Unternehmen jeder Größe profitieren von einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System. Allerdings ist das Angebot an ERP-Systemen groß. Entsprechend fällt vielen Verantwortlichen die Auswahl des richtigen Anbieters schwer. Die meisten ERP-Lösungen sind leistungsstark und haben klare Schwerpunkte. Daher passt nicht jede ERP-Software ideal zu jeder Firma. Die nachfolgende Checkliste hilft dabei, die ERP-Anbieterauswahl erfolgreich zu gestalten.
ERP ist nicht gleich ERP – darum ist ein Vergleich sinnvoll
Jede ERP-Lösung bietet Ihrem Unternehmen unterschiedliche Voraussetzungen und Funktionen. Die Systeme können sich bereits beim Zugriff unterscheiden – so gibt es beispielsweise On Premises- oder Cloud-Software. ERPs sind zumeist modular aufgebaut, auch hier gibt es Ausnahmen.
Zu Beginn des Projekts macht es deshalb Sinn, sich über die eigenen Anforderungen Gedanken zu machen. Hierbei geht es nicht nur um die Funktionen der ERP-Lösung, sondern auch um deren Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur. Auf dieser Basis können Sie die unterschiedlichen ERP-Anbieter effizient vergleichen.
Wir beobachten häufig, dass eine unüberlegte ERP-Wahl später zu Problemen führt. Spät entdeckte Anforderungen führen zu hohen Anpassungskosten. Oder die Lösung wird von dem Mitarbeiter*innen nicht umfassend genutzt, z.B. weil sie nicht zu den Arbeitsabläufen passt oder es an der Usability hakt.
Mit einer gut vorbereiteten Anbieterauswahl umgehen Sie diese Risiken von Beginn an.
Die Checkliste auf einen Blick
- Vorarbeit: Verständnisprobleme beseitigen
- Klärung der eigenen Anforderungen
- Angebot sichten und einschätzen
- Eingrenzung der Anbieter
- Referenzkunden kontaktieren
- Vertragsverhandlungen führen und ERP-Anbieterauswahl treffen
Vorarbeit: Verständnisprobleme beseitigen
Eine ERP-Lösung geht mit einer Reihe von neuen Begriffen einher. Beispielhaft sei das Lasten- und Pflichtheft genannt. Der erste Schritt lautet deshalb stets: Die Projektverantwortlichen machen sich mit der Funktionsweise und dem zugehörigen Fachvokabular vertraut. Nur so können sie eine passende Auswahl treffen. Berater und ERP-Anbieter sind eine gute Anlaufstelle, um Fragen zu klären und Verständnisprobleme zu beseitigen.
Klärung der eigenen Anforderungen
Nach der ersten Einarbeitung in das Projekt, empfehlen wir die eigenen Anforderungen zu definieren:
- Was muss das ERP können?
- Falls ein bestehendes ERP-System ersetzt werden soll: Was sind die Stärken und Schwächen der bisherigen Lösung?
- Wo gibt es aktuell Prozesslücken?
- Welche Arbeitsabläufe sollen vom ERP unterstützt werden?
Für die Klärung der eigenen Anforderungen müssen alle Prozesse im Unternehmen sichtbar gemacht werden. Dafür können Sie beispielsweise Process Mining nutzen.
Dieser wichtige Schritt benötigt ausreichend Zeit. Berücksichtigen Sie die Dauer der Anforderungsdefinition daher in Ihren Planungen.
Angebot sichten und einschätzen
Basierend auf den festgelegten Anforderungen, können mögliche Anbieter gesichtet und Angebote eingeholt werden. Zum Abgleich der Lösungen mit Ihrem Bedarf kann ein Fragenkatalog unterstützen. Beispiele hierfür sind:
- Besitzt der ERP-Anbieter nachweisbare Branchenerfahrungen?
- Deckt die Lösung den benötigten Funktionsumfang ab?
- Bietet das ERP Integrationsmöglichkeiten mit der bestehenden Infrastruktur?
- Verfügt die Software über künstliche Intelligenz und ist sie zukunftsfähig?
Eingrenzung der Anbieter
„In der Regel passt bei der Sichtung der ERP-Anbieter kein Angebot perfekt.“
Stattdessen sind mehrere Lösungen geeignet und bieten verschiedene Vor- und Nachteile. Im nächsten Schritt der ERP-Anbieterauswahl ist es daher hilfreich, die Optionen einzugrenzen. Nehmen Sie zwei bis drei ERPs in den engeren Vergleich, die Ihre Anforderungen am meisten abdecken. Nachfolgend können Sie eine vertiefte Recherche anstellen und Feedback von Referenzen einholen.
Referenzkunden kontaktieren
Seriöse ERP-Anbieter nennen Referenzkunden. Oftmals sind diese schon direkt auf der Homepage zu finden. Nutzen Sie die Erfahrungswerte der bestehenden Kunden, um die Eignung des ERPs zu evaluieren. Folgende Punkte sind dabei bedeutend:
- Wie war die Erfahrung mit dem Anbieter? Wie umfangreich hat er beispielsweise bei der Integration geholfen?
- Wie nutzerfreundlich ist das ERP-System?
- Wie stabil läuft es?
- Gibt es Probleme?
- Sind dem Kunden gewisse Dinge erst bei der Nutzung bewusst geworden (gut oder schlecht)?
Als Hinweis: Nicht jeder Referenzkunde wird diese Erfahrungen mit Ihnen teilen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen aus derselben Branche. Es kann deshalb sein, dass der Rücklauf von Informationen bei einigen Anfragen nicht befriedigend ist. Dennoch können Sie sich auf diesem Weg einen besseren Eindruck über den Anbieter und seine ERP-Lösung verschaffen.
Vertragsverhandlungen führen und ERP-Anbieterauswahl treffen
Basierend auf den Rückmeldungen der Referenzkunden können Sie die ERP-Anbieterauswahl treffen. Nehmen Sie einen abschließenden Abgleich mit Ihren Anforderungen vor. In diesem letzten Schritt geht es insbesondere um die vertraglichen Rahmenbedingungen.
Oftmals wird hierfür ein Pflichtenheft erstellt, das Teil des Vertrags ist. Stellen Sie sicher, dass hier alle Ihre Ansprüche vermerkt sind. Nur dann sollte der Kontrakt abgeschlossen werden.
Fazit: Die richtige Vorarbeit bei der ERP-Anbieterauswahl spart später Zeit und Geld
Diese Checkliste verdeutlicht zwei zentrale Punkte bei der ERP-Anbieterauswahl: Erstens sind mehr Schritte zu berücksichtigen, als viele Verantwortliche zunächst erwarten. Zweitens muss die Vorarbeit bei der Auswahl sorgfältig durchgeführt werden. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld, weil später keine aufwendigen Anpassungen vorgenommen werden müssen.
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