Agile ERP-Einführung: Oft die bessere Wahl

04.03.2020 Lesezeit: 7 Min.
Agile ERP-Einführung: Oft die bessere Wahl
Patrick Mathis
Patrick Mathis
Head of Sales Competence Team, Asseco Solutions AG
Ihr Feedback zum Artikel?

Ein ERP-Projekt ist ein großes Unterfangen, das viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Das muss auch so sein, denn Sie führen ein System ein, das so eng mit Ihren Geschäftsprozessen verzahnt ist wie kein Zweites. Aber wie setzt man ein ERP-Projekt am besten auf? Wie organisiert man das Projektmanagement optimal? Geht nur das klassische Wasserfallmodell oder kann auch eine agile ERP-Einführung gelingen?

Der klassische Ansatz

In der Regel läuft eine ERP-Implementierung nach dem Wasserfallmodell ab. Bei diesem Vorgehen teilt man das Projekt in Phasen ein und setzt diese linear um. Nach Abschluss einer Phase gilt diese als beendet. Spätere Modifikationen sind nicht vorgesehen. Typische Phasen sind:

  • Anforderungsanalyse
  • Konzeption
  • Implementierung
  • Integrationstests
  • Rollout

Auf der einen Seite bietet das Wasserfallmodell geordnete Strukturen und eine hohe Planungssicherheit. Das macht es attraktiv für Unternehmen, die Wert auf umfangreiches Reporting legen und stets den Eindruck haben wollen, die volle Kontrolle zu behalten. Deshalb ist das Wasserfallmodell gerade im ERP-Bereich so beliebt.

Agile Methoden verhindern, dass die ERP-Einführung mit einem teuren Anpassungsmarathon endet.

Die Schwächen des Wasserfallmodells

Auf der anderen Seite birgt das Wasserfallmodell auch Risiken, die gerade in komplexen Projekten wie der ERP-Einführung nicht zu unterschätzen sind. Die größte Schwäche ergibt sich daraus, dass die Phasen getrennt aufeinanderfolgen. Mängel aus der Konzeptionsphase fallen erst spät auf, während der Implementierung oder (noch schlimmer) der Integrationstests.

Hier sind einige reale Beispiele, wie sich diese Schwäche in der Praxis auswirken kann:

Beispiel 1 - Ein Anwendungsfall fiel unter den Tisch

In einem unserer Projekte ist es einmal passiert, dass der Vertriebsleiter eines Unternehmens im Zuge der Gesamtkonzeption einen kompletten Geschäftsfall vergessen hatte. Infolgedessen berücksichtigte das ERP-System diesen Fall auch nicht. Als das in der Testphase auffiel, entstanden bis zum Produktivstart erhebliche, ungeplante Mehraufwände, um das Versäumnis zu beseitigen.

Beispiel 2 - Alle redeten aneinander vorbei

Ein Unternehmen bestand vehement auf der Umsetzung einer aufwändigen Funktion. Bei einem Major-Update, sieben Jahre später, stellte ein Programmierer überrascht fest, dass in der für diese Funktion angelegten Datenbank nur zwei Testfälle existierten. Die Funktion kam also in der Praxis nie zum Einsatz. Offensichtlich hätte diese Funktion gar nicht Teil des Lastenhefts sein dürfen. Aber während der Umsetzung des Projekts kam es nie zu Rückfragen. Das Unternehmen hielt die Anforderung für gerechtfertigt und der Anbieter hatte nur das getan, was von ihm verlangt wurde.

Beispiel 3 - Unnötige Features wurden nie hinterfragt

Ein Unternehmen bestand vehement auf der Umsetzung einer aufwändigen Funktion. Bei einem Major-Update, sieben Jahre später, stellte ein Programmierer überrascht fest, dass in der für diese Funktion angelegten Datenbank nur zwei Testfälle existierten. Die Funktion kam also in der Praxis nie zum Einsatz. Offensichtlich hätte diese Funktion gar nicht Teil des Lastenhefts sein dürfen. Aber während der Umsetzung des Projekts kam es nie zu Rückfragen. Das Unternehmen hielt die Anforderung für gerechtfertigt und der Anbieter hatte nur das getan, was von ihm verlangt wurde.

Beispiel 4 - Das Konzept wurde einfach durchgewinkt

In einem weiteren Fall hatte ein ERP-Anbieter ein Feinkonzept verfasst, das der Kunde auch prompt absegnete. Die Software wurde eingeführt, angepasst und funktional getestet. Anschließend bestätigte der ERP-Berater, das System passe zum Konzept. Zur erfolgreichen Abnahme kam es jedoch nie. Der Kunde meinte, die Software entspräche nicht seinen Erwartungen. Was war passiert? Der Verantwortliche hatte das Konzept zwar freigegeben, aber scheinbar anders als der Autor verstanden – es fiel nie auf, dass Unternehmen und Berater verschiedene Interpretationen hatten.

Ohne agile Methoden bei der ERP-Einführung kann es zu Problemen entstehen.Ohne agile Methoden bei der ERP-Einführung können Schwächen übersehen werden.

Agile Entwicklungsmethoden im ERP-Projekt

Wie verhindern Sie nun diesen Anpassungsmarathon am Ende des ERP-Projekts? Es gibt leider keine Universallösung für dieses Problem. Allerdings könnten agile Entwicklungsmethoden, wie sie in der Softwareentwicklung schon lange Gang und Gebe sind, einen Ansatz bieten.

Gemäß dem agilen Manifest arbeiten Sie das Projekt mit agilen Entwicklungsmethoden und nicht anhand eines linearen Plans ab. Sie teilen es in kürzere Bearbeitungszyklen auf, in denen das Projektteam einzelne Funktionen komplett implementiert und testet.

Dabei arbeiten die Umsetzer eng mit den Auftraggebern zusammen. Das Unternehmen ist in jeden Zyklus einbezogen, erhält ein funktionsfähiges Teilergebnis und kann jederzeit Feedback geben. Dabei ist es ausdrücklich gewünscht, dass sich das Konzept im Laufe des Projekts weiterentwickelt. Das gehört zu einem der wichtigsten Aspekte agiler Vorgehensweisen: das gemeinsame Lernen.

Die Stärken der agilen Vorgehensweise

Im Vergleich zum Wasserfallmodell haben agile Methoden den Vorteil, dass sie Anwender früh mit einbeziehen. Das senkt das Risiko für Konzeptionsfehler, denn sie fallen früher auf. Auch die Anwenderakzeptanz steigt, denn Sie setzen Ihren Mitarbeitern nicht einfach ein komplettes System vor die Nase. Dank der konstanten Beteiligung können Anwender das Projekt beeinflussen, wodurch sie sich stärker mit dem System identifizieren.

Auf der anderen Seite muss sich die Geschäftsleitung mit dem Gedanken anfreunden, dass sie – zumindest gefühlt – einen Teil ihrer Kontrolle aufgibt. Im Gegensatz zum Wasserfallmodell orientieren sich agile Methoden weniger stark an festen Projektplänen. Es ist im Vorfeld schwer zu sagen, wann genau welche Funktion fertig ist. Daher sind agile Entwicklungsmethoden auch nicht für jedes Unternehmen und jedes Projekt geeignet.

Agile Modelle machen auf Stolpersteine aufmerksam

Agile Methoden wirken den Schwächen des Wasserfallmodells mit iterativem Vorgehen und regelmäßiger Kommunikation zwischen Kunde und Anbieter entgegen. Es entsteht ein gemeinsamer Lernprozess, in dem beide Seiten Erkenntnisse über das Projekt sammeln und ihr Vorgehen entsprechend anpassen.

Trotzdem trauen sich noch die wenigsten Unternehmen an eine agile ERP-Einführung. Zu groß ist die Skepsis in den Führungsetagen, die sich lieber auf bewährte Modelle und strenge Kontrolle verlassen. Wir beobachten allerdings auch, dass sich immer mehr Kunden für neue Entwicklungskonzepte interessieren. Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie die agile ERP-Einführung in der Praxis funktioniert, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „So führen Sie Ihr ERP-System agil im Unternehmen ein“. Es vergleicht die agile Herangehensweise mit dem Wasserfallmodell und stellt außerdem einen hybriden Ansatz vor, der beide kombiniert.

Schlagwörter:

#

Mehr ERP-Wissen:
Ihr kostenloses Whitepaper.

Erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile die agile ERP-Einführung mit sich bringt und wie Sie ein hybrides Projektmanagement erfolgreich nutzen.

Zum kostenlosen Whitepaper