Fünf Change-Management Methoden für erfolgreiche ERP-Projekte

09.12.2020 Lesezeit: 6 Min.
Fünf Change-Management Methoden für erfolgreiche ERP-Projekte
Jens Niemann
Jens Niemann
Key Account Manager, Asseco Solutions AG Niederlassung Karlsruhe
Jens Niemann ist Experte für Kundenentwicklung mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im ERP-Geschäft.
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Veränderung ist der Katalysator für dauerhaften Unternehmenserfolg. Dieser semantische Widerspruch ist es, der auf den ersten Blick so ungewohnt erscheint. Doch Stabilität verlangt nun einmal nach Veränderung. Mit den passenden Change-Management Methoden können gezielt Anreize und Initiativen gesetzt werden, um den Arbeitsablauf zukunftssicher zu gestalten.

Bei ERP-Projekten ist das besonders relevant. Setzen Unternehmen zum Change an, sollen eine höhere Effizienz, bessere Planbarkeit und oft auch bessere Kommunikation miteinander kombiniert werden.

Das stößt bei Mitarbeiter*innen häufig auf Widerstände, da neben technischem Know-How auch psychologische Aspekte eine Rolle spielen. Zudem kommt der Umgang mit Veränderungen, damit verbundene Unsicherheiten und einem notwendigen Krisenmanagement.

Welche Change-Management Methoden haben sich in der Praxis als erfolgversprechend herausgestellt? Wie können Sie diese Schritt-für-Schritt umsetzen? Das verrät dieser Überblick.

ERP-Projekte mit nachhaltigem Erfolg

Wachstum, Effizienz und Performance werden nur durch nachhaltige Veränderungen ermöglicht. Besonders bei ERP-Projekten sind sowohl die Erwartungen, als auch die Anforderungen hoch. Ziele der Geschäftsführung müssen erfüllt werden. An dieser Stelle ist Change-Management essenziell, um Mitarbeiter*innen und technische Voraussetzungen darauf vorzubereiten.

Doch gerade an kritischen Stellen sind Change-Management Methoden häufig zum Scheitern verurteilt. Warum? Unternehmen bleiben im Kern lieber bei ihren etablierten Methoden. Nach einer Studie von Mutaree aus den Jahren 2018/2019 werden nur 23% aller Change-Projekte tatsächlich auch umgesetzt.

Bei ERP-Projekten kann es für Organisationen extrem kostspielig werden, wenn Veränderungen nicht gelebt werden. Die gute Nachricht aber lautet: Gegensteuern ist möglich.

Mit dedizierter Planung und einem integrativen Prozess wird Change-Management leichter umsetzbar.

Die großen Ziele

Change-Management ist ein steter Prozess. Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung ist: Jeder Bereich eines ERP-Teams akzeptiert wirklich zu jeder Phase die Veränderung als umfassende Methodik.

Um dies greifbar zu machen, kann es für Teams von Vorteil sein, eine Projektcharta zu erstellen. Was sind die Ziele des ERP-Projektes? Welche Absichten werden verfolgt? Wie lautet das gemeinsame Mission-Statement?

Das mag nach einem relativ einfachen Schritt klingen, jedoch fehlt genau dieser Schritt vielen ERP-Projekten. Ohne diesen gemeinsamen Anfang fällt es Teams daraufhin oft schwer an einem Strang zu ziehen.

Die kleinen Ziele

Allerdings kommt es nicht nur auf ein übergeordnetes Ziel an. Erfolgreiches Change-Management funktioniert immer dann am besten, wenn sie von agilen Methoden wie Scrum lernen. Neue Impulse, kleine Kurskorrekturen und das Festhalten zwischenzeitlicher Erfolge sind wichtig für den Erfolg einer Veränderung.

Gerade bei ERP-Projekten ist das von hoher Bedeutung. Hier ist es wichtig, immer wieder zu kommunizieren, an welchem Punkt sich eine Änderungsinitiative gerade befindet.

Kommunikation

Veränderung ist ein langanhaltender Prozess innerhalb eines ERP-Projektes und nicht nur eine Phase, um das Projekt zu korrigieren. Diese Gewichtung verlangt auch (vor allem von Teammanager*innen) die notwendige Kommunikation. Mitarbeiter*innen sollten bei jedem Teammeeting auf dem Laufenden gehalten werden und nicht nur in gelegentlichen E-Mails mit dem Management.

Alle Teammitglieder sollten über das ERP-Projekt und Veränderungen auf dem Laufenden gehalten werden und die Möglichkeit haben, Feedback zu geben


Es ist wichtig, dass Feedback in beide Richtungen funktioniert und sich Mitarbeiter*innen und Teammanagement ständig austauschen. Je mehr Informationen fließen, desto einfacher können Änderungen implementiert werden, die für alle Key Player von Vorteil sind.

Mensch und Maschine

Gerade in modernen ERP-Projekten ist auf eine ausgewogene Balance acht zu geben. Häufig werden die Schwerpunkte in der Praxis so gesetzt, dass zu viel Fokus auf der Technologie liegt. Es wird zu wenig auf die Prozesse und die Menschen dahinter eingegangen.

Dabei verändert sich auch für das Team einiges. Nicht alle Mitarbeiter*innen werden mit einem neuen ERP-System alte Kompetenzen behalten. Darum sollte bereits möglichst früh erarbeitet werden, wie das Team im neuen ERP-Projekt funktionieren kann. So werden aus potentiellen Widerständen echte Fürsprecher für die Veränderung.

Change durch Entlastung

Um Mitarbeiter*innen für Änderungsinitiativen zu sensibilisieren, brauchen diese auch einige Freiheiten. Überlastet und überarbeitet können Change-Management Methoden nur unzulänglich greifen. Betriebe sollten dabei stets die Relevanz von ERP-Projekten für den betrieblichen Alltag vor Augen haben. Es ist schlicht und ergreifend unrealistisch, dass ein Team die Erfordernisse der täglichen Arbeit erfüllt und gleichzeitig den notwendigen Change vorantreiben kann.

Nur durch ein notwendiges Maß an Partizipation können Mitarbeiter*innen zu echten Change Agents werden.

Änderungen gehören dazu. Gutes Change-Management macht sie nachhaltig besser.

ERP-Lösungen können für einzelne Mitarbeiter*innen und für ganze Abteilungen gravierende Veränderungen mit sich bringen. ERP-Projekte stoßen somit häufig auf Widerstand, um ja nicht zu viel auf einmal zu ändern. Mitarbeiter*innen und Management stehen Änderungen oftmals gleichermaßen kritisch gegenüber.

Effizientes Change-Management schafft es aber, große Ziele und kleine Schritte miteinander zu vereinbaren, um so Veränderung zum Katalysator des Erfolges zu machen. Weitere hilfreiche Tipps für ein erfolgreiches ERP-Projekt durch gelungenes Veränderungsmanagement erhalten Sie in unserem Whitepaper: „Wie Sie Risiken und Nebenwirkungen richtig einschätzen“.

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