Durch Globalisierung, Digitalisierung und volatile Marktbedingungen sind Unternehmen auf die Verwendung adäquater Informations- und Kommunikationssysteme angewiesen. ERP-Systeme ermöglichen, Workflows und Geschäftsprozesse darzustellen und zu optimieren. Ihr Einsatz beschränkt sich schon längst nicht mehr auf große Unternehmen. Auch viele kleine mittelständische Firmen entscheiden sich dafür, ein ERP-System zu nutzen. Allerdings haben sie spezifische Anforderungen, die der Anbieter des Systems verstehen und realisieren muss. Ein ERP-Lastenheft fasst diese Anforderungen zusammen. In seine Erstellung fließen alle Erkenntnisse aus der Vorbereitungsphase der ERP-Implementierung ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das ERP-Lastenheft optimal erstellen.
Wer erstellt das ERP-Lastenheft?
Das ERP-Lastenheft wird grundsätzlich durch das Unternehmen erstellt, das eine ERP-Software implementieren will. Es beinhaltet alle Anforderungen, die das System erfüllen soll. Das ERP-Lastenheft wird an Anbieter verschickt, deren ERP-System für ein Unternehmen interessant ist. Auf Basis des Lastenheftes können die Anbieter ein anforderungsgerechtes Angebot erstellen.
In der Praxis erfüllt das ERP-Lastenheft zwei Funktionen. Unternehmensintern dient es dazu, die Anforderungen an das ERP-System zu spezifizieren. Idealerweise werden dabei die Anforderungen und Perspektiven aller Mitarbeitenden einbezogen, die das System später auch verwenden sollen. Gleichzeitig werden mit dem ERP-Lastenheft die Anforderungen an das System an potenzielle externe Partner kommuniziert. Im nächsten Schritt kann dann die passende ERP-Software ausgewählt werden, die für das eigene Unternehmen optimal geeignet ist.
Erfolgreiche ERP-Implementierung auf die Vorbereitung kommt es an!
„Ob das ERP-Projekt erfolgreich ist und das System tatsächlich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt, hängt maßgeblich von der Vorbereitung ab.“
Im ersten Schritt nimmt das Unternehmen eine Analyse des Ist-Zustands vor und legt die strategischen Ziele fest, die es mit der Implementierung eines ERP-Systems erreichen will. Anschließend wird das ERP-Lastenheft erstellt. Ein aussagefähiges ERP-Lastenheft bildet die Prozesse ab, die durch das System optimiert und auf einer gemeinsamen digitalen Plattform integriert werden sollen. Den Ausgangspunkt bilden dafür idealerweise strategisch relevante Kernprozesse denen weitere Anforderungen und Spezifikationen abgeleitet werden
Haben Unternehmen bisher wenig oder keine Erfahrungen mit der Konzeption und Durchführung komplexer Digitalprojekte, können sie bereits in der Vorbereitungsphase Unterstützung von ERP-Anbietern oder IT-Beratungen erhalten. Diese unterstützen bei der Erfassung der Ist-Situation, der Definition des intendierten Soll-Zustandes sowie bei der Erstellung des ERP-Lastenheftes.
ERP-Lastenheft erstellen Herausforderungen in der Praxis
Eine Studie in KMUs, die aktuell oder in der Vergangenheit mit der Implementierung eines ERP-Systems beschäftigt waren, offenbart zahlreiche Hürden bei der Erstellung des Lastenhefts. Hier wirken sich unter anderem bisher fehlende Erfahrungen mit ERP-Systemen aus.
Häufige Fehler im Rahmen der Anforderungsanalyse im ERP-Lastenheft bestehen in den folgenden Punkten:
- Falsche Anforderungen
- Aufstellung ausschließlich funktionaler Anforderungen ohne Berücksichtigung der Struktur des Unternehmens
- Formulierung lösungsspezifischer Anforderungen, die bereits auf das Software-Angebot eines bestimmten Herstellers zugeschnitten sind
Zudem setzen viele Unternehmen bei der Erstellung des ERP-Lastenhefts einen falschen Schwerpunkt: Sie fokussieren sich auf Prozesse, die bisher unzureichend funktionieren. Unproblematische und bereits reibungslos funktionierende Prozesse, die für eine erfolgreiche Systemimplementierung und Prozessintegration ebenfalls von Bedeutung sind, werden im ERP-Lastenheft dagegen nicht erfasst.
7 Tipps für die Erstellung eines Lastenheftes
Generell gilt, dass Unternehmen sich bei der Erstellung des ERP-Lastenheftes auf eine möglichst konkrete Beschreibung von Kernprozessen konzentrieren sollten, ohne das Lastenheft jedoch zu überfrachten.
Unsere Tipps für die Erstellung eines ERP-Lastenheftes:
- Entwicklung eines realistischen Zeitplans:
Für die Erarbeitung des Anforderungsprofils für das ERP-System sind in der Regel mindestens drei Monate erforderlich. Bei umfangreichen Systemimplementierungen kann auch ein deutlich längerer zeitlicher Rahmen nötig sein. - Strategische Orientierung
- Systematische Erhebung der Anforderungen aller Abteilungen:
Dabei bewähren sich individuelle Befragungen von Mitarbeitenden mit umfangreichem Abteilungswissen. - Lösungsneutralität:
Lösungen für konkrete Anforderungen sollten durch den Anbieter des Systems entwickelt werden. - Exakte Beschreibung der wesentlichen Anforderungen
- Integration einer Unternehmensbeschreibung:
Branche, Unternehmensstruktur, Rechtsform, Anzahl der Mitarbeiter*innen, Geschäftsmodell und Kernprodukte, Alleinstellungsmerkmale, Marktumfeld, interne Ansprechpartner - Erstellung einer Langfassung, einer Kurzfassung und eines Fragenkatalogs:
Die Kurzfassung sowie der Fragenkatalog werden an alle in Frage kommenden Anbieter versendet. Mit der Langfassung arbeiten später die Firmen, die in der engeren Auswahl für die Systemimplementierung sind.
Fazit
Das ERP-Lastenheft wird durch das Unternehmen erstellt, das die Einführung eines ERP-Systems in Angriff nehmen will. Es beschreibt die Anforderungen an die Software. Auf Anbieterseite bildet es die Grundlage, für die das ERP-Lastenheft, alle wesentliche Prozessanforderungen an das ERP-System enthalten sollte.
In unserem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie im Detail, wie Sie ein ERP-Lastenheft für Ihr Unternehmen effizient und in optimaler Form erstellen.
