da die Stammdaten fehlerhaft waren.
Konsequente Datenpflege sorgt dafür, dass der Pflegeaufwand kein kritisches Niveau erreicht.
Getreu dem Motto: „Shit in – Shit out“.
Zusammengefasst
Es gibt viele Gründe für unregelmäßige ERP-Updates und mangelnde Datenpflege: falsche oder gänzlich fehlende Priorisierung bei der Systemwartung, hoher Aufwand durch unstrukturierte Systemmodifikationen oder überlastete Mitarbeiter, um nur einige zu nennen.
Den Kopf in den Sand zu stecken und ERP-Updates völlig zu vernachlässigen ist aber auch keine Lösung. Seien Sie proaktiv und berücksichtigen Sie die oben genannten Punkte, denn ein aktuelles, gepflegtes ERP-System hat viele Vorteile. Sie schließen Sicherheitslücken, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und maximieren Ihre Ausfallsicherheit. Und last but not least profitieren Sie auch noch von neuen Features und Funktionen, beispielsweise in den Trendbereichen KI und Industrie 4.0.
Stolpersteine lauern nicht nur beim Betrieb eines ERP-Systems. Schon während der ERP-Einführung kann eine Menge schiefgehen. Beispielsweise steht Ihr ERP-Projekt von Anfang unter einem schlechten Stern, wenn Sie das falsche Projektteam auswählen. Falls Sie wissen möchten, welche Fehler Sie noch unbedingt vermeiden sollten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Die 8 Todsünden eines ERP-Projekts“.
